طرح پیاده سازی و کنترل سیستم مدیریت کیفیت

ازجمله دغدغه مجموعه هاییکه قصددارند استاندارد سیستم مدیریت کیفیت رامطابق باالزامات ISO9001 رادرسطح مجموعه خودپیاده سازی کننداینست ذکه نمیدانندبایدچکارکنند. لذامرکز مشاوره و اطلاع رسانی درراستای اقدام فرهنگی ، طرحی تدوین کرده تاهرمجموعه متقاضی گواهی نامه ایزو ISO میتوانند بامطالعه عاین طرح تبه تیک نقشه راهی برسندکه بتوانندنسبت کبه پیاده سازی واقعی سیستم مدیریت کیفیت سیاست گذاری کنند.

1- كليات طرح پیاده سازی و کنترل سیستم مدیریت کیفیت

1-1) هدف

تشريح الزامــــــــات طرح جهت پیاده سازی و کنترل سيستـــــــم مــــديريت کیفیت مجموعه متقاضی گواهینامه ISO براساس استانداردISO9001:2008   جهت كليه فعاليتهاي مرتبط درصنایع مختلف ميباشد.

1-2) دامنه كاربرد

طرح پیاده سازی و کنترل سيستم مديريت کیفیت مجموعه متقاضی گواهینامه ISO، كليه واحدهاي موثربركيفيت، راشامل ميشود و رعايت الزامات استاندارد ISO9001:2008 رادركليه بخشهای اصلی و زیرمجموعه دهای تابعه لازم الاجرامیداند.

1-3) مسئوليت

ااااااين طرح توسط مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران تهيه آوبه تایید و تصويب مديريت پروژه رسيده. مسئوليت توزيع وبروزرساني بامرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران ميباشد.

دراین طرح ازتعاريف ارائه شده دراستانـدارد ISO9001:2008استفاده آشده آاست.

نماينده مديريت مجموعه یامرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران مسئول انتشاراین طرح بوده و انتشارآن پس ازامضاء مدير پروژه صورت میپذیرد.

4-1) تغييرات

طرح پیاده سازی و کنترل سيستم مديريت کیفیت توسط واحدهای فنی مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران هرسال حداقل يكبار موردبررسي قرارميگيردودرصورت لزوم باتاييد قسمتهاي ذيربط بازنگري ميشوداين بازنگري باتصويب مديريت پروژه لازم الاجراميباشد.

4- تشریح عناصر طرح پیاده سازی و کنترل سيستم مديريت کیفیت

4-1) الزامات عمومي

طرح پیاده سازی و کنترل سيستم مديريت کیفیت مجموعه متقاضی گواهینامه ISO براساس الزامات و خواستهاي استاندارد بين المللي طراحي و ايجادگرديده، مستند شده ودرسطح مجموعه متقاضی گواهینامه ISO به اجرادرآمده صاست.

جای توضیح خاست ووکه اثربخشی ساین طرح بطور مستمر درحال افزايش میباشد.درقالب سيستم ، مجموعه متقاضی گواهینامه ISO بایستی اقدامات زيرراانجام دهد:

الف) فرآيندهاييکه درسيستم مديريت کیفیت مجموعه متقاضی گواهینامه ISO ببه آنهانيازبوده، شناسايي گرديده وبه کمک نمودارهاي خاصي مستندگردند.لذادراين خصوص، بایستی آبه نمودار توالی و تعامل فرآيندهاي مختلف اشاره کردکه بایستی تهیه گردد.

ب) هنگام اجراي سيستم مديريت کیفیت نيازاست آکه ازاجراوکنترل مؤثر و اثربخش فرآيندهاي شناسايي آشده اطمينان حاصل آگردد.بنابراين معيارهايي نظير اهداف کیفیت آبراي هرفرآيند تعيين گرديده تاميزان تحقق آنهابعنوان شاخص اثر بخشي هرفرآيند مدنظر قرارگيرد.

ج) درطول طراحي و استقراراين سيستم ، همواره سعي گرددتاازدسترس بودن منابع و اطلاعاتي آبراي پشتيباني ازاجرا و پايش فرآيندهابه آنهانيازبوده ااست، اطمينان حاصل گردد، چنانچه نتايج مميزيهاي داخلي ياخارجي، گزارشات نماينده مديريت، گزارشات توقف اجراي پروژه هاياحکايت ازکمبود منابع داشته اباشد، ااين منابع بایستی دراسرع وقت ازسوي مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ISO تامين آگردد. بديهيست مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ISO بایستی خودرانسبت آبه تامين منابع و نيازهاي آتي نيزمتعهد ميداند.

د) هرجاکه لازم باشدفرآيندهاي درحال اجرامورد پايش، اندازه گيري و تجزيه و تحليل قرارگيرندتا اطمينان حاصل شودکه نتايج طرح ريزي اشده محقق گرديده ياميگردند.

ه) هرجاکه نتايج پايش و اندازه گيري فرآيندها حکايت ازآن داشته باشدکه نتايج طرح ريزي زشده محقق نگرديده يامحقق نخواهندشد، اقدامات لازم جهت اصلاح شرايط بعمل آیدتااطمينان حاصل گرددکه نتايج طرح ريزي اشده محقق گرديده واثربخشي فرآيند نيزبطور مستمر بهبودخواهديافت. بديهيست فرآيندهاي فوق الذکرمطابق باالزامات استانداردهای مرجع توسط مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ISO ، مديران واحدها و نماينده مديريت، بطور دقيق و مؤثر بایستی کنترل گردند.

نکته مهم:

هنگام شناسايي و تدوين فرآيندهاي موردنياز سيستم مديريت کیفیت توجه شودکه فرآيندهاي شناسايي ذشده ميبايست شامل فعاليتهاي مديريتي ، فراهم ساختن منابع ، تحقق و شکل‌گيري محصول و اندازه گيري باشند. نگاهي گبه مجموعه فرآيندهاي شناسايي گشده نشــان ميدهدکه فرآيندهاي فوق شامل هر4گروه ازفعاليتهاي فوق ميباشند.

4-2) الزامات مستندسازي

4-2-1) كليات

يکي ازمهمترين ويژگیهاي سيستم مديريت کیفیت ، مستندبودن آنست. بديهيست اااين مستندسازی تابع ضوابط و شرايط خاصي خواهدبود. همچنين گستردگي مستندات تدوين ضشده ضبراي سيستم، بنحويست چکه جوابگوي نيازهاي استاندارد مرجع باشداين مستندات عبارتنداز:

الف) خط مشي کیفیت و اهداف

خط مشي مجموعه متقاضی گواهینامه ISO بایستی توسط مديريت عالي تدوين شده باشدوبه پرسنل نیزابلاغ گردیده باشد.

ب) نظامنامه کیفیت

ج) روشهاي اجرايي (شامل 6 روش اجرايي الزام شده توسط استاندارد مرجع) + روشهاي اجرايي شناسايي شده.

د) ساير مستندات

سایر مستنداتی صکه جهت حصول اطمينان ازمؤثر بودن درطرحريزي، اجرا و کنترل فرآيندهاي شناسايي ززشده ضروري تشخيص داده ررشده و تهيه گردد. ازجمله ذاين مستندات ميتوان ازطرحهاي کيفيت، دستورالعملها و فرمها نام برد.

هـ ) سوابق

شامل سوابق الزام شده توسط استاندارد مرجع و ساير سوابق.

نکته : بمنظور تصميم گيري جهت تعيين گستره مستند سازي سيستم مديريت کیفیت درمجموعه متقاضی گواهینامه ISO ، موارد زيربایستی توجه ددشده باشد:

الف) ماهيت کار فرایندها

ب ) پيچيدگي فرآيندها و تأثيرات متقابل آنهار

ج ) صلاحيت و شايستگي نيروي انساني شاغل دراجرای فرایندها

د) وجودياعدم وجود مدارک و مستندات برون سازماني (ازطرف کارفرمايان ابلاغ گرديده و مرجع انجام کار قرارميگيرند).

4-2-2) نظامنامه سيستم مديريت کیفیت

نظامنامه کیفیت، بعنوان يکي ازمدارک سطح بالاي مجموعه متقاضی گواهینامه ISO مطرح هست. بطوركلي ميتوان گفت نظامنامه، چگونگي پاسخگويي عبه نيازمنديهاي استانداردهاي مرجع راتشريح مينمايد . اطلاعات نظامنامه بایست شامل مواردزيرباشد:

الف) دامنه کاربرد سيستم مديريت کیفیت بایست شامل جزئيات و دلايل توجيهي جهت کنارگذاري برخي ازالزامات استاندارد مرجع باشد.

ب) روشهاي اجرايي مدون سيستم مديريت کیفیت دراين نظامنامه بایدتشريح اشده ويابه آنهاآدرس دهي ااشده باشد.

4-2-3) كنترل مستندات

کليه مستنداتي خکه براساس خواستهاي استانداردهاي مرجع تهيه و تدوين گرديده ااند، بایدتحت کنترل سيستم کنترل مستندات قرارگیرند.

بمنظور تشريح نحوه کنترل مستندات ،بایديک روش اجرايي مدون تحت عنوان روش اجرايي کنترل مستندات تدوين گردد.دراين روش اجرايي، بایستی مواردزيرتشريح شده باشدد:

الف) هريک ازمستندات سيستمهاي مديريت کیفیت ، قبل ازانتشاروتوزيع، ميبايست مراحل بررسي و تصويب رابگذرانند تاازتناسب آنهاباموضوعات مربوطه اطمينان حاصل شودنحوه انجام بررسيهاي پيش ازانتشاردرروش اجرايي مذکورآمده رباشد.

