نحوه نگارش خط مشی

 

نحوه نگارش ( تهیه و تدوین ) خط مشی

 

خط مشی جهت گیری ، سیاست گذاری و تبیین اصول سازمان میباشد. بنابراین هرمجموعه ایکه قصد پیاده سازی سیستمهای مدیریتی رادر سطح سازمان خودداشته باشدبایستی خط مشی و سیاستهای کلان راتعریف نماید.این خط مشی نظربه نوع سیستم مدیریت موردنیاز، متفاوت بوده و همچنین دربعضی ازمقاطع دارای اشتراکاتی نیزمی باشد بعنوان مثال مجموعه ایکه قصد پیاده کردن سیستم مدیریت کیفیت رادارد خط مشی کیفیت ، مجموعه ایکه قصد پیاده کردن مدیریت زیست محیطی رادارد خط مشی زیست محیطی ، مجموعه ایکه قصد پیاده کردن سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ایی رادارد خط مشی ایمنی و بهداشت حرفه ایی و مجموعه ایکه قصد پیاده کردن سیستم مدیریت یکپارچه ( IMS ) رادارد خط مشی مدیریت یکپارچه راباید تدوین نماید. دراین مطلب سعی خواهیم داشت نحوه تهیه و تدوین خط مشی ( کیفیت یا سایر سیستمها )که ویژگیهای زیررا داشته باشد ارایه نماییم.

عنوان خط مشی دربالای صفحه نوشته شود.

خط مشی بایدمشخص، ثابت، واضح وگویاباشد بطوریکه همه افراد درکلیه سطوح مختلف سازمان بتوانند براحتی درک کرده وقابلیت اجرا وپیگیری راداشنه باشد.

مدیریت ارشد بایدیک خط مشی کیفیت راایجاد نمایدکه متناسب با مقصود و بافت سازمان باشدوجهت گیری سازمان راتبیین نماید.

خط مشی بایستی مطابق اصول و زمینه فعالیت سازمان باشدو حیطه کاری مجموعه مکتوب شود.

ازآنجاکه اصول سازمان بارویکردی فرآیندگرا ومنطبق باسیستم مدیریت مطرح وتدوین میشود بکار بردن کلمه فرآیندگرادر نوشتن خط مشی مسیر تحقق اصول راروشن میسازد.

معمولاً فعالیتهای اقتصادی منتج به منافع مالی ومعنوی میشود پس ذکر"جمله مشتری مداری درجهت تامین خواسته هاو رضایت و اعتماد مشتریان در تدوین خط مشی الزامیست.

درسیستم مدیریت کیفیت اجرای الزامات قانونی ورعایت استانداردهای ملی وبین المللی وتوسعه منابع انسانی یک اصل بوده و انعکاس موضوع منابع انسانی درمتن خط مشی توصیه میگردد.

ازجمله الزامات نگارش خط مشی درج جملاتی شامل تعهدبه بهبود مداوم و مستمر سیستم ،بازنگری و پایش سیستم میباشد. پس علاوه بر ارائه جملات ذکر شده مدیریت ارشد خط مشی را تهیه میکندکه خودش راملزم و متعهدبه بهبود مستمر ، بازنگری و پایش سیستم مدیریت کند.

همچنین بایدنوع خط مشی ( کیفیت ، زیست محیطی ، ایمنی و بهداشت حرفه ای وسیستم مدیریت یکپارچه ) و استانداردهای مورد استفاده درج گردد.

ودر آخرو انتهای خط مشی مدیریت ارشد تعهدخود و تشریک مساعی همکاران وپرسنل رادربه اجرا درآوردن بیانیه خط مشی خواستار میباشد.

تاریخ تهیه و تاریخ بازنگری بایدمشخص شود.

توصیه میگردد فرمت و شکل ظاهری خط مشی شکیل،زیبا وعام پسند بوده تابتواند مخاطب خودرا جذب نماید.

استفاده ازابزارهای گرافیکی درتهیه و طراحی خط مشی نیز پیشنهاد میگردد وحتی المقدوربا توجه به نوع ابلاغ ونمایش خط مشی درابعاد مناسب دردیدعموم قراربگیرد.

خط مشی رامیتوان ازطرق زیرابلاغ واطلاع رسانی کرد:

انتشار و توزیع خط مشی به پرسنل

تهیه خط مشی بصورت تابلودر ابعاد مختلف ومتناسب با محیط کاری(در اماکن اداری بصورت قاب باابعادA3 درمحیط های عملیاتی ویا کارگاهی بصورت قاب باابعاد بزرگتر)

تهیه خط مشی بصورت بنر و استند واستقرار دراماکن عمومی

ازطریق جلسات عمومی وخصوصی وآموزشهای مرتبط

درج خط مشی دروب سایت سازمان

ازطریق ارائه درانواع شبکه مجازی مانند تلکرام،اینستاگرام و....

ازطریق درج درکاتالوگها، بروشورها، رزومه وسایرمستندات معرفی کننده سازمان

ازطریق سایرکانالهای ارتباطی متناسب بافن آوری روز.

تهیه و نگارش شده توسط سرکار خانم ندا رحیمی

نحوه-تدوین-خط-مشی