نحوه کنترل مستندات اطلاعات مستند

هدف روش اجرایی کنترل مستندات ، تحت اختیار گرفتن مستنداتی میباشدکه  قرار هست انجام شود و کنترل اطلاعات سیستم مدیریت و اطمینان خاطر از انجام آنچه تهیه و تدوین کرده ایم.

در نحوه کنترل مستندات پنج گام بترتیب انجام میشود

ابتدا فرمی وجود داردبا عنوان فرم فهرست مستندات سیستم مدیریت کیفیت همانطور که از نامش پیداست دراین فرم بصورت فهرست تمام روش های اجرایی ، دستورالعمل ها ، فرم ها و متفرقه ها وارد میشود .در این فرم مشخص میشود که چه مواردی را باید کنترل کنیم.

فرم دیگری وجود دارد با عنوان "فرم توزیع مستندات"در این فرم تمامی اسنادی که در مجموعه تهیه و به پرسنل در موارد مرتبط توزیع میشود با کد مشخص ثبت گردیده که در قالب ( فرم گزارش کار ، برنامه هفتگی ، کارمزد ، مساعده...) میباشد.

در روش اجرایی کنترل مستندات فرمی با عنوان فرم فهرست مستندات منسوخ شده است ، در این فرم سندی که قبلا تهیه شده و در حال حاضر کاربرد ندارد و از سیستم خارج شده و دیگر قابل استناد نیست ثبت و نگهداری میشود.(فرم فهرست مستندات منسوخ شده )

چهارمین فرم موجود در روش اجرایی کنترل مستندات ( فرم فهرست مستندات برون سازمانی نام دارد همانطور که از نامش پیداست در این فرم اسناد ، برگه و یا هر چیزی که خارج از سازمان به داخل سازمان فرستاده میشود به جهت اعمال یک سری از فرآیندها در فرم فهرست مستندات برون سازمانی ثبت میگردد. به عنوان مثال کارفرمایی خواهان انجام یک طرح خاص با یک دستورالعمل مطابق میل خود میباشد این طرح بصورت مکتوب به داخل سازمان ارسال و در صورت تایید واحد مربوطه اجرا میشود و این مکتوب در فرم فهرست مستندات برون سازمانی وارد میشود.

در فرم پایانی مرتبط با روش اجرایی کنترل مستندات فرمی وجود دارد با عنوان:" فرم توزیع برون سازمانی مستندات  " در این  فرم همانطور که از عنوانش مشخص است هر آنچه که با تایید و صلاحدید مدیرعامل و یا نماینده مدیریت قرار باشد به خارج از سازمان یا شرکت ارسال شود در این فرم ( فرم توزیع برون سازمانی مستندات ) سند ارسال شده به خارج از شرکت با مشخصات کامل ثبت میشود.در روش اجرایی کنترل مستندات تهبه کننده ، تایید کننده ، تصویب کننده داریم که تمامی مراحل پنج گانه را باید از این سه فیلتر گذراند و امضاء گرفت.

در روش اجرایی کنترل مستندات دامنه کاربرد و مسولیت نظارت و اجرا هم وجود دارد.

در دامنه کاربرد مشخص میشود که کاربرد عملیاتی این فرآیند ، مربوط به کدام بخش و واحد است و انتظار می رود با عملیاتی شدن این فرآیند کدام بخش و واحد ارتقاء یابد.

در مسولیت نظارت و اجرا واحد یا شخص مربوطه که باید فرآیندها را تحت کنترل داشته باشد و شخصی که مسولیت اجرایی شدن فرآیند هست مشخص و معلوم میشود.

در روش اجرایی کنترل مستندات ابتدا مستندات پس از بررسی های فنی و کارشناسی توسط افراد مجاز به نماینده مدیریت ارسال میشود.

پس از تهیه مستندات به تایید مستندات میرسیم ، نماینده مدیریت پس ازبررسی ، تایید و به مدیرعامل ارسال میکند . در مرحله تصویب مستندات که پس از تصویب مدیرعامل میباشد این مستندات در فرم فهرست مستندات ثبت میشود.

 

لازم به ذکر است کلیه مستندات توزیع شده در تمامی صفحات با مهر ( اعتبار دارد به رنگ آبی )ودر صورت نیاز به مهر فاقد اعتبار به رنگ قرمز ممهور میشود.