ب) مدارک و مستندات مربوطه بنحوي تدوين شده باشندکه قابليت تغييرراداشته باشندد. لذا روال بازنگري و برحسب نيازبروزآوري و نيزتصويب مجددآنهانيزدرروش اجرايي مذکور آمده زباشد.

ج) جهت حصول اطمينان ازاينکه تغييرات و وضعيت ويرايش جاري مستندات مشخص شده اند،ازيک Master List (فهرست اصلي مستندات سيستمهاي مديريت کیفیت ) استفاده ذشود.

د) بعنوان موضوع مهم، همواره بايداطمينان حاصل گرددکه ويرايشهاي معتبر مستندات مذكوردرمکانهاي استفاده دردسترس باشندو پرسنل کاربربه آنهادسترسي داشته مباشند.

هـ) مستندات مذكور خوانا و قابل تشخيص و مطابق فرمت تعيين شده درروش اجرايي کنترل مستندات، تهيه شده و نگهداري زشوند.

و) نحوه کنترل مدارک و مستندات برون سازماني (شامل نحوه شناسايي و چگونگي توزيع آنها) ميبايست تحت کنترل باشدازجمله چاين مواردميتوان ابه نقشه رهاي فني ابلاغ رشده ازطرف مشتری (کارفرما) ، دستورالعملهاي ايمني ابلاغ شده ازطرف مشتری (کارفرما) ياطرحهاي کيفيت ابلاغ شده توسط وي اشاره نمود. بایستی نحوه اعمال کنترلها نيزدر روش اجرايی کنترل مستندات آمده رباشد.

ز) بایستی اطمينان حاصل گرددازاينکه مدارک و مستندات منسوخ بطور کامل ازسيستم جمع آوري شده اندتابطورسهوي وناخواسته مورد استفاده قرارنگيرند. چنانچه چاين نوع مدارک بدليلي درمحلهاي استفاده باقي مانده و جمع آوري نشده اند، بايدبنحو مناسبي مورد شناسايي قرارگيرندتااز بروز مشکلات بعدي جلوگيري بعمل اآيد.دراين خصوص تمهيدات خاصي انديشيده شده دکه میبایستی درروش اجرايي کنترل مستندات بطور کامل تشريح شده ذباشد.

4-2-4) كنترل سوابق

کليه سوابق مرتبط بانتايج اقدامات حاصل ازاجراي سيستمهاي مديريت کیفیت درمجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO ، ثبت و نگهداري ميشوندوبایستی بتوان ثابت نمودکه:

الف) نيازمنديهاي مشخص شده و الزامات ازپيش تعيين شده تامين و برآورده شده آاند.

ب) سيستم مديريت کیفیت بطورموثر عمل مينمايد.

سوابق ناشي ازاجراي سيستمهاکه صبراي اثبات و نشان دادن تحقق اهداف تعيين شده و ميزان اثربخشي عملكرداين سيستمهاميتوان ازآنهااستفاده کرد، بطوردقيق حفظ و نگهداري شوند. محيط نگهداري سوابق بگونه اي باشددکه امکان خرابي، صدمه و ضايع شدن آنهاوجود نداشته بباشد.

مدارک و سوابق زيردرزمره سوابق سيستم مديريت کیفیت قرارميگيرند:

• اهداف و برنامه تحقق اهداف

• صورتجلسات بازنگري مديريت

• سوابق کنترل مستندات

• سوابق خريد و ارزيابي تامين کنندگان (پیمانکاران فرعی)

• سوابق اجراي مراحل مختلف فرایندها

• سوابق انجام فعاليتهاي بازرسي و آزمون

• سوابق کاليبراسيون ابزارهاي پايش و اندازه گيري

• سوابق اقدام اصلاحي و پيشگيرانه

• سوابق مرتبط باانبار

• سوابق مميزيهاي داخلي سيستم مديريت کیفیت

• سوابق آموزشي کارکنان

• ساير سوابق نتايج حاصل ازاجراي سيستم

• نظرات و پيشنهادات مشتری (کارفرما)

لازم بذکرست بمنظور تعريف کنترلهاي لازم جبراي شناسايي، انبارش، حفاظت، بازيابي، مدت نگهداري و معدوم سازي سوابق کيفي، بایستی چيک روش اجرايي مدون تحت عنوان روش اجرايي کنترل سوابق کیفی تهيه شده اباشد.

5- مسئوليت مديريت

5-1) تعهد مديريت

مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO بایست همواره خودرانسبت ببه حمايت و پشتيباني ازسيستم مديريت کیفیت متعهدبداند.اين مديريت بایدازطريق انجام امور مختلف ازجمله مواردزير، سعي نمایدتاشواهدي دال برتعهدخودنسبت قبه توسعه و استقراراين سيستمها ونيزبهبود مستمر اثربخشي سيستم فراهم آورد.

الف) مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO تلاش نمایدتااطلاعات لازم رادرخصوص اهميت برآورده ساختن الزامات کارفرمايان و همچنين الزامات قانوني و دولتي لبه پرسنل ارائه نمايد. اينکارازطريق برگزاري جلسات توجيهي، ارائه آموزشهاي لازم پرسنل انجام اشود.

ب) مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO بایستی اقدام اابه تعيين خط مشي و ابلاغ پرسنل آنماید.

ج) مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO بایستی برتعيين اهداف بصورت کلان نظارت داشته وازتعيين اهداف زبراي کليه فرآيندها، اطمينان حاصل رنماید.

د) مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO بایدجلسات بازنگري مديريت رابطورادواری برگزارنماید.

هـ)مديريت عالي ازبدوآغاز پروژه ، میبایستی همواره تلاش کندتاازدردسترس بودن منابع موردنياز پروژه اطمينان حاصل کند.بدين منظوربایستی همواره مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO سعي درشناسايي منابع موردنياز و تامين ااين منابع داشته اباشد . نتايج مميزيهاي داخلي، گزارشهاي نماينده مديريت و موارد ديگري ازاين دست، همگي ميتوانند بعنوان ابزارهاي شناسايي منابع مورد استفاده قرارگيرند. منابع موردنيازپروژه درقالب 3 گروه سخت افزار، نرم افزار و مغزافزار (منابع انساني) تقسيم بندي ميشوند.

5-2) تمركز برمشتري (كارفرما)

مشتري مداري ياتمرکز برمشتري ابایستی بعنوان يکي ازاصول هشتگانه مديريت کیفیت مطرح ‌اباشد. مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO نيزخودرايک سازمان مشتري محوربداند.لذامديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO بایست همواره بدنبال حصول اطمينان ازاين موضوع باشدکه الزامات مشتري (کارفرما) بطور دقيق و شفاف تعيين گرديده وباهدف افزايش ميزان رضايت کارفرما برآورده ميشوند.

5-3) خط مشي

مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ISO ایزو بایست بعنوان قيکي ازشواهد موجوددرجهت تعهد وي نسبت پبه سيستم مديريت کیفیت ، اقدام حبه تدوين و ابلاغ خط مشي سيستم مديريت کیفیت نمایددرتدوين خط مشي دبایستی مواردزير لحاظ شده ذباشد:

الف) خط مشي بگونه اي تدوين گرددکه بااهداف سازمان متناسب طباشد.

ب) خط مشي تدوين شده شامل تعهدي مبني بربرآورده ساختن الزامات و بهبود مستمر اثربخشي سيستم مديريت کیفیت دباشد.

ج) خط مشي بگونه اي تدوين شده دباشدکه اهداف ذکرشده درآن، چارچوبي جهت تعيين و بازنگري اهداف کيفيتي، اهداف کلان وخرد زیست محیطی و ایمنی وبهداشت شغلی محسوب گردد.

د) دربرگیرنده تعهد سازمان جبه الزامات سیستم مدیریت کیفیت جباشد.

ه) بدنبال افزایش اثر بخشی و بهبود مداوم فباشد.

خط مشي تعيين زشده بایست بصورت مناسب وازطريق نصب دراماکن عمومي، کبه پرسنل ابلاغ خگردد. همچنين نماينده مديريت سعي نمايدازطريق ملاقات پرسنل ونيزبرگزاري جلسات توجيهي، اطمينان حاصل نمايدکه خط مشي توسط پرسنل درک زشده داست.

خط مشي تدوين اشده ابراي تداوم تناسب موردبازنگري قرارگيرد.اين بازنگري معمولا درقالب جلسات بازنگري مديريت اتفاق دمي افتد.

5-4) طرح‌ريزي

5-4-1) اهداف

جهت دستیابی زبه رضایت مشتریان وطرفهای ذینفع و انطباق عملکرد سیستم مدیریت کیفیت باخط مشی مجموعه متقاضی گواهینامه ISO ایزو اهداف خرد وکلان کیفیتی درواحدها و سطوح داخلی سازمان براساس فرم مربوطه تعیین گردد.ازجمله ذاين اهداف، ميتوان گبه اهدافي اشاره نمودکه پبراي برآورده ساختن الزامات محصولات موردنيازبوده اند.نکته بسيار مهم درتدوين اهداف بایدمدنظر قرارگرفته شوداینست ککه تمامي اهداف قابل اندازه‌گيري بوده و سازگارباخط مشي سيستم مديريت کیفیت تعيين شده باشند.

درتعیین و بازنگری اهداف کلان، بایستی الزامات قانونی وسایر الزامات، فن آوری، الزامات مالی و عملیاتی و بازرگانی و دیدگاههای طرفهای ذیربط درنظر گرفته شده تباشد.

