اطلاعات درمورد اخذ گواهینامه ایزو

انسان همواره در تلاش بوده تا بتوانند سطح زندگی خود ، خانواده و اطرافیان خود را به روش های مختلف بهبود بخشد و در جهت رفاه زندگی خود گام بردارد. این موضوع از بررسی ها و کشف هایی که از انسانهای نخستین شده نیز پیداست. انسانهای نخستین از آنجایی که به غارها پناه بردند و یا از آتش به عنوان یک ابزار رفاهی استفاده کردند و خیلی دیگر از کارهایی که انجام دادند ، همه و همه جهت هرچه بهتر کردن سطح زندگی خود بوده است.

در زمانی که انسان های نخستین یافتند که می توانند به دست خود سطح رفاه خود را بالا ببرند ، به این موضوع پی بردند که می توانند بین خوب و بد ، خوب را انتخاب کنند. میل به خوبی در ذات آدم ها و دید مثبت گرایی آنها باعث گردید که همواره از هر چیزی خوب آن را انتخاب کنند. در شکارها سعی می کردند که حیوان خوبتر را شکار کنند و در موقع کشاورزی ، محصول خوبتر را کشت و زرع کنند و همچنین برای هر مورد از ارکان زندگی خود ، خوبتر را برگزینند. رفته رفته با کسب تجربه بیشتر و همچنین حضور علم و تکنولوژی در زندگی انسان ها مجموعه ای از خوب ها اطراف انسان ها را فرا گرفت.

انسان نیز به نحو احسن از این خوب ها استفاده کرد و رفاه خود را با پشتیبانی همین خوب ها ارتقاء داد. در قرن هجدهم به واسطه وقوع انقلاب صنعتی و باز شدن دریچه های دیگری از زندگی بر روی انسان ها واژه ی خوب نیز تغییر ماهیت داد و جای خود را به واژه خوبتر داد. بدین معنا که انسان با بکارگیری علوم مختلف و تکنولوژی در زندگی خود و همچنین ایجاد متعدد خوب ها پا به عرصه جدید گذاشت و از بین همه خوب ها خوبترین را انتخاب کرد.

این نگرش که انسان حق انتخاب دارد ومی تواند خوب ترین را انتخاب کند با عث شد که هروقت به چیزی نیاز پیدا کرد ، آنها را مقایسه کرده وخوب ترین را انتخاب نماید .

دراواخر قرن بیستم با توسعه علم و رشد تکنولوژی آن هم با آن سرعت سرسام آور انسان به یک دفعه متوجه شد که حتی برای کوچکترین نیازهایش آنقدر تامین کننده وجود دارد که دیگر مجال مقایسه و انتخاب نیست این عدم توانایی گاه آنها را از مسیر خوب به بد می کشا ند وبعضا" بطورنا خواسته دچار یک سری تامین کنند گانی می شد که خوب تامین نمی کردند.  

حس جامعه گری انسان بیدار شد و به جهت ساماندهی خوبها اقدامات بدی صورت نپذیرفت . نهادها، سازمان ها و موسساتی تشکیل شد تادرجوامع خودخوبها را از بدها شناسایی وبا نشانه ای آنها را را معرفی نمایند.

یکی از بزرگترین دغدغه های کارشناسان و مشاورهای مبتدی درزمینه طراحی و مستندسازی ، پیاده سازی و اجرای نظام های مدیریتی از جمله نظام مدیریت کیفیت این است ، قادر به اجرای عملیاتی متن استاندارد برای سازمان مطبوع خویش نیستند. در واقع نظر به ترجمه جمله به جمله متن اصلی استاندارد ، درک عمیقی و کاربردی بندهای استاندارد را سخت کرده است . این موضوع تا بدین حد حائز اهمیت است که سازمان ها جهت استقرار واقعی نظام مدیریت کیفیت اثر بخش به دنبال مشاور هایی متخصص هستند تا بتوانند با استقرار و بکارگیری نظام مدیریت کیفیت باعث رشد ، اعتلاء و افزایش بهره وری سازمان گردند.  

منظور از کلمه اثربخشی که در بالا گفته شد را می توان در عبارات زیر پیداکرد. در واقع می توان گفت اثر بخشی یعنی اینکه:

1- بتوان الزامات قانونی و حکومتی و الزامات (خواسته های) مشتری را در محصول یا خدمت به وضوح یافت.  

2- پرسنل وکارکنان در سازمان از اینکه محصول یا خدمت را با کیفیت بالا به مشتریان تحویل می دهند ابراز خرسندی کرده با وجد و غرور نام سازمان خود را به عنوان سازمان مشتری مدار به زبان می آورند.    

