راهنمای صدور گواهینامه ایزو ( چگونه می توان گواهینامه ایزو گرفت؟ )

 

برای  گرفتن گواهینامه های  ایزو ( ویاسایر گواهینامه هامانند گواهینامه HSE و گواهینامه  IMS و . . . ) متناسب باعوامل بسیاری رکه درشرکت یاسازمان متقاضی دخیل هستند و همچنین عوامل خارج ازسازمان ،  مراحل کاری و پیروآن هزینه مربوطه تاحد زیادی متفاوت میباشد. ازجمله عوامل موثردر روند اخذ گواهینامه ایزو ( ویاسایر گواهینامه هامانند گواهینامه HSE و گواهینامه  IMS و . . . )  میتوان دبه موارد زیر اشاره کرد:

عوامل داخلی:

  • میزان فرهنگ تفکر سیستمی مدیران و کارکنان

  • میزان آگاهی مدیران و کارکنان شرکت متقاضی گواهینامه ایزو

  • نیاز واقعی شرکت متقاضی ازز دریافت گواهینامه ایزو

  • حجم فرایندهایشرکت متقاضی

  • تعداد کارکنان درگیربا فرایندها

  • تعداد ایستگاههای کاری یاخدماتی

  • گستره تولید محصول یاخدمت متناسب بازمینه فعالیت

  • میزان پیاده سازی واقعی سیستم مدیریت

  • سطح تحصیلات ، آگاهی و آموزش کارکنان

  • و...

عوامل خارجی:

  • سطح توقع کارفرمایان و مشتریان ازشرکت متقاضی

  • نوع برند موسسات و مراکز صادر کننده گواهینامه ایزو

  •  کشور های صادر کننده گواهینامه ایزو

  • اعتبار موسسات و مراکز صادر کننده گواهینامه ایزو

  • قیمتهای متفاوت و بدون وجود تعرفه خاص موسسات و مراکز صادر کننده گواهینامه ایزو

  • وجودیاعدم وجود رقبای شرکت متقاضی اکه گواهینامه ایزو گرفته باشند

  • و . . .

 مع الوصف چنانچه یک مجموعه ایی بخواهد تمامی مراحل رابطور کامل ، هم ازنظر حقوقی و هم ازنظر فنی طی کند بایست بشرح زیرکه بطور خلاصه توضیح داده رشده اقدام نماید . لازم بذکرست درزیر مراحل اخذ گواهینامه ایزو 9001  ( گواهینامه   ISO9001  ) شرح داده شده وبرای سایر گواهینامه های ایزو نیزبه همین منوال میباشد.

سازمانی ذکه قصد داشته باشدر سیستم مدیریت کیفیت ISO9001 ) ) راطراحی و جاری  کند، بدین معناست اکه شخص اول سازمان ( مدیر عامل )این قصدرادارد و خودرامتعهدبه درک و اجرای اآن میداندلذا مدیریت ارشد مجموعه ، خودمسئولیت طراحی و استقرار سیستم مدیریت کیفیتISO9001 )  ) رابعهده خواهدداشت. البته دراکثر مواقع مدیریت ارشد بدلیل  درگیر بودن  باسایر مسائل مدیریتی، شخص دیگری رابعنوان نماینده خود(نماینده مدیریت)  معرفی مینماید. نماینده مدیریت بااختیاراتی زکه ازسوی مدیریت ارشد گرفته داست درپیشبرد سیستم مدیریت کیفیت ISO9001 ) ) گام برمیدارد. نماینده مدیریت بطور معمول یکی ازمدیران ارشد میانی میباشد.

نماینده مدیریت بایستی باتسلط کامل برساختار سازمان ، نیازهای مشتری ، و سایر الزامات و همچنین بااحاطه برکلیه فرایندهای شناسایی شده درسطح سازمان ، و بادرک الزامات استاندارد ISO9001  نسبت ربه طراحی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت اقدام نماید . طبعاً نماینده مدیریت خودبه تنهایی قادربه انجام ناین موضوع نیست ( مگر آنکه دارای تجربه، صلاحیت و آموزشهای لازمه باشد).