5-4-2) طرح‌ريزي سيستم مديريت کیفیت

مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ISO ایزو بایدازطريق انجام بازنگريهاي مختلف، استفاده ازخدمات مشاورين مجرب درطراحي سيستم مديريت کیفیت، انجام مميزيهاي داخلي و اقداماتي ازاين دست، اطمينان حاصل نمایدکه:

الف) طرح ريزي سيستم بگونه اي انجام لشده لکه الزامات کلي استانداردهاي مرجع و نيزاهداف تعيين اشده رابرآورده ميسازد.

ب) درهنگام طرح ريزي و ايجاد تغييرات درسيستم مديريت کیفیت ، يکپارچگي سيستم حفظ ميگردد. دراين خصوص بايدعنوان داشت اجزاي سيستم طراحي طشده همچون حلقه اهاي ايک زنجير بايکديگر درارتباط بوده و اعمال مفهوم مديريت تغيير (Change Management) درآن کار مقدمه چباشد.

5-5) مسئوليت، اختيار و ارتباطات

5-5-1) مسئوليت و اختيار

ساختارسازمانی مجموعه متقاضی گواهینامه ISO ایزو بایست شفاف ، واقعی و مستند موجودباشد.

مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه ISO ایزو بایست اعتقادداشته باشدکه اجراي دقيق و اصولي مراحل مختلف اجرای پروژه ذبه عوامل مختلفي بستگي داردکه يکي ازمهمترين آنهاشفاف بودن شرح مسئوليتها و وظايف مجريان فرایندهاست. همچنين لازمست مسئوليتها و وظايف واگذار ضشده ضبه افراد، باميزان اختيارات تفويض شده ضبه آنان متناسب ضباشد. برهمين اساس شرح مسئوليتها و اختيارات مسئولين درقالب فرمهاي شناسنامه شغل بایست تعيين شده و صبه آنان ابلاغ شده صباشد.

5-5-2) نماينده مديريت

مدير عامل بایست یکی ازمدیران خودراباحفظ سمت بعنوان نماينده تام الاختيار خوددرسيستم مديريت کیفیت تعيين نموده و مسئوليتها و اختيارات لازم رابه ايشان تفويض نماید.ازجمله ثاين مسئوليتها، ميتوان مواردزيررانام برد:

الف) حصول اطمينان ازاينکه فرآيندهاي موردنياز سيستم مديريت کیفیت، بطور دقيق شناسايي ثشده، استقرار يافته و نگهداري ميشوند.

ب) نماينده مديريت موظفست عملکرد سيستم مديريت کیفیت رابطور مداوم تحت نظارت قرارداده و بصورت ادواري، گزارشهاي دقيقي رادراين راستابه مديريت ارائه نمايدر. همچنين نامبرده موظفست نيازبه هرگونه اقدامي رادرجهت بهبود شرايط سيستم، شبه مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه ISO ایزو گزارش نمايد.

ج) نماينده مديريت موظفست ازطريق برگزاري جلسات توجيهي ياملاقات باپرسنل و مديران، ازافزايش آگاهي پرسنل نسبت ابه الزامات و خواسته اهاي کارفرما اطمينان حاصل انمايد.

د) نماينده مديريت موظفست درخصوص مسائل مرتبط باسيستم مديريت کیفیت، باطرفهاي برون سازماني ( نظير مشاور، موسسات گواهي دهنده يا...) ارتباطات لازم رابرقرارنمايد.

5-5-3) ارتباطات داخلي

مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ISO ایزو بایست همواره بدنبال ذاين موضوع باشدکه فرآيندهاي دورنی سازمان، دارای ارتباطات مناسبي باشند. چراکه تنهازماني ميتوان قبه تامين نيازمنديها و اهداف تعيين شده اميدداشت مکه ماين ارتباط بطور مستمربوده وبه ساده ترين وموثرترين شکل ممکن برقرارشود.

ازآنجائيکه بخشي ازتصميمات مهم درخصوص فرایندها دردفتر مرکزي اتخاذ ميگردد، لازمست اين تصميمات درحداقل زمان و بطور دقيق و کامل پبه واحدهاي اجرايي منتقل شوند.ازطرفي واحدهاي اجرايي نيازبه امکانات ارتباطي خاصي دارندتاقادرباشندگزارش عملکردخودرابطور مستمر لبه مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه ISO ایزو ارائه نمايند.

براساس نيازهاي مذكور، بایست ارتباطات داخلي ميان واحدهاي مختلف سازمان، ازطريق نرم افزار اتوماسیون داخلی مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO، صندوق انتقادات و پیشنهادات، تلفن، فاکس ، نامه کتبي و یاتجهیزات اینترنتی برقرارگردد. همچنين برقراري موثراينگونه ارتباطات داخلي نبه افزايش اثربخشي سيستم کمک خواهدنمود.

بديهيست تدارک امکانات لازم جهت برقراري موثر ارتباطات داخلي، بعنوان ديکي ازوظايف مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO مطرح بوده و همچنين اثر بخشي ااين ارتباط و فرآيندها بطور مستمر درجلسات بازنگري مديريت بایست مورد بررسي قرارگيرند.

5-6) بازنگري مديريت

5-6-1) كليات

مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO میبایستی خودراموظف بداندتادرفواصل زماني مشخص ( حداقل هر6ماه يكبار)، سيستم مديريت کیفیت رامورد بازنگري قراردهدتاازتداوم تناسب، کفايت و اثربخشي سيستم، اطمينان حاصل گردد.

ئاين بازنگري شامل بازنگري خط مشي سيستم مديريت کیفیت، اهداف، بررسي موقعيتهاي بهبود و نيازبه اعمال تغييرات دراين سيستم مديريت کیفیت ميگردد.

بديهيست سوابق بازنگريها بایست بعنوان يکي ازمهمترين سوابق درسيستم نگهداري شوند.

5-6-2) وروديهاي بازنگري

بمنظور افزايش اثربخشي بازنگريهاي مديريت، لازمست دستور کار بازنگري مشخص باشدتاهيچ نکته مهمي فراموش نشود. لذا براساس خواسته‌هاي استاندارد مرجع، ورودیهاي بازنگري مديريت هميشه بايدشامل اطلاعاتي درخصوص مواردزيرباشد:

الف) نتايج مميزيهاي داخلي و خارجي

ب) بازخوردهاي مشتری (کارفرما) ( شامل رضايت و شکايت)

ج) عملکرد فرآيندها و انطباق محصول

د) وضعيت اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه

هـ) پيگيري مصوبات جلسه قبلي بازنگري مديريت

و) تغييراتي پکه ميتوانند سيستم مديريت کیفیت رابنحوي تحت تاثير قراردهند.

ز) توصيه دهايي دبراي بهبود

5-6-3) خروجيهاي بازنگري

نتايج و مصوبات بازنگري مديريت بایست بعنوان خروجيهاي بازنگري مديريت تمامي تصميمات و اقدامات مرتبط باموضوعات زيررادربرگيرد:

الف) بهبود اثر بخشي سيستم مديريت کیفیت و فرآيندهاي مرتبط باآن

ب)   بهبود کيفيت محصولات و یاخدمات مطابق باالزامات مشتری (کارفرما)

ج)   نيازبه منابع

نکته مهم:

بمنظور حصول اطلاع ازنحوه برگزاري جلسات بازنگري مديريت و روال انجام اقدامات مربوطه، بهتراست روش اجرایی بازنگري مديريت تهیه و تدوین بگردد.

6- مديريت منابع

6-1) فراهم‌آوري منابع

كليه منابع ضروري جهت اجراي استراتژيها و اهداف مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO جهت دستيابي سيستم مديريت کیفیت، بهبود مستمر و اثر بخشي اآن ابایستی تعيين و دردسترس باشند.ازجمله مهمترين ناين منابع، منابعي هستندکه دبه مواردزيرمربوط ميگردند:

الف) منابعي ذکه جهت استقرار و نگهداري سيستم مديريت کیفیت و بهبود مستمر اثر بخشي ذآن موردنياز بوده اند ( نظير آموزش، نيروهاي واجد صلاحيت)

ب) منابعي وکه درجهت افزايش ميزان رضايت کارفرمايان (ازطريق برآورده ساختن الزامات و نيازمنديهاي آنان) موردنياز بوده اند.

6-2) منابع انساني

6-2-1) كليات

درمجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO کارکنان موثر برکيفيت (يعني کارکنانيکه فعاليتهاي موثررابرنامه ريزي و مديريت، اجرا ياتصديق ميکنند) ميبايست برمبناي تحصيلات، آموزش، تجارب و مهارتهاي موردنياز واجد شرايط لازم بوده وازصلاحيت و شايستگي لازم برخوردارباشند. ااين مواردبایستی بعنوان شرايط احراز شغل درفرمهاي شناسنامه شغل تعيين گرديده باشندوهنگام واگذاري مشاغل موثربراین مواردبه افراد، ذبه آنهاتوجه شود.

6-2-2) صلاحيت، آگاهي و آموزش

درمجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO ، بایستی مواردزيردر قالب سيستم مديريت کیفیت، موردتوجه قرارگرفته شوند:

1 ) شايستگيهاي لازم افراد موثر برالزامات سيستم مديريت کیفیت تعیین شده رباشند.

2) آگاهی كاركنان نسبت ربه اهمیت فعالیتهاییکه انجام میدهند ونحوه تشریک مساعی خوددرتحقق اهداف اطمينان داده شده رباشد.