3- سود حاصل از فعالیت سازمان رو به رشد باشد تا حد اینکه بتوان نه تنها هزینه های استقرار این نظام را تامین کرد بلکه از ما تفاوت سود حاصله کلیه ذی نفعان از جمله سهام دار ، پرسنل و حتی خود مشتریان نیز استفاده کنند.

4- سازمان بعد از رسیدن به کیفیت مطلوب ، روی پروژه های طرح و توسعه فعالیت بیشتری کرده و با حفظ و ارتقای سطح کیفیت ، توسعه کمی را نیز در دستور کار خود قرار دهد.

حال می توان گفت استقرار یک نظام مدیریت کیفیت در یک سازمان دیگر نمی تواند یک هدف باشد. بلکه ابزاری خواهد بود برای رسیدن به هدف بالاتری که همان ارتقاء بهره وری فراگیر است.

بدیهی است که استقرار صحیح و اصولی نظام مدیریت کیفیت مستلزم درک عمیق ، درست و در عین حال ساده و کاربردی از کلیه بند های استاندارد نظام مدیریت کیفیت می باشد. همچنین از جمله مشکلات سازمان ها عدم وجود اطلاعات مفید و شناخت کامل از موسسات صدور گواهینامه و در مورد چگونگی و طی مراحل گام به گام برای اخذ گواهینامه های مربوطه که نشانگر و اثبات کننده طراحی ، مستندسازی ، استقرار و اجرای سیستم در سطح سازمان مطبوع است ، می باشد. بنابراین بنده تصمیم گرفتم که از تجربیات و آموخته هایم که حاصل پانزده سال تلاش در این زمینه بوده ، استفاده کنم و با تدوین آنها بتوانم راهی نو و کاربردی برای همکاران و متقاضیان ایجاد کرده باشم.

مراحل اخذ گواهینامه ISO9001

سازمانی که قصد داشته باشد سیستم مدیریت کیفیت را طراحی و جاری کند، بدین معنایت که شخص اول سازمان( مدیر عامل) این قصد را دارد و خود را متعهد به درک و اجرای آن می داند لذا مدیریت ارشد مجموعه خود مسئولیت طراحی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت را به عهده خواهد داشت. البته در اکثر مواقع مدیریت ارشد بدلیل درگیر بودن با سایر مسائل مدیریتی شخص دیگری را به عنوان نماینده خود(نماینده مدیریت) معرفی می نماید. نماینده مدیریت با اختیاراتی که از سوی مدیریت ارشد گرفته است در پیشبرد سیستم مدیریت کیفیت گام بر می دارد این نماینده مدیریت معمولا یکی از مدیران ارشد میانی می باشد.

نماینده مدیریت بایستی با تسلط کامل بر ساختار سازمان، نیازهای مشتری، وسایر الزامات و همچنین با احاطه بر کلیه فرایندهای شناسای شده در سطح سازمان، و با درک الزامات استاندارد iso9001 نسبت به طراحی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت قدم بردارد. طبعا نماینده مدیریت خود به تنهایی قادر به انجام این موضوع نیستند( مگر آنکه دارای تجارب، صلاحیتها و آموزشهای لازمه باشند).

لذا به جهت طراحی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت به نحو مطلوب لازمست که سازمانها از مشاورین متخصص در این امر استفاده نمایند. مشاورین که دارای تخصص و تحصیلات مرتبط به این رشته هستند و همچنین دارای صلاحیتها و آموزشهای لازمه می باشند با استفاده از تجارب خود به کمک نماینده مدیریت و سایر مدیران و عوامل مرتبط سایر واحدها اقدام به طراحی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت می نمایند.

پس در ابتدا هر سازمانی بایستی پس از اخذ یک تصمیم استراتژیک مبنی بر طراحی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت و تشکیل یک کارگروه راهبردی سیستم مدیریت کیفیت یک فرد به عنوان نماینده مدیریت کیفیت انتخاب اختیار می کرد. حتی در بعضی از سازمانهای بزرگ متناسب با حجم فرایندهای در حال اجرا واحدی با مدیریت نماینده مدیریت تحت عنوان واحد مدیریت کیفیت تشکیل می گردد.

در مرحله بعدی از مشاور یا مشاورین دارای صلاحیت دعوت به همکاری می گردد. با راهنمایی های مشاور یا مشاورین آموزشهای لازم برای نماینده مدیریت و سایر پرسنل ، نیاز سنجی و به اجرا گذاشته می شود. این آموزشها می توانند شامل دوره هایی از قبیل دوره تشریح مبانی و الزلمات و مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت iso9001:2008 و دوره ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت و دوره سر ممیزی سیستم مدیریت کیفیت باشند.

