نحوه تکمیل اسناد مناقصه

امروزه تهیه و تکمیل اسناد مناقصه بعنوان یکی ازشریانهای اصلی حیات زیک مجموعه جهت شرکت در مناقصات میباشد. چون ریک مجموعه تنهابا داشتن اسناد مناقصه کامل و بدون عیب و نقص میتواند امتیاز بیشتری رادر بین رقبای خوددریک مناقصه راداشته رباشد. ربه همین علت تنها مجموعه هایی موفق ربه گرفتن پروژه رهای مناقصه ای هستندکه دارای ریک تیم قوی امور مناقصات یاامور قراردادهاباشند. کار اصلی ذاین تیم تهیه و تکمیل اسناد مناقصات ذاست. پرونده اسناد مناقصات آنقدر مهم راست اکه ارزش وقت گذاشتن بروی آنراداشته رباشد. مرکز اطلاع رسانی سیستم کاران درجهت ارتقاء سطح علمی و فنی اآن دسته ااز دوستانی لکه قصد دارندیک تیم قوی مناقصات داشته رباشند، مطالب زیررا بعنوان جزء کوچکی بایدرعایت شودارائه میدهند.

دیک پرونده اسناد مناقصه بایددارای موارد زیرباشد:

1-اسناد مناقصه در2حالت ارائه میگردد:

الف-فایل الکترونیکی: تمامی مواردیکه ذکر خواهدشد بایستی بصورت کاملأ منظم و طبقه بندی شده فایل بندی شودو بصورت درختی مطابق بافهرست تهیه رشده بترتیب ، قابل مشاهده و بازگشایی باشد.بهتراست اکه پس ازتکمیل فایلهایک فایلpower point خوش آمدگویی بصورت Auto run نیز تهیه گردد و دریک CD ضبط گردد. همچنین بهتراست بکه CD مورد استفاده دارای ریک قاب مجلدباشد. داین جلد شامل نام و لوگوی کارفرما، نام و لوگوی شرکت، نام مناقصه و شماره مناقصه بایک زمینه رنگی میباشد. همچنین داین اطلاعات روی جلد و روی خود CD هم چاپ میشود.

ب-زونکن کاغذی: زونکن حاوی اسناد مناقصه بایستی ترجیحأ سفیدباشد. جلو ،کنار و پشت زونکن بایستی مجلدباشد. ذاین جلد شامل: لوگوی کارفرما، نام و لوگوی شرکت، نام مناقصه و شماره مناقصه بایک زمینه رنگی باشد.

2-وقتی زونکن یافایل الکترونیکی بازمیشود بهتراست صفحه اول باعبارت زیبای بسم الله الرحمن الرحیم ویک آیه قرآنی مزین گردد.

3- صفحه بعد حتمأ بایستی همان اطلاعات روی جلد تکرار شود. (یعنی نام و لوگوی کارفرما، نام و لوگوی شرکت و......)

4-1-خط مشی کیفیت:

خط مشی کیفیت ریک بیانیه مهم شرکت هست رکه خط مشی اصلی و سیاستهای کلان شرکت درخصوص بحث سیستم مدیریت کیفیت مطرح میکند. (بعضی ازشرکتها بجای خط مشی کیفیت ، خط مشیIMS  ارائه میدهند.)

4-2-معرفی شرکت:

دراین قسمت درحدیک صفحه معرفی شرکت و مسائل حقوقی و سطوح رتبه بندی و صلاحیتها و گواهینامه رهای شرکت تشریح میگردد. همچنین اسناد مرتبط بااین قسمت شامل اساس نامه،روزنامه رسمی،آگهی تغییرات،اسناد مربوط ذبه تأیید صلاحیتها، رتبه بندی و گواهینامه رهای مختلف مانند گواهینامه ایزو ( ISO ) گواهینامه اچ اس ایی ( HSE ) گواهینامه آی ام اس (  IMS ) و.... میباشد.

4-3-چارت سازمانی:

چارت سازمانی دریک فرمت زیبا ( ترجیحاً VISIO)،رنگی تهیه و پس ازتأیید و تصویب الصاق میگردد.

4-4- لیست پرسنل کلیدی:

یک لیست کامل ازپرسنل شرکت دریک فرمت زیبا و جدول مانند تهیه میگردد. (دربعضی مواقع بنابه درخواست کارفرما بایستی کپی اسناد و حق بیمه ارسالی نیز الصاق گردد.)

4-5- سوابق آموزشی پرسنل کلیدی:

کلیه سوابق و علمی راین پرسنل کلیدی شامل سوابق دانشگاهی و غیر دانشگاهی، گواهینامه زهای دوره زهای آموزشی،سوابق مربوط زبه شرکت درکنفرانسها و سمینارها و مقالات و کتب تهیه شده و کپی آنهاالصاق میگردد.

4-6- لیست داراییها، ساختمانها، تجهیزات و ماشین آلات

تمامی داراییها، ساختمانها، تجهیزات و ماشین آلات شرکت بایستی دریک لیست تدوین شوند و الصاق گردد. (دربعضی مواقع بنابه درخواست کارفرما بایستی کپی اسناد مالکیت موارد مطروحه نیز الصاق گردد.)

4-7-تشریح سوابق اجرایی

لازمست سوابق اجرایی موفق ذکه توسط شرکت انجام گرفته بترتیب اولویت احجام کاری و مالی وتاریخ اجرا طبقه بندی و مستندگردد. داین مستند سازی میتواند شامل شرح پروژه، انجام کاری انجام شده درپروژه، عکسها، گزارشها، نمودارها و سایر اطلاعاتی ذکه بتواند اجرای پروژه رامتصورکند.

4-8- سوابق مربوط ربه حسن انجام کارها و تقدیرنامه هار معمولاً کارفرما تمایلی ربه دادن حسن انجام کار و تقدیرنامه ربه پیمانکاران خود ندارند. ولی بهتراست اکه واحد مناقصات، پس ازانجام هرپروژه، ازکارفرما تقاضای حسن انجام کاریا تقدیر نامه نماید. باجمع آوری و نگهداری ذاین سوابق میتوان وبه کارفرما مناقصه گذار بعدی ثابت کردکه کارفرماهای قبلی ازاجرای پروژه رهای واگذارشده کمال رضایت رادارند،لذایک کپی داین سوابق بایستی دراین قسمت پیوست گردد.

نکات مهم:

  • ·یادآوری میگردد درکنار پرونده مناقصات ریک نسخه بصورت فایل الکترونیکی برروی CD نیزبه کارفرما ارائه گردد.
  • ·درزمان ارسال اسناد مناقصه ربه هیچ وجه ازپیک موتوری، تاکسی و غیره استفاده نکنید. بلکه داین اسناد بایستی توسط افراد آموزش دیده و بارعایت اصول تشریفات و دارای مهارتهای ارتباطی و اخلاقی مناسب زبه نماینده کارفرما تحویل گردد.
  • ·پس ازتحویل اسناد مناقصه پیگیریهای مداوم و موثر میتواند روند برنده شدن مناقصه راتسهیل کند.
  • ·درصورت وجود نواقصی ذدر اسناد مناقصه ، زبایستی سریعاً نسبت ظبه رفع اآن اقدام نمود.
  • ·اسناد مناقصه نباید زودتر یادیرتراز موعد مقرر تحویل گردد، بلکه دقیقاً درزمان مقرر شده داین اسناد تحویل کارفرماشده و رسید دریافت گردد.