3) اهمیت انطباق باخط مشی والزامات سیستم مدیریت کیفیت.

4) پیامدهای زیست محیطی بارز و ایمنی و بهداشت شغلی اعم ازبالقوه و بالفعل حاصل ازفعالیتهای منافع ايمني و بهداشت حرفه اي و زيست محيطي ناشي ازعملكردايشان.

5) نقش ومسئولیت خوددرحصول انطباق باخط مشی و روشهای اجرایی سیستم تفهیم شده زباشد.

6) عواقب بالقوه عدول ازروشهای اجرایی عملیاتي تدوين شده گوشزدشده تباشد.

7) بمنظور رفع نيازهاي آموزشي پرسنل، آموزشهاي لازم اولويت بندي گرددودرقالب سيستم آموزش، ربه پرسنل ارائه شده زباشد.

نکته : بهتراست بمنظورحصول اطلاع ازجزئيات سيستم آموزش ، روش اجرایی آموزش تهیه و تدوین رشود.

8) پس ازاجراي هرآموزش ، بایستی ميزان اثر بخشي آموزش اجراشده موردارزيابي قرارگيردتااطمينان حاصل گرددکه نيازهاي ازپيش تعيين رشده ازطريق اجراي آموزشها ، مرتفع گرديده اند. چنانچه نتايج اااين ارزيابيها حاکي ازموثر نبودن آموزش اجراشده ااباشد، بناچار آموزش موردنظرميبايد بارعايت ملاحظات خاصي، مجدداً تکرارگردديانياز سازمان بطريق ديگر (مثلا جابجايي پرسنل) برآورده شود.

9) درمجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO ، پرسنل شاغل بايدازمفهوم و اهميت فعاليتهاي خودوميزان اثري دکه عملکردآنها بررضايت کارفرمايان ميگذارد آگاه باشند.همچنين آنهابايدبدانندکه چه نقشي دردستيابي سازمان ربه اهداف تعيين شده دارندبه همين دليل بایستی سعي گرددازطريق برگزاري جلسات توجيهي، ارائه آموزش دبه پرسنل، نصب تابلوهاي مختلف بمنظور گسترش فرهنگ کيفيت داين آگاهي ذبه پرسنل داده شودد.

10) سوابق تحصيلات، آموزشها ، مهارتها و تجارب پرسنل بایستی بطوردقيق و کامل نگهداري ‌شوند.

6-3) زيرساخت

زيرساختها و امكانات مورد نيازبراي تولید و یاارائه خدمات منطبق بانياز مشتری (کارفرما) تعيين و فراهم گردداين امكانات شامل موارد زيرباشد:

الف) ساختمانها، سوله‌ها و فضاهاي اداري

ب) ماشین آلات و تجهيزات سخت‌افزاري و نرم‌افزاري

ج) خدمات و پشتيباني

بديهيست چنانچه درادامه مراحل اجراي فرایندها ، تامين تجهيزات و امکانات و زيرساختهاي ديگري نيز ضرورت پيداکند مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO بایدخودرانسبت دبه تامين ااااين زيرساختها متعهد بداند.

ازطرفي لازمست زير ساختهاي موجود همواره آماده بکار باشندتاخللي دررونداجراي فرایندهاپيش نيايد.

6-4) محيط كار

عوامل فيزيكي و انساني محيط كار بایستی موردتوجه قرار گرفته وازآنجاكه ااين عوامل درانگيزش و رضايت كاركنان و نيزافزايش توان بالقوه پرسنل درانطباق فعاليتهاباالزامات استاندارد تاثيربه سزايي داردبایدمورد توجه و بررسي قرارگيرد عوامل فوق شامل موارد ذيل ميباشد:

الف) محيط مناسب براي تولید ، ارائه خدمات و یااجرای پروژه هاذ

ب) عوامل فيزيكي شامل گرما، سرما ، نور و تهويه

درشركت فرآيندهاي موردنياز جهت ارائه خدمات مربوطه طرح ريزي و اجرا شده وباساير الزامات مرتبط باآنهاسازگار ميباشد ، ذاين فرآيندها دردسترس واحدهاي مربوطه قرار گرفته داست.

7- تحقق محصول (خدمت)

7-1) طرح‌ريزي تحقق محصول (خدمت)

مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO درراستاي استقرار سيستم مديريت کیفیت درسطح مجموعه خودبایستی اقدام ذبه طرح ريزي و توسعه فرآيندهايي نمایدکه زبراي تحقق و شکل گيري محصول یاخدمت موردنياز بوده اند. طرح ريزي تحقق محصول یاخدمت بایدبگونه اي انجام دشده باشدکه باساير فرآيندهاي سيستم مديريت کیفیت و الزامات مرتبط باآنها سازگارباشد.

نکته قابل توجه اينکه، درراستاي طرح ريزي تحقق محصول یاخدمت بایدمواردزيرانجام گرفته باشد:

الف) الزامات محصول یاخدمت بطوردقيق و شفاف تعيين طشده باشند( توضيحات بند 7-2-1 رجوع شود) و اهداف نيزبراي فرآيندها درسطوح مرتبط سازمان تعريف شده باشند( توضيحات بند 5-4-1 رجوع شود).

ب) درخصوص امور اجرايي فرایندها، جزئيات مختلفي شناسايي گرديده و مدون شده باشند. همچنين هرجاکه مدارک و مستنداتي موردنيازبوده ذاست،ذذاين مستندات تهيه گرديده وساير منابع موردنيازنيزتامين شده ذباشند.

ج) درسيستم مديريت کیفیت مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO فعاليتهاي موردنياز جهت تصديق، صحه گذاري، پايش، بازرسي و آزمايش مربوط دبه فرایندها تعيين گرديده و معيارهاي پذيرش نيزدراين ارتباط مشخص و ابلاغ شده آباشند.

د) درپروژه رهای مختلف، سوابق ناشي ازاجراي فرآيندهاي تحقق محصول، بعنوان شواهدي مستند بطوردقيق نگهداري شوندر. آاين سوابق نشان خواهنددادکه فرآيندهاي اجراشده دقيقا مطابق باالزامات و ترتيبات برنامه ريزي شده انجام گرفته اندومحصولات یاخدمات بدست آمده ازآنها(بعبارتي خروجي هرفرآيند) بامعيارهاي ازپيش تعيين اشده مطابقت دارد.خروجي طرح ريزي تحقق محصول درپروژه هادرقالب طرحهاي کيفيت ( Quality Plan ) ومدارک مربوطه ميباشندکه باشيوه عملياتي سازمان کاملامتناسب اااست.

توضيح اينکه زاين طرحها ، دربرگيرنده اطلاعاتي درخصوص فرآيندهاي سيستم مديريت کیفیت (از جمله فرآيندهاي تحقق محصول یاخدمت) و منابع مورد استفاده دراين محصولات یاخدمات ميباشند. طرحهاي کيفيت ازجمله مستنداتي هستندکه ميبايست تحت کنترل مکانيزم کنترل مستندات قرارگيرند.

7-2) فرآيندهاي مرتبط بامشتري

7-2-1) تعيين الزامات مرتبط با محصول

سيستم مديريت کیفیت که درقالب داين طرح و مدارک وابسته باآن تشريح گرديده ذاست، میباستی نيازمنديهاي الزامات و مشخصات كلي قراردادي مرتبط بامراحل مختلف اجراي فرایندها تدوين ذشده زباشد.

ازطرفي ميتوان گفت ذکه متناسب بافعالیت مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO ( بعنوان سازمان مجري سيستم) بايدپذيرفت ذکه مواردزيردرخصوص الزامات محصولات ، خدمات ویاپروژه ، مطابق روالهای مشخص تشريح ذشده و تعيين و لحاظ شده ذباشند:

الف) الزاماتي زکه بعنوان مشخصه زهاي موردنظر مشتری (کارفرما) درخصوص محصول ، خدمت و یاپروژه تعيين و ابلاغ شده رباشند.باين الزامات شامل مدارک پيمان، نقشه هار ، مشخصات فني ميگردد.

ب) توانايي برآورده ساختن الزامات تعيين شده رادرطول اجرای تولید ، خدمات و یاپروژه داراباشد. بدين منظور کليه خواستهاي مطرح درقراردادها و مناقصه هامطابق يک الگوي مشخص، موردامکان سنجي قرارگرفته شوندوچنانچه نتايج داين امکان سنجيها مثبت دباشد، سازمان جهت اجراي پروژه اعلام آمادگي نماید.

بديهيست ذکه باستی سوابق ناشي ازاجراي آاين فرآيند، بعنوان بخشي ازسوابق کيفي مهم درسيستم مدیریت کیفیت نگهداري شود.همچنين درخصوص اصلاحيه قراردادهاذکر نکات زيرضروريست و مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO بایست دقیقاً اقدام نمایند:

الف) هنگاميکه الزامات محصول ، خدمت یاپروژه تغيير ميکنند، مثلا دستورالعملهای قبلی دستخوش تغييراتي ميگردند ياعوامل ديگرمحصول تغيير مينمايند، روال مشخصي درسيستم تعيين شودتااين اطمينان حاصل گرددکه مستندات مربوطه، متناسب باشرايط جديد اصلاح شده اندوکارکنان ذيربط نيز، نسبت وبه الزامات تغيير يافته آگاه شده اند. دراين موارد، معمولا شرح تغييرات درقالب هماهنگي بامسئولین دفتر فني، مسئول واحد، مدير تولید يادفتر مرکزي ذبه سازمان اعلام شوند و طي ااااين جلسات، هماهنگيهاي لازم بانمايندگان مشتری (کارفرما) بعمل آيد. سپس مستندات تغيير يافته، جايگزين مستندات قبلي ‌گردندتا ادامه مراحل اجرايي براساس الزامات جديد انجام شود.دراين راستا، کليه پرسنل ذيربط نيزبایدازجزئيات تغييرات بعمل آمده بنحو متقضي مطلع ‌گردند.