این دوره ها با افراد آموزش دیده کمک می کند تا بر روی فرآیندهای موجود در سطح سازمان تسلط پیدا کنند همچنین فرایندهایی که وجود آنها در استاندارد الزام شده اند را ایجاد نمایند. این فرایندها و ایجاد سوابق کیفی تولیدی از این فرایندها از جمله مهارتهایی است که در این دوره ها به آن دست پیدا خواهد شد. البته لازم به ذکر است که میزان حجم مستندات متناسب با ساختار سازمانها بستگی دارد و این مستندات شامل مستنداتی که از سوی استاندارد به مستند شدن آن الزام شده است و همچنین مستنداتی هستند که از درجه اهمیت بالایی برخوردار می باشند. در واقع به جهت تنوع ماهیت و ساختار وجودی فرآیندهای هر سازمان این مستدات و سوابق کیفی مربوطه متغیر می باشد.در مرحله ی طراحی با تشکیل جلسات با افراد و مسئولین واحدهای مرتبط و در صورت لزوم با تشکیل کارگروه های تخصصی حجم عظیمی از اطلاعات فرایندی رد و بدل شده و بازنگری ها در سیستم طراحی شده در نهایت منجر به تولید یک سیستم با قابلیت های کارا و اثر بخش می شود. البته ناگفته پیداست که این بازنگری ها پایان یافتنی نیست و قابل بازنگری های مجدد جهت بهبود مستمر می باشد.

در مرحله بعدی سیستم طراحی شده به اجرا گذاشته می شود. عزم راسخ مدیریت عالی و مدیران ارشد و تمامی پرسنل مرتبط با کمک مشاورین در این مرحله بسیار ضروری است. در این مرحله است که سیستم طراحی شده محک زده می شود و در صورت وجود نقصان نسبت به رفع آنها اقدام شده و با بازنگری های لازمه سیستم طراحی شده بهبود می یابد.

به جهت حصول اطمینان از پیشبرد سیستم مدیریت کیفیت طراحی و مستقر شده، یک سری ممیزی داخلی توسط افراد آموزش دیده و صلاحیت دار انجام می گیرد. لازم به ذکر است که این ممیزی های داخلی بایستی مستقل از واحدهای ممیزی شونده انتخاب گردند..در این ممیزی های داخلی پنانچه عدم انطباقهایی مشاهده گردد نسبت به تعریف اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه اقدام می گردد.

پس از انجام اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه می توان اطمینان حاصل نمود که سیستم مدیریت کیفیت موجود قابلیت انجام ممیزی خارجی توسط موسسه صدور گواهینامه (CB) را دارد.

هماهنگی با موسسه صدور گواهینامه

معمولا در ابتدای طراحی با یکی از موسسات صدور گواهینامه که در بخش قبلی توضیح داده شد، هماهنگی های لازم صورت می پذیرد. لذا در   مراحل اولیه پس از ارزیابی های انجام شده در مورد موسسات صدور گواهینامه یک موسسه انتخاب می گردد و سازمان بایستی با این موسسه وارد قرارداد همکاری گردد. از موسسه می توان علاوه بر خدمات صدور گواهینامه از خدمات آموزشی نیز بهره مند شد

پس از انجام ممیزی داخلی و رفع عدم انطباقهای احتمالی با موسسه صدور گواهینامه جهت انجام ممیزی هماهنگی های لازم صورت می پذیرد. این هماهنگی را نماینده مدیریت با واحد برنامه ریزی ممیزی موسسه صدور گواهینامه انجام می دهد.

موسسه صدور گواهینامه دو مرحله ممیزی انجام می دهد: مرحله اول که اصطلاحا Stage 1 گفته می شود به سازمان مراجعه کرده و به صورت نمونه کلیه فرایندهای موثر بر کیفیت سازمان را مورد ممیزی قرار می دهند. در این مرحله از ممیزی چنانچه عدم انطباقهایی از سوی موسسه صدور گواهینامه مشاهده گردد. به سازمان اعلام می گردد تا نسبت به رفع آنها اقدام گردد. این عدم انطباقها به دو دسته عمده و جزئی تقسیم می گردد. همانطور که از اسم عمده و جزیی پیداست چنانچه عدم انطباق مشاهده شده حاد باشد و به بندهای اصلی استاندارد مرتبط باشد عدم انطباق عمده نامبرده می شود و در صورت این عدم انطباقها کوچک باشند جزیی می نامند.