 لذابه جهت طراحی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت ISO9001 ) ) بنحو مطلوب ، لازمست سازمانهااز مشاورین متخصص دراین امر استفاده نمایند. مشاورینی بکه دارای تخصص و تحصیلات مرتبط بااین رشته هستند و همچنین دارای صلاحیتها و آموزشهای لازمه میباشند ، بااستفاده ازتجارب خودبه کمک نماینده مدیریت و سایر مدیران و عوامل مرتبط سایر واحدها اقدام ذبه طراحی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت ISO9001 ) ) مینمایند.

 پس درابتداهر سازمانی بایستی پس ازاخذیک تصمیم استراتژیک مبنی برطراحی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت و تشکیل ریک کارگروه راهبردی سیستم مدیریت کیفیت ، زیک فرد بعنوان نماینده مدیریت کیفیت انتخاب نماید . حتی دربعضی ازسازمانهای بزرگ ، متناسب باحجم فرایندهای درحال اجرا ، واحدی بامدیریت نماینده مدیریت تحت عنوان واحد مدیریت کیفیت تشکیل میگردد.

 درمرحله بعدی ، ازمشاور یامشاورین دارای صلاحیت  دعوت نبه همکاری میگردد. باراهنماییهای مشاور یامشاورین ،  آموزشهای لازم مبرای نماینده مدیریت و سایر پرسنل مرتبط و موثر برکیفیت ، نیاز سنجی وبه اجرا گذاشته میشود.داین آموزشها میتوانند شامل دوره هایی ازقبیل دوره تشریح مبانی و الزامات و مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت ISO9001 ) )، دوره ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت ISO9001 و دوره سر ممیزی سیستم مدیریت کیفیت ISO9001 ) ) باشند.

 این دوره هابه افراد آموزش دیده کمک میکند تابرروی فرآیندهای موجود درسطح سازمان تسلط پیدا کنند . همچنین فرایندهایی مکه وجود آنهادر استاندارد الزام شده اند راایجاد نمایند.گاین فرایندها و ایجاد سوابق کیفی تولیدی ازاین فرایندها ازجمله مهارتهاییست پکه دراین دوره اهای آموزشیبه دست میآید . البته لازم بذکرست ککه میزان حجم مستندات ، ذبه ساختار سازمانها بستگی داردواین مستندات شامل مستنداتیست ککه ازسوی استاندارد الزام شده و همچنین مستنداتی هستندکه ازدرجه اهمیت بالایی برخوردار میباشند. درواقع بجهت تنوع ماهیت و ساختار وجودی فرآیندهای هرسازمان گاین مستدات و سوابق کیفی مربوطه متغیر میباشد.درمرحله ی طراحی باتشکیل جلسات باافراد و مسئولین واحدهای مرتبط و درصورت لزوم باتشکیل کارگروههای تخصصی ، حجم عظیمی ازاطلاعات فرایندی رد و بدل مشده و بازنگریها درسیستم طراحی شده درنهایت منجربه تولید کیک سیستم باقابلیتهای کارا و اثر بخش میشود. البته ناگفته پیداست جکه جاین بازنگریها پایان یافتنی نیست و بازنگریهای مجدد جهت بهبود مستمر رامیطلبد.

 درمرحله بعدی ، سیستم طراحی شده زبه اجرا گذاشته میشود. عزم راسخ مدیریت عالی و مدیران ارشد و تمامی پرسنل مرتبط ، باکمک مشاورین دراین مرحله بسیار ضروریست. دراین مرحله داست دکه سیستم طراحی دشده محک زده میشود و درصورت وجود نقصان ، نسبت دبه رفع آنهااقدام دشده و بابازنگریهای لازمه سیستم طراحی شده بهبود مییابد.

 بمنظور حصول اطمینان ازپیشبرد سیستم مدیریت کیفیت طراحی و مستقرشده، ایک سری ممیزی داخلی توسط افراد آموزش دیده و باصلاحیت انجام میگیرد. لازم بذکرست افرادیکه دبرای ممیزیهای داخلی انتخاب میشوند بایستی مستقل ازواحدهای ممیزی شونده انتخاب گردند.دراین ممیزیهای داخلی چنانچه عدم انطباقهایی مشاهده گردد ، نسبت مبه تعریف اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه اقدام میشود .