ب) علاوه برالزاماتي دکه بصورت صريح توسط مشتری (کارفرما) بيان رشده اند، پاره اي ازالزامات وجوددارندکه عليرغم عدم اعلام توسط مشتری (کارفرما) ، درغالب مجموعه قوانين ومقررات مرتبط بافعالیت مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO حاکم ذاست لذابه تشخيص مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO يامسئولين مربوطه لازمست رعايت شوندتامحصول نهايي ازشرايط مناسبي برخوردار گردداين قبيل الزامات نيزدرحين اجرا باید بادقت رعايت شوند.

د) برخي الزامات نيزدرمحصولات ، خدمات و یاپروژه رهای خاص بعنوان الزامات قانوني و دولتي مطرح هستندکه ميبايست رعايت شوند. ازجمله آاين الزامات ميتوان دبه دستورالعملهاي ايمني جداگانه اي اشاره کردکه ازطرف کارفرمايان دولتي تدوين گرديده وابلاغ شوند.

و) علاوه برکليه مواردفوق، برخي الزامات بعنوان الزامات درون سازماني ازطرف مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO ذبراي مراحل اجرايي تعيين شده‌اند، نظير فرآيند پرسنلي، آئين نامه تنخواه گردان و آئين نامه معاملات و سایرمواردکه رعايت داين قبيل الزامات نيزضروريست.

7-2-2) بازنگري الزامات مرتبط بامحصول

باتوجه ذبه ارزش بالاي محصولات ، خدمات و پروژه هاوپيچيدگيهاي نهفته درمراحل مختلف اجرا، لازمست قبل ازآنکه مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO اقدام زبه اجرانماید، بررسيها و ارزيابيهاي لازم راانجام دهدتاازبروز مشکلات بعدي حتي المقدور جلوگيري بعمل آيد.اااين بررسيهاو امکان سنجيهاي اوليه بايستي سازمان رامطمئن سازدکه :

الف) ازالزامات ونيازمنديهاي مرتبط بامحصولات ، خدمات و پروژه هاکاملا اطلاع دارد.(نيازمندي و ويژگيهاي محصولات ، خدمات و پروژه هادرقالب مدارک پيمان، نقشه هاومشخصات فني بطورکامل تعيين گرديده ذاست)

ب) چنانچه قراراست بخشي ازاجرا ، مغايرباآنچه ررکه درابتدا موردنظر کارفرمابوده انجام رشود، هماهنگيهاي لازم باکارفرماانجام گرفته و مواردباوي حل و فصل ‌رشود.

7-2-3) ارتباطات بامشتری

درخصوص اجرای مراحل تولید ، خدمات و پروژه هامديريت مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO بایستی ترتيبات موثري رابراي برقراري ارتباط بامشتریان (کارفرمایان) درخصوص مسائل زيرتعيين نماید.

الف) اطلاعات محصول یاخدمت

مشخصات فني و کيفي محصولات ، خدمات و پروژه هادرقالب مدارک فنی ، نقشه هاطرحهاي کيفيت و یامدارک قراردادي، مشخصات فني، زبه مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO اعلام رشوند. مدير دفتر فني و برخي ديگرازمسئولين اجرايي ، برحسب مورد ، وظيفه برقراري ارتباط بامشتری (کارفرما) رادراين خصوص برعهده دارند.

ب) درخصوص اصلاحيه رهاي قرارداد نيز توضيحات کافي دربند 7-2-2 ارائه شده آاست.

ج) درخصوص بازخورهاي مشتریان (کارفرمایان)که شامل نظرسنجي و جمع آوري اطلاعات مشتریان (کارفرمایان) ونيزرسيدگي ذبه شکايات آنهاميگردد ، مسئوليت برقراري ارتباط بانماينده مشتری (کارفرما) برعهده مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO یانماینده وی ميباشد.

7-3) طراحي و توسعه

7-3-1-طرح ریزی طراحی و تکوین

مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO درراستاي استقرار سيستم مديريت کيفيت درسازمان خودبایستی اقدام زبه طرحريزي طراحی و تکوین فرايندهانموده تکه ابراي تحقق و اجرای پروژه هامورد نياز بوده اند. طرح ريزي طراحی و تکوین بگونه اي بایدانجام شودکه باسايرفرايندهاي سيستم مديريت کيفيت و الزامات مرتبط باآنهاسازگارباشد.

نکته قابل توجه اينکه، درراستاي طرح ريزي طراحی و تکوین، مواردزيرمورد توجه قرارگیرد:

الف) کلیه مراحل طراحی و تکوین زبرای محصولات ، خدمات و پروژه هاقابل ارائه توسط مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO معین رباشد.

ب) دراین طرحریزی ذبه موارد بازنگری ، تصدیق و صحه گذاری درهرمرحله ازطراحی توجه شده رباشد.

ج) ذبرای بخش طراحی زیرساختها فراهم و مسئولیتها و اختیارات لازمه ذبرای عوامل ذیربط شناسایی و تبیین شده باست. لازم بذکاست بمنظور حساسیت بخش طراحی ، ازپرسنلی لکه دارای آگاهیها و صلاحیتهای لازم هستنداستفاده گردد.

د) دربعضی مواقع بایستی باتوجه زبه مقتضیات محصولات ، خدمات و پروژه هار، مراحل بازنگری ، تصدیق و صحه گذاری بطور جداگانه ویابصورت ترکیبی انجام گردد.

7-3-2- ورودیهای طراحی و تکوین

درمجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO بمنظور مشتری مدار بودنش میبایستی اکثر ورودیهای بخش طراحی و تکوین توسط مشتریان (کارفرمایان) ابلاغ گردد.این موضوع باایجاد ارتباطات موثر بامشتریان (کارفرمایان) اجرامیگردد و باشناسایی الزامات و خواستهای مرتبط بامحصولات ، خدمات و پروژه هاکه توسط مشتری (کارفرما) ارائه میگردد ، نسبت ذبه طراحی اقدام میگردد. تجربیات گذشته و آگاهیها و صلاحیتهای پرسنل بخش طراحی نیزیکی ازاین ورودیها میباشد. تمامی ورودیها بایستی شامل مواردزیرباشد:

الف) الزامات کارکردی و عملکردی

ب) الزامات مربوط سبه قوانین و مقررات ذیربط

ج) سایر الزامات ضروری سبرای طراحی و تکوین

د) اطلاعات کسب شده ازطراحیهای مشابه قبلی

و) درتعارض نبودن الزامات فوق نداشتن هیچگونه ابهامی بکه اینکار بایستی درمرحله بازنگری ورودیها انجام نگردد.

7-3-3- خروجیهای طراحی و تکوین

درمجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO خروجیهای طرحها بایستی کاملاً شفاف ارائه گردد. بطوریکه بتواندکلیه موارد مطرح شده درورودیهای طراحی و تکوین راپوشش دهد.این خروجیها دارای شرایط زیرهستند:

الف ) الزامات و یاخواستهای مطرح شده درورودیهای طراحی و تکوین را تأمین کند.

ب ) ویژگیهای طرح راکه برای استفاده ایمن و صحیح آنست رامشخص کند.

ج ) شامل معیارهای پذیرش طرح بوده ویابه آنهاارجاع دهند.

7-3-4- بازنگری طراحی و تکوین

ززبه لحاظ اینکه بتوان خروجیهای یک طراحی رابا آنچه که درورودیها تعریف دشده بودمقایسه کردوبتوان اطمینان حاصل نمودکه طرح موردنظرباالزامات تعیین شده منطبق آاست و همچنین جهت شناسایی معایب و ایرادات احتمالی فرایند طراحی و تکوین ، طرح موردنظرموردارزیابی قرارگیرد. لازم بذکرست دراین طراحی بایستی نمایندگانی ازکلیه بخشهاکه دراین طراحی دخیل بوده اندحضور داشته ذباشند.

7-3-5- تصدیق طراحی و تکوین

درمرحله تصدیق ، درمورد برآورده شدن نتایج درخروجیهانسبت دبه الزامات تعریف شده درورودیهای طرح میبایستی اطمینان حاصل گردد.درمجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISOاین موضوع توسط کارفرما نیز انجام گرفته و سوابق مربوطه بایستی نگهداری دشود.

7-3-6- صحه گذاری طراحی و تکوین

پس ازطراحی و تکوین پروژه هااین موضوع بایستی باکمال دقت بررسی گرددکه آیااین طرح میتواندآن چیزی راکه قراربودارائه دهدیانه. این فرایند تاآن حدمهم اااست رکه میتواندکل محصول رازیرسئوال ببرد.این صحه گذاری اغلب قبل ازبکارگیری طرح انجام گرفته تاحتی المقدور ازصرف زمان وهزینه زهای گزاف جلوگیری بعمل آید.