در هر صورت پس از تعریف اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازمه جهت رفع عدم انطباقهای وارد شده جهت ممیزی صدور گواهینامه هماهنگی های لازم با موسسه صدور گواهینامه انجام می گیرد. در این مرحله ممیزی چنانچه عدم انطباق عمده ای مشاهده می گردد مجددا سیکلی که در بالا گفته شد تکرار می گردد و ممیزی صدور گواهینامه به نوبت بعدی به تعویق می افتد اما چنانچه عدم انطباقهای مشاهده شده در ممیزی صدور گواهینامه جزیی باشند نیازی به ممیزی صدور گواهینامه بعدی نیست و فقط اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازم جهت رفع این عدم انطباقهای جزیی تعریف می گردد و پس از رفع این عدم انطباقها تنها سوابق مربوط به این اقدامات اصلاحی وپیشگیرانه و نیز اثربخش بودن آنها به موسسه صدور گواهینامه ارسال می گردد. تا موسسه نسبت به صدور گواهینامه ISO9001 اقدام نماید.

گواهینامه های صادره متناسب با موسسه صدور کننده دارای شکلها و ابعاد مختلف هستند. بعضی از موسسات صدور گواهینامه با اعمال سلیقه هایی بنا به سفارش سازمان ها اقدام به صدور گواهینامه می کنند. از جمله این سلیقه ها می توان به درج لوگوی سازمان بالای گواهینامه اشاره کرد.

اصل گواهینامه ها در دفتر مرکزی موسسه صدور گواهینامه ها و یا دفاتر نمایندگی آنها تهیه و ارسال می گردد. این گواهینامه ها دارای یک شماره رهگیری می باشند که چنانچه سازمانی و یا مشتریان سازمان بخواهند اعتبار این گواهینامه را استعلام نمائید به سایت اینترنتی آن موسسه صدور گواهینامه (دفتر مرکزی) مراجعه و با وارد کردن شماره رهگیری مندرج در گواهینامه، نسبت به کسب اعتبار گواهینامه استعلام می نمایند.

کسب گواهینامه به منزله اتمام راه نیست. در واقع کسب گواهینامه نشان از بودن در ابتدای راه است و سازمان بایستی با پویا نگه داشتن سیستم مدیریت کیفیت طراحی و مستقر شده نسبت به رشد و بهبود مستمر آن اقدام نماید. لذا موسسات صدور گواهینامه به منظور حصول اطمینان از اینکه سازمان گواهینامه گیرنده همچنان سیستم مدیریت کیفیت خود را پویا نگه داشته اند اقدام به برگزاری ممیزی دوره ایی دیگر تحت عنوان ممیزی مراقبتی می نماید. فواصل زمانی بین این ممیزی های مراقبتی از سوی خو سازمان تعیین و قرارداد می شود. البته حداکثر فاصله زمانی بین دو ممیزی بایستی بیشتر از یکسال باشد.

از این ممیزیان مراقبتی نیز چنانچه عدم انطباق جزیی مشاهده گردد مانند ممیزی صدور گواهینامه (Stage 2) عمل می گردد. یعنی پس از اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازم و رفع این عدم انطباقها سوابق مربوطه به موسسه صدور گواهینامه ارسال شده و در نهایت باعث اعتبار دهی مجدد به گواهینامه می گردد.

چنانچه در این ممیزی مراقبتی عدم انطباقهای عمده مشاهده گردد به سازمان موظف می گردد با تعریف اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه هرچه سریعتر نسبت به رفع آنها اقدام نماید تا موسسه صدور گواهینامه با ممیزی مجدد اثربخشی بودن آنها را مورد ارزیابی قرار دهد.

چنانچه در این ارزیابی عدم انطباقها رفع شده باشد منجر به اعتباردهی مجدد گواهینامه خواهد شد و در صورتیکه عدم انطباقها همچنان به وقت خود باقی مانده باشند.

نتایج بی توجهی به برگزاری ممیزیهای مراقبتی: معمولا جهت انجام ممیزیهای مراقبتی از سوی موسسه صدور گواهینامه از حدود یکماه قبل اعلام برنامه ممیزی می گردد و سازمان بایستی ضمن ایجاد و هماهنگی با موسسه صدور گواهینامه نسبت به کسب آمادگی های لازم جهت انجام ممیزی مراقبتی اقدام نماید.

چنانچه هیچگونه هماهنگی با سازمان صدور گواهینامه صورت نپذیرد، موسسه صدور گواهینامه مجددا اعلام برنامه می نماید. و در صورت عدم پذیرش و یا بی توجهی سازمان به این برنامه مشاهده گردد.

موسسه صدور گواهینامه این حق را دارد که گواهینامه صادره را باطل اعلام نماید و این گواهینامه در استعلام گیری غیر قابل اعتبار خواهند بود. لازم به ذکر است پس از ابطال گواهینامه چنانچه سازمانی بخواهد مجدد گواهینامه اخذ نماید بایستی تمامی مراحل صدور گواهینامه را مانند سری اول طی کند.