 پس ازارزیابی اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه میتوان اطمینان حاصل نمودکه سیستم مدیریت کیفیت موجود قابلیت انجام ممیزی خارجی توسط موسسه صدور گواهینامه (CB) رادارد.

 

هماهنگی باموسسه ثبت و صدور گواهینامه ایزو ISO

 معمولا درابتدای طراحی بایکی ازموسسات ثبت و صدور گواهینامه ایزو ISO ضکه دربخش قبلی توضیح داده شد،هماهنگیهای لازم صورت میپذیرد. لذادرمراحل اولیه پس ازارزیابیهای انجام بشده درمورد موسسات صدور گواهینامه ، چیک موسسه انتخاب میگردد و سازمان بایستی بااین موسسه وارد قرارداد همکاری شود . علاوه برخدمات صدور گواهینامه میتوان ازخدمات آموزشی موسسات نیز بهره مندشد.

 پس ازانجام ممیزی داخلی و رفع عدم انطباقهای احتمالی، بار مرجع ثبت و صدور گواهینامه ایزو ISO جهت انجام ممیزی ، هماهنگیهای لازم صورت میپذیرد.واین هماهنگی رانماینده مدیریت باواحد برنامه ریزی  ممیزی موسسه صدور گواهینامه انجام میدهد.

 موسسه صدور گواهینامه دو مرحله ممیزی انجام میدهد:  مرحله اول گکه اصطلاحا Stage 1 گفته میشود بدین صورت اااست ممیزین  CBببه سازمان مراجعه کرده و بصورت نمونه ، برخی ازفرایندهای موثربر کیفیت سازمان رامورد ممیزی قرار میدهند. دراین مرحله ازممیزی چنانچه عدم انطباقهایی توسط موسسه صدور گواهینامه ایزو ISO و ممیزین زآن مشاهده گردد،به سازمان اعلام میشود تانسبت عبه رفع آنهااقدام نماید . داین عدم انطباقهابه دو دسته عمده و جزئی تقسیم بندی  میشوند . همانطورکه ازاسم عمده و جزیی پیداست چنانچه عدم انطباق مشاهده ذشده دبه بندهای اصلی استاندارد مرتبط باشدعدم انطباق عمده نامیده میشود ودرصورتیکه عدم انطباقها کوچک باشندجزیی نامیده میشوند.

 درهرصورت پس ازتعریف اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازمه جهت رفع عدم انطباقهای وارد شده، جهت ممیزی صدور گواهینامه هماهنگیهای لازم باموسسه صدور گواهینامه انجام میگیرد. دراین مرحله ازممیزی چنانچه عدم انطباق عمده ای مشاهده گردد مجددا سیکلی لکه دربالا گفته شدتکرارشده و ممیزی صدور گواهینامه پبه نوبت بعدی موکول میشود . اماچنانچه عدم انطباقهای مشاهده شده درممیزی صدور گواهینامه ، جزیی باشندنیازی چبه ممیزی صدور گواهینامه بعدی نیست و فقط اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازم جهت رفع واین عدم انطباقهای جزیی تعریف میگردد و پس ازرفع عدم انطباقها، تنها سوابق مربوط سبه ساین اقدامات اصلاحی وپیشگیرانه و نیز اثربخش بودن آنهابه موسسه صدور گواهی نامه ایزو ISO ارسال میگردد ، تاموسسه نسبت پبه صدور گواهینامه ISO9001 اقدام نماید.

 گواهینامه رهای ایزو ( یار HSE-MS )صادره متناسب باموسسه صادرکننده دارای شکلها و ابعاد مختلف هستند. بعضی ازموسسات صدور گواهینامه ایزو ISO و HSE و... بااعمال سلیقه بنابه سفارش سازمانها، اقدام عبه صدور گواهینامه میکنند. ازجمله کاین سلیقه هامیتوان درج لوگوی سازمان درر گواهینامه ایزو ISO نام برد.