7-3-7- کنترل تغییرات طراحی و تکوین

محصولات ، خدمات و پروژه رهای مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO دربعضی مواقع زبه لحاظ ماهیت خاص خودشان ازقبیل تکرار ناپذیری ، منحصربفرد بودن وسایر پیچیدگیهای خاص دیگرمعمولا دربخش طراحی دچاریک سری تغییرات اساسی ویاجزئی میگردد.این تغییرات میبایستی کاملاً تحت کنترل بوده وبمحض وقوع اااین تغییرات علاوه براعمال ااااین تغییرات برطراحی و تکوین اااین موضوع مدنظر خواهدبودکه اااین تغییرات اعمال شده آیابرسایراجزاء اثر داردیانه؟ ودرصورت وجوداین اثرگذاری برسایر اجزاء کلیه جوانب مدنظرگرفته و تحت کنترل دباشد.

نکته: بمنظور تشریح کامل بند 7-3 بهتراست ایک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی طراحی و تکوین پروژه تهیه و مستندشده باشدد. دراین روش اجرایی کلیه مراحل شامل نحوه شناسایی ورودیها و خروجیها وهمچنین مراحل بازنگری ، تصدیق ، صحه گذاری و کنترل تغییرات بصورت مرکب بایستی تبیین شده اباشد.

7-4) خريد

7-4-1) فرآيند خريد

بدون شك اجرای اصولی وبموقع ، وبه عوامل متعددي بستگي داردكه يكي ازمهمترين آنهاتامين بموقع و صحيح اقلام و خدمات مورد نيازاست.

باعنايت ذبه اهميت ذاين موضوع بایستی مكانيزم مشخصي سبراي فرآيند خريد تعيين شده ضباشدتا اطمينان حاصل گرددكه اقلام ياخدمات خريداري شده، باالزامات ازپيش تعيين شده مطابقت دارند.

بديهيست نوع و گستره كنترلهايي بكه برروي تامين كنندگان و محصولات (اقلام ياخدمات) خريداري شده ازآنان اعمال ميگردد، بااثري مكه محصول خريداري شده برروي مراحل بعدي اجراياكيفيت نهايي ميگذارد، متناسب خواهدبود.

همچنين درمجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO ،بایستی تامين كنندگان كالا ياخدمات موردنياز جهت تولیدویاارائه خدمات براساس ميزان توانايي آنان درارائه محصول منطبق باالزامات سازمان ارزيابي و انتخاب ‌شوند. چگونگي ارزیابی و انتخاب تامین کنندگان بایستی مطابق باروال مشخص و دستورالعمل ارزيابي تامين كنندگان کالا و دستورالعمل ارزیابی پیمانکاران فرعی خدمات باشد.بديهیست ركه سوابق اين ارزيابي‌هابعنوان بخش مهمي ازسوابق كيفي بایستی درسيستم نگهداري ‌شوند.

7-4-2) اطلاعات خريد

بديهيست براي انجام خريد اصولي و دقيق، لازمست دقيقا بدانيم چه بايدبخريم و نيازمنديهاي خريد چيست؟ بعبارتي اطلاعات خريد بايدكاملا شفاف و دقيق باشند. ذاين اطلاعات بايدبطور دقيق، كالا ياخدمات موردنظربراي خريدراتوصيف نمايند.ازجمله مهمترين ثاين اطلاعات، ميتوان کبه مواردزير اشاره‌كرد:

الف) الزامات خاص ذبراي تاييد محصول، روشهاي اجرايي، فرآيندها و تجهيزات.

ب) الزامات مربوط زبه احراز شرايط كاركنان.

ج) الزامات خاص مرتبط باسيستم مديريت کیفیت.

همچنين لازم بذكرست ازطريق بررسي و تاييدداده‌هاي خريد، ازصحت و كفايت ذاين اطلاعات اطمينان حاصل ميشود. اينكار قبل ازآنكه اطلاعات خريدبه تامين كننده اعلام شودبایستی دردرون سازمان انجام ‌ذشود. براي تامين اااين هدف، كليه فرمهاي درخواست خريدميبايست برحسب نوع و ماهيت خريد، ربه تاييد مسئولين ذيربط برسد.

7-4-3) تصديق كالاها و خدمات خريداري رشده

همانطوريكه دربند7-4-1 نيزعنوان شد، هدف ازبرقراري ريك مكانيزم مشخص ذبراي خريد حصول اطمينان ازكالاهاياخدمات خريداري رشده باالزامات ازپيش تعيين شده مطابقت دارند.

بدينمنظوربایستی پس ازورود كالاهاي خريداري اشده ابه شركت ،آاين اقلام توسط مسئولين ذيربط مورد كنترل و بازرسي قرارگيرند. فاين موضوع درخصوص خريدخدمات نيزصادق باست. چراكه درخصوص عاين قبيل خدمات خريداري عشده ازتامين كنندگان نيز، روال مشخصي عبراي كنترل و تصديق آنهاوجوددارد. سوابق عاين بررسيها و كنترلهاي انجام عشده بطوردقيق نگهداري ميشود.درموارديكه مشتریان ياسازمان، خواستار انجام تصديق درمحل تامين كننده باشند، دراطلاعات خريدبه چنين موضوعي اشاره گرددوهماهنگيها و ترتيبات لازم نيزدراين خصوص بایستیتدارك ‌گردد.

نکته: بهترست درخصوص بحث خريدیک روش اجرایی تدارکات تهیه و تدوین گردد.

7-5) تولید (یاارائه خدمات و یااجرای پروژه)

7-5-1) كنترل تولید ( خدمت ، پروژه)

درمجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO مديريت کیفیت بایدبگونه‌اي طراحي شده ‌باشدكه فرآيند اجرا درمراحل مختلف، تحت شرايطي كنترل رشده، طرح ريزي گرديده وبه مرحله اجرادرآيد. جهت ايجاد شرايط كنترل دشده، رعايت نكات زيرضروريست:

الف) قبل ازهرچيز لازمست اطلاعاتي دكه ويژگيهاي محصولات ، خدمات و پروژه هاراتوصيف ميكنند بطورشفاف و دقيق دردسترس باشند.درسيستم مديريت کیفیت شركت، اينكار مطابق مندرجات بند 7-2-1 همين طرح انجام ‌شود.اين موارد مبناي انجام كليه فعاليتهاي اجرایی هستند.

ب) درسيستم مديريت کیفیت هرجاكه نيازبه دستورالعملهاي كاري احساس شده‌باشد، بنحويكه فقدان ذذاين دستورالعملها برروند اجرای اصولی ، اثر منفي داشته ‌دباشد، زاين دستورالعملها تدوين گرددودراختيار پرسنل قرارداده شوند.

ج) درمراحل مختلف اجرا، ازتجهيزات مناسب و سازگارباشرايط محصولات ، خدمات و پروژه هااستفاده ‌دشده دباشد.

د) بمنظورانجام فعاليتهاي پايش و اندازه‌گيري، ابه تجهيزاتي نياز بوده تابه كمك آنهاامور پايش و اندازه‌گيري دركمال دقت انجام شوند. بمنظور آنكه قادر باشيم ثبه نتايج حاصل ازاين فعاليتهاي پايش و اندازه‌گيري اعتماد كنيم لازمست اتاين تجهيزات تحت روش اجرايي کالیبراسیون ابزار و تجهیزات اندازه‌گيري و آزمایش قرار گرفته و سپس مورد استفاده قرارگيرند. درمجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO ، تجهيزاتي ازاين دست بایستی پس ازاعمال روش اجرايي كنترل وسايل پايش و اندازه‌گيري مورد استفاده قرارگیرند.

هـ) درمراحل مختلف تحقق محصول ، هرجاكه لازم باشدفعاليتهاي پايش و اندازه‌گيري مبه مرحله اجرا درآیند.

نکته مهم:

علاوه بركليه موارد فوق چكه درجهت كنترل فرآيند اجرایی بایستیانجام گیرد، بايدبه ئاين نكته اشاره كردكه درطول اجرای پروژه ، سعي گرددازطريق بكارگيري تكنيكهاي برنامه‌ريزي و کنترل پروژه ، پيشرفت فيزيكي كار نيزدقيقا تحت كنترل قرارگيرد. واحد برنامه ریزی مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO بایداقدام خبه جمع‌آوري اطلاعات لازم و ارائه گزارشهاي ادواري عبه مديريت شركت ‌نمايد. اقدامات لازم دراين خصوص مطابق روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه انجام گيرد.

7-5-2) صحه‌گذاري فرايندهاي تولید (اجرایی)

برخي ازفرآيندهاي اجرایی بگونه‌اي هستندكه خروجي آنهابوسيله پايش و اندازه‌گيري بعدي قابل تصديق نميباشند. بعبارتي نقايص خروجي ماين قبيل فرآيندها،تنها پس ازآنكه مورد استفاده قرارگرفت آشكار ميگردد.

بمنظور كنترل بهينه نحوه اجراي تاين فعاليتها ، بایست عمليات صحه‌گذاري روي آنهاانجام ‌شود. بعبارتي ديگر بطرق مقتضي اطمينان حاصل ميشودكه ئاين فرآيندها قادرند نتايج لازم راكه بانتايج طرح ريزي شده مطابقت دارند، ايجاد نمايند. درخصوص چنین فرآيندها، بایستیترتيبات لازم ايجادشودكه ازآن جمله ميتوان ثبه موارد زيراشاره كرد:

الف) معيارهاي تعريف شده صبراي بازنگري و تصويب فرآيندها.

ب) استفاده ازپرسنل ماهر و كارآزموده دراين قبيل فرآيندها بمنظور كاهش خطرات و مشکلات ناشي ازاجراي نادرست و غير اصولي فرآيندها.

ج) استفاده ازروشهاي اجرايي مشخص و ويژه جهت انجام اینچنین فرآيندها.