 

نحوه کنترل مستندات اطلاعات مستند

هدف روش اجرایی کنترل مستندات ، تحت اختیار گرفتن مستنداتی میباشدکه  قرار هست انجام شود و کنترل اطلاعات سیستم مدیریت و اطمینان خاطر از انجام آنچه تهیه و تدوین کرده ایم.

در نحوه کنترل مستندات پنج گام بترتیب انجام میشود

ابتدا فرمی وجود داردبا عنوان فرم فهرست مستندات سیستم مدیریت کیفیت همانطور که از نامش پیداست دراین فرم بصورت فهرست تمام روش های اجرایی ، دستورالعمل ها ، فرم ها و متفرقه ها وارد میشود .در این فرم مشخص میشود که چه مواردی را باید کنترل کنیم.

فرم دیگری وجود دارد با عنوان "فرم توزیع مستندات"در این فرم تمامی اسنادی که در مجموعه تهیه و به پرسنل در موارد مرتبط توزیع میشود با کد مشخص ثبت گردیده که در قالب ( فرم گزارش کار ، برنامه هفتگی ، کارمزد ، مساعده...) میباشد.

در روش اجرایی کنترل مستندات فرمی با عنوان فرم فهرست مستندات منسوخ شده است ، در این فرم سندی که قبلا تهیه شده و در حال حاضر کاربرد ندارد و از سیستم خارج شده و دیگر قابل استناد نیست ثبت و نگهداری میشود.(فرم فهرست مستندات منسوخ شده )

چهارمین فرم موجود در روش اجرایی کنترل مستندات ( فرم فهرست مستندات برون سازمانی نام دارد همانطور که از نامش پیداست در این فرم اسناد ، برگه و یا هر چیزی که خارج از سازمان به داخل سازمان فرستاده میشود به جهت اعمال یک سری از فرآیندها در فرم فهرست مستندات برون سازمانی ثبت میگردد. به عنوان مثال کارفرمایی خواهان انجام یک طرح خاص با یک دستورالعمل مطابق میل خود میباشد این طرح بصورت مکتوب به داخل سازمان ارسال و در صورت تایید واحد مربوطه اجرا میشود و این مکتوب در فرم فهرست مستندات برون سازمانی وارد میشود.

در فرم پایانی مرتبط با روش اجرایی کنترل مستندات فرمی وجود دارد با عنوان:" فرم توزیع برون سازمانی مستندات  " در این  فرم همانطور که از عنوانش مشخص است هر آنچه که با تایید و صلاحدید مدیرعامل و یا نماینده مدیریت قرار باشد به خارج از سازمان یا شرکت ارسال شود در این فرم ( فرم توزیع برون سازمانی مستندات ) سند ارسال شده به خارج از شرکت با مشخصات کامل ثبت میشود.در روش اجرایی کنترل مستندات تهبه کننده ، تایید کننده ، تصویب کننده داریم که تمامی مراحل پنج گانه را باید از این سه فیلتر گذراند و امضاء گرفت.

در روش اجرایی کنترل مستندات دامنه کاربرد و مسولیت نظارت و اجرا هم وجود دارد.

در دامنه کاربرد مشخص میشود که کاربرد عملیاتی این فرآیند ، مربوط به کدام بخش و واحد است و انتظار می رود با عملیاتی شدن این فرآیند کدام بخش و واحد ارتقاء یابد.

در مسولیت نظارت و اجرا واحد یا شخص مربوطه که باید فرآیندها را تحت کنترل داشته باشد و شخصی که مسولیت اجرایی شدن فرآیند هست مشخص و معلوم میشود.

در روش اجرایی کنترل مستندات ابتدا مستندات پس از بررسی های فنی و کارشناسی توسط افراد مجاز به نماینده مدیریت ارسال میشود.

پس از تهیه مستندات به تایید مستندات میرسیم ، نماینده مدیریت پس ازبررسی ، تایید و به مدیرعامل ارسال میکند . در مرحله تصویب مستندات که پس از تصویب مدیرعامل میباشد این مستندات در فرم فهرست مستندات ثبت میشود.

لازم به ذکر است کلیه مستندات توزیع شده در تمامی صفحات با مهر ( اعتبار دارد به رنگ آبی )ودر صورت نیاز به مهر فاقد اعتبار به رنگ قرمز ممهور میشود.