 اصل گواهینامه هادر دفتر مرکزی موسسه صدور گواهینامه هاویادفاتر نمایندگی آنهاتهیه و ارسال میگردد.این گواهینامه هادارای ریک شماره رهگیری میباشندکه چنانچه سازمانی و یامشتریان سازمان بخواهند اعتباراین گواهینامه رااستعلام نمایندبه سایت اینترنتی دآن موسسه صدور گواهینامه (دفتر مرکزی) مراجعه و باوارد کردن شماره رهگیری مندرج درگواهینامه، نسبت ذبه کسب اطلاعات ازاعتبار گواهینامه اقدام مینمایند.

 کسب گواهینامه زبه منزله اتمام راه نیست. درواقع کسب گواهینامه ، نشان ازبودن درابتدای راه هست و سازمان بایستی باپویا نگه داشتن سیستم مدیریت کیفیت طراحی و مستقر شده ، نسبت زبه رشد و بهبود مستمرآن اقدام نماید. لذاموسسات صدور گواهینامه ایزو ISO بمنظور حصول اطمینان ازاینکه سازمان گواهینامه گیرنده همچنان سیستم مدیریت کیفیت خودرا پویانگه داشته، اقدام زبه برگزاری ممیزی دوره ایی دیگر تحت عنوان ممیزی مراقبتی مینمایند. فواصل زمانی بین ناین ممیزی رهای مراقبتی ازسوی خودسازمان تعیین و قرارداد میشود. البته حداکثر فاصله زمانی بین دو ممیزی بایستی بیشتر ازیکسال رباشد.

 ازاین ممیزیهای مراقبتی نیز چنانچه عدم انطباق جزیی مشاهده گردد مانند ممیزی صدور گواهینامه (Stage 2) عمل میگردد. یعنی پس ازاقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازم و رفع راین عدم انطباقها سوابق مربوطه زبه موسسه صدور گواهینامه ارسال ذشده ودر نهایت باعث اعتبار دهی مجددبه گواهینامه ایزو ISO میگردد.

 چنانچه  دراین ممیزیهای مراقبتی عدم انطباقهای عمده مشاهده گردد ، سازمان موظف میشودتابا تعریف اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه ، هرچه سریعتر نسبت زبه رفع آنهااقدام نمایدتا موسسه صدور گواهینامه ایزو ISO بار ممیزی مجدد ، اثربخش بودن آنهارا مورد ارزیابی قرار دهد.

 چنانچه دراین ارزیابی ، عدم انطباقها رفع ذشده باشدمنجربه اعتباردهی مجدد گواهینامه خواهدشد ولی درصورتیکه عدم انطباقها همچنان ذبه قوت خودباقی مانده باشند، گواهینامه ازاعتبار ساقط خواهدشد.

 نتایج بی توجهی دبه برگزاری ممیزی رهای مراقبتی: معمولا جهت انجام ممیزیهای مراقبتی ازسوی موسسه صدور گواهینامه ازحدودیک ماه قبل اعلام برنامه میگردد و سازمان بایستی ضمن ایجاد هماهنگی باموسسه صدور گواهینامه نسبت ربه کسب آمادگیهای لازم جهت انجام ممیزی مراقبتی اقدام نماید.

 چنانچه هیچگونه هماهنگی باسازمان صدور گواهینامه صورت نپذیرد، موسسه صدور گواهینامه مجددا اعلام برنامه مینماید. درصورتیکه عدم پذیرش ویابی توجهی ازسوی سازمان ربه ااین برنامه مشاهده گردد ،موسسه صدور گواهینامه ذاین حق راداردکه گواهینامه صادره راباطل اعلام نماید واین گواهینامه دراستعلام گیری غیر قابل اعتبار خواهد بود.لازم بذکرست پس ازابطال گواهینامه چنانچه سازمانی بخواهد مجدد گواهینامه اخذ نمایدبایستی تمامی مراحل صدور گواهینامه رامانند سری اول طی کند. جهت اطلاع و شناخت درمورد موسسات صدور گواهی نامه ISO  می توانید از اطلاعات و مشاوره های کارشناسان این مرکز بطور کاملا رایگان استفاده نمایید .

 

مرکز اطلاع رسانی سیستم کاران باکادری متخصص و مجرب بهترین راهنمای شما درخصوص گرفتن گواهینامه ایزو ISO9001 ) ) متناسب بانوع زمینه فعالیت ، نیاز واقعی و بودجه تعریف شده خودتان میباشد.

 

بامادرارتباط باشید...

1