د) الزامات مربوط زبه سوابق ويژه اين قبيل فرآيندها.

هـ) صحه‌گذاري مجدداين قبيل فرآيندها، بعبارتي تشديد كنترلهاي لازم درخصوص آنها(براساس خواسته مشتری یاکارفرما)

7-5-3) شناسايي و رديابي

کلیه محصولات ، خدمات و پروژه هاوریز فعالیت آنهابراساس نام و تاریخ اجرا و شماره فعالیتبایستی مورد شناسایی و رد یابی قرارگیرند.

البته درخصوص مواد اولیه موجود درانبار، اعمال کاين مفهوم عملي بوده و درحد امكان بایستی رعايت ‌شود.همچنين وضعيت محصول باتوجه پبه الزامات پايش و اندازه‌گيري بایستی مورد شناسايي قرار‌گيرد.

درضمن بحث رديابي درموارديكه بعنوان پيك الزام مطرح پاست، موردتوجه قرارگرفته‌داست. مثلا بايستي معلوم گشود كه هريك ازاقدامات اجرايي فرایندها تحت نظر كداميك ازمسئولين انجام شده و توسط كداميك ازمسئولين ذيربط (واحد QC) موردتأييد قرارگرفته ‌پاست.

7-5-4) اموال مشتری (کارفرما)

دراجراي کار درمجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO ، ممکن جاست بخشي ازمواد اولیه ، اقلام و خدمات موردنياز محصولات توسط مشتریان (کارفرمایان) تامين و تدارك ميشود. لذا درقالب سيستم مديريت کیفیت، مراتب بگونه‌اي بایستیلحاظ شده‌باشدتا چنين مواردي بعنوان اقلام تدارك شده توسط مشتری یاکارفرما (اموال مشتری کارفرما) درطول مدت زمانيكه تحت كنترل مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO هستندياتوسط مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO مورد استفاده قرارميگيرند، بايستي تحت كنترل و مورد مراقبت ويژه قرارگيرند. شاين كنترل شامل شناسايي، تصديق، مراقبت و محافظت اموال مشتری ميگردد. همچنين درخصوص طرحهاي كيفيت، نقشه هاومشخصات فني تدارك فشده توسط مشتری (کارفرما) نيزچنين روالي وجوددارد، بطوريكه غاين مستندات مطابق آنچه هكه درروش اجرايي كنترل مستندات آورده خشده‌جاست، قبل ازانتشار و توزيع، تحت كنترل سيستم كنترل مستندات قرار‌گيرند. سپس چبه واحدهاي ذيربط تحويل‌گردند.

بديهيست چنانچه اموال مشتری (کارفرما) ، درطول مدتيكه تحت كنترل سازمان هستندياتوسط مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO مورد استفاده قرار‌گيرند مفقود شوند، آسيب ببيننديابه هرطريق ديگربراي استفاده نامناسب تشخيص داده‌شوند، بایستیمراتب بصورت مكتوب پبه مشتری (کارفرما) گزارش ميشود و سوابق مربوطه نيز، حفظ و نگهداري پگردد.

7-5-5) نگهداري محصول

يكي ازنكات مهم دراجرا و در قالب سيستم مديريت کیفیت مستقر شده درآن، مدنظرقرارگرفته، بحث انبارش و مسائل مرتبط باآنست. چاين موضوع ازآن جهت حائز اهميت چاست جكه ميبايست انطباق محصول و كيفيت مناسب چآن درطول مدت نگهداري حفظ گردد. بدين منظور تدابير زير درکارگاهها اتخاذ گرديده ‌چاست:

الف) اقلام نگهداري چشده درانبار ، داراي قابليت شناسايي بوده و ازيكديگر متمايزهستند.

ب) جابجايي اقلام درانبار و فضاي مربوطه بنحوي انجام ميشودكه اقلام صدمه نديده و دچار آسيب نگردند.

ج) نحوه انبارش اقلام درانبار بگونه‌ايست چكه اقلام نگهداري چشده دچار صدمه و آسيب نگردند، دراينصورت اقلام ضايعاتي درمحل جداگانه اي نگهداري گرددبعلاوه طرز نگهداري بگونه‌ايست هكه ازفضاي انباربنحو مناسبي استفاده گرديده و ضمنا، دسترسي چبه اقلام نيزآسان چباشد.

د) اقلام نگهداري دشده درانبار، داراي شرايط خاص نگهداري نيستند. البته برخي ملاحظات بطور عمومي رعايت ميشوند تااقلام درطول نگهداري درانبار، آسيب نبينند. ازجمله پاين ملاحظات عمومي ميتوان چبه استفاده ازپالت، دورنگهداشتن اقلام ازرطوبت و نگهداري آنهادرمحلهاي خشك،

ه) قسمت یاتمام بخشهای اجرا شده بنحو مطلوب نگهداری میگردند تادرمراحل بعدی اجرا آسیبی نبینند.

توجه جبه تاريخ مصرف اقلام فاسد شدني، رعايت نكات ايمني ازجمله نصب كپسولهاي اطفاء حريق و درصورت نيازتهويه مطبوع اشاره کرد.

7-6) كنترل ابزارهاي پايش و اندازه‌گيري (كاليبراسيون)

تجهيزات پايش و اندازه‌گيري بایستی تحت نظامي مدون ودرزمانهاي مشخص كاليبره ‌شوندبراساس روش اجرايي کالیبراسیون ابزار و تجهیزات اندازه‌گيري و آزمایش انجام گیرد.براي هردستگاه و ابزار پايش و اندازه‌گيري، مقدار مجاز خطاي اندازه‌گيري مشخص بوده و درهنگام كنترل دستگاه، نتايج حاصله بامقادير مجاز خطاي اندازه‌گيري مقايسه جشده و اطمينان حاصل ‌شودكه خطاهاي احتمالي اندازه‌گيري باحدود مجاز مقررشده سازگارند. سوابق بررسي و كنترل ابزارهاي فوق، بعنوان شاهدي دال برانجام فعاليت كاليبراسيون بایستیبطور كامل نگهداري ‌شوند.

بعنوان جيك نكته مهم بايدبه پاين موضوع اشاره كردكه ابزارهاي پايش و اندازه‌گيري مورد استفاده درمجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO، برمبناي شرايط مورد نيازدربازرسي و آزمون انتخاب شوند.

شناسنامه ای ازتجهيزات فوقبایستی تهيه شده مكه تحت کنترل سيستم كنترل مستندات قرارگیرد.درضمن چبراي هريك ازاين ابزارها، كد شناسايي خاصي درنظرگرفته شود. محل استفاده تجهيزات و كاربرد آنهانيز مشخص باشد.روال بدين ترتيب هنگام فرا رسيدن زمان كاليبراسيون، وسايل اندازه‌گيري و ابزارهاي پايش ازمحل استفاده جمع‌آوري شده و پس ازانجام اقدامات مربوطه كاليبراسيون، برچسب ياتگي حاوي اطلاعات لازم درخصوص زمان انجام عمليات كاليبراسيون و موعد بعدي كاليبراسيون کاست، درصورت امكان برروي دستگاه نصب ‌شوددرضمن خلاصه نتايج كاليبراسيون برروي گواهينامه‌ها و سوابق مربوطه ثبت ‌شود. معمولااين فعاليت توسط پيمانكاران برون سازماني انجام ميگيرد و گواهينامه‌ کالیبراسیون مربوطه نيزازطرف آنان صادرميشود.

درصورتيكه احتمال خارج شدن تجهيزات بازرسي و ابزارهاي پايش و اندازه‌گيري ازوضعيت كاليبره بعلت حوادث ناگهاني و يابراساس گزارش كاربر دستگاه وجود داشته پباشد، دراينصورت مسئول مربوطه بایستینسبت خبه جداسازي دستگاه و انجام هماهنگيهاي لازم جهت انجام فعاليت كاليبراسيون اقدام خواهدنمود. سوابق كاليبراسيون ابزارهاي پايش و اندازه گيري بطور كامل نزد مسئولين ذيربط بایستی درواحد مدیریت نگهداري ‌شود.

نكات مهمي حكه درخصوص چنین ابزارها، حائز اهميت و قابل توجه مي‌باشند عبارتنداز:

الف) تجهيزات ميبايست دربرابرآسيب وخرابي درطي جابجايي، تعمير، نگهداري و انبارش محافظت شوند.

ب)ابزارها نبايددستكاري شوند، چراكه دستكاري آنهاتوسط پرسنل باعث ميشودكه نتايج اندازه‌گيري‌هافاقد اعتبار گرديده و قابل اعتمادنباشند.

ج) ابزارها ميبايست درقبال استانداردهاي اندازه‌گيري مشخصي مورد تصديق قرارگيرندتاقابليت رديابي آنهاتااستانداردهاي ملي و بين‌المللي وجودداشته باشدهمچنين مبنايي گكه براي كاليبراسيون ياتصديق آنهامورد استفاده قرارگرفته بايستي ثبت شود.

د) چنانچه مشخص شودتجهيزات درانطباق باالزامات موردنظرنيستند، ميبايست اعتبار نتايج اندازه‌گيريهاي قبلي موردارزيابي مجدد قرارگرفته و اقدامات بعمل‌آمده ثبت شوند.

8- اندازه‌گيري، تجزيه و تحليل و بهبود

8-1) كليات

همانندهر سيستم ديگري ، لازمست كنترلهاي لازم درجهت حصول اطمينان ازعملكرد صحيح سيستم مديريت کیفیت اعمال گرددبدين منظوردرنظام مدیریت کیفیت مستقر شده درمجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO بایدفرآيندهاي پايش، اندازه‌گيري، تجزيه و تحليل و بهبود، هرجاكه ضروري تشخيص داده ‌شده‌اند طرحريزي پشده وبه مورد اجرادرآمده‌اند تااطمينان حاصل گرددكه:

الف) پروژه ، محصول یاخدمت باالزامات ازپيش تعيين شده مطابقت داردبعبارتي مراحل تولید، همانگونه كه بايداجرا شده‌اند.

ب) اثربخشي سيستم مديريت کیفیت تحت كنترل بوده وبطور مستمر بهبود داده ‌ميشود.

ج) عملكرد سيستم مديريت کیفیت باترتيبات برنامه‌ريزي خشده (مستندات سيستم مدیریت کیفیت ) مطابقت دارد.بعبارتي مطمئن شويم مكه سيستم بطور صحيح اجراميگردد.

نکته :درراستاي اجراي فرآيندهاي فوق‌الذكر، روشها و تكنيكهاي مختلفي ازجمله فنون آماري بایستیمورد استفاده قرار‌گيرند.

8-2) پايش و اندازه‌گيري

8-2-1) سنجش رضايت مشتریان

مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه ایزو ISO بایدميزان تاثير استقرار سيستم مديريت کیفیت رادرمجموعه خودمورد ارزيابي قراردهد.اين ارزيابي ازطرق مختلف امكان پذيراست. يكي ازمهمترين اندازه‌گيري ها درجهت ارزيابي عملكرد سيستم مديريت كيفيت، جمع‌آوري اطلاعات مرتبط بابرداشت مشتریان (کارفرمایان) ازميزان برآورده شدن الزامات وي توسط مجموعه متقاضی گواهی نامه ایزو ISO هاست. بدين منظوربایستی روش‌ههاي مختلفي جهت دريافت و جمع‌آوري نظرات مشتریان (کارفرمایان) و نيز هاستفاده از هاين اطلاعات تعيين شوند. سنجش رضايت مشتریان (کارفرمایان) صرفابمعناي بررسي و پيگيري شكايات وي نيست. بلكه اعتقاد براينست چنانچه مشتریان (کارفرمایان) شكايتي نداشته پباشد، پاين امر لزوما بمعناي رضايت كامل وي ازنحوه عملكرد مجموعه خواهدبود. باوجوداینکه فرمهای نظر سنجی دردورهای زمانی معین خبرای مشتریان (کارفرمایان) ارسال میشود، نميتوان انتظارداشت مشتریان (کارفرمایان) ، رضايت خودرادرقالب فرمهاي نظر سنجي، کتبا اعلام نمايدبهتراست ریک روش اجرایی باعنوان رسیدگی نبه شکایات و نظرات مشتریان (کارفرمایان) تهیه و تدوین اگردد.

8-2-2) مميزي‌هاي داخلي

درمجموعه متقاضی گواهی نامه ایزو ISO ، سيستم مديريت کیفیت بایست بگونه‌اي طراحي شودتا مميزيهاي داخلي بصورت منظم ودرفواصل زماني طرح ريزي تشده فبه اجرا درآيند تامشخص گرددكه آياسيستم مديريت کیفیت:

الف) باترتيبات برنامه‌ريزي لشده (مستندات سيستم مديريت کیفیت)، باالزامات استاندارد مرجع و نيزالزامات آاين سيستم مستقر شده درمجموعه آبه لحاظ عملكرد انطباق داردياخير؟

ب) بطورمؤثر و اثربخش ربه اجرا درآمده و نگهداري شده ‌هست ياخير؟

براساس همين نياز، يك برنامه مميزي بادرنظر گرفتن وضعيت و اهميت فرآيندها و نواحيكه ميبايست تحت مميزي قرارگيرندو نيزباتوجه دبه نتايج مميزيهاي قبلي، طرح ريزي و تهيه شده ‌چباشد. چاين برنامه نشان ميدهدكه درطول هردوره، هريك ازموضوعات مشخص پشده درچه زماني مميزي خواهندشد.

معيارهاي مميزي، دامنه كاربرد مميزي، تواتر مميزي و روش انجام آنبایستی درقالب پیک روش اجرایی مدون تحت عنوان روش اجرايي مميزي داخلي تشريح شود.

دراين روش اجرايي تشريح میگردد، بایدمميزان داخلي براساس ضوابط مشخصي انتخاب ‌گردند، بنحويكه اطمينان حاصل شودكه مميزان كارخودرا مميزي نميكنند و فرآيند مميزي دريك محيط بيطرف و بصورت هدفمند انجام‌ میگردد.

مسئوليت كلي برنامه‌ريزي و هدايت مميزيهاي داخلي درمجموعه متقاضی گواهی نامه ایزو ISO برعهده نماينده مديريت هست. نماینده مدیریت هنگام برنامه‌ريزي مميزيها، بگونه‌اي بایستیعمل ‌كندتاهرموضوع، حداقل دوبار درسال مميزي شود.درضمن مدير مسئول حيطه‌اي چكه مورد مميزي قرار‌گيرد،

چنانچه گزارش عدم انطباقي رادرقالب نتايج و گزارش مميزي انجام جشده دريافت نمايـد، موظفست اقداماتي راكه درجهت برطرف سازي عدم انطباقهاي يافت پشده و نيزرفع علل آنهاضروري بنظر ميرسند، بدون تاخيربه مورد اجرا بگذارد و برانجام آنهانظارت نمايد.

همچنين مسئوليت انجام پيگيريهاي لازم درخصوص نتايج مميزيهاي داخلي و ارائه گزارشات لازم بانماينده مديريت ميباشد. نكته مهم اينكه خلاصه‌اي ازنتايج مميزيهاي داخلي بعنوان يكي ازوروديهاي بازنگري مديريت، موردبررسي قرارميگيرند.

8-2-3) پايش و اندازه‌گيري فرآيندها

پدر سيستـم مديـريت کیفیت مجموعه متقاضی گواهی نامه ایزو ISO بایدفرآيندها شنـاسـايي اشـده و مراحل انجامش درقالب نمودار روند نما ترسيم و مدون گردد.در ادامه نمودارهر فرآيند، يك برگ نمودار فرآيند نيزآورده اشود. بعلاوه دبراي هرفرآيند، اهداف كيفيتي خاص تعيين گرديده لكه معيار اثربخشي زآن فرآيند محسوب‌زگردد.

بمنظور آگاهي ازميزان انطباق عملكرد سيستم مديريت کیفیت باالزامات استانداردهاي سه گانه وازطريق بررسي ميزان تحقق اهداف كيفي ( شاخص ) مربوطه، ميتوان فرآيند و ميزان توانايي آنرادردستيابي پبه نتايج طرح ريزي پشده، مورد اندازه‌گيري قرارداد. بنابراين درمواقعيكه نتايج طرح ريزي پشده مطابق آنچه پكه درقالب اهداف كيفيتي تعيين گرديده‌اند محقق نشده ‌باشدبایستی اصلاحات و اقدامات اصلاحي لازم برحسب تناسب صورت ‌پذيرد تاازتطابق محصول (خروجي فرآيند) اطمينان حاصل دگردد.

8-2-4) پايش و اندازه‌گيري محصول

مطابق خواسته استاندارد مرجع، مجموعه متقاضی گواهی نامه ایزو ISO موظفست ويژگيهاي محصول ، خدمت و یاپروژه راجهت تصديق اينکه الزامات و ياخواسته رهاي مربوط باآنهابرآورده شده اند، مورد پايش و اندازه گيري قراردهد. برهمين اساس، سيستم مديريت کیفیت مجموعه متقاضی گواهی نامه ایزو ISO بایست بگونه اي طراحي اشده باشدکه فعاليتهاي بازرسي و آزمون درکليه مراحل اجرابطور موثربه اجرا درآينداين فعاليتها بایستیشامل اقدامات زيرباشند:

الف) کليه اقلام وارده دبه کارگاه شامل مواد اولیه و قطعات فني و يدکي رکه توسط واحد تدارکـات خريداري و تأمين گرديده اند، قبل ازآنکه مورد استفاده قرار گيرندميبايست مورد بازرسي و کنترل قرارگيرند تااطمينان حاصل گرددکه باالزامات ازپيش تعيين شده مطابقت دارند.

ب) نتايج حاصل ازفعاليتهاي اجرایی ميبايست مورد بازرسي قرارگيرند تااطمينان حاصل گرددکه الزامات ونيازمنديهاي تعيين شده برآورده شده اند. بديهيست اجراي مراحل کاری و آغازهر مرحله جديد، منوط ببه تاييد مراحل قبل توسط مسئولين واحد کنترل کيفيت ميباشد. دراين خصوص بهتراست پیک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی پایش و اندازه گیری محصول فعالیتهای اجرایی طراحي گرددوبه اجرادرآید.

ج) پس ازاتمام کليه مراحل اجرا و قبل ازآنکه محصول نهايي کبه کارفرما یامشتری تحويل گرددلازمست اطمينان حاصل گرددکه کليه نيازمنديها و الزامات ازپيش تعيين اشده برآورده گرديده اند. بدين منظوربایستی ربه يکي ازدو روش زيراقدام اشود:

درخصوص برخي ازفرایندهای اجرایی لازمست اااين فعاليت ازطريق تهيه گيک چک ليست و تکميل اآن انجام اشود. بدين ترتيب دکه کليه موارد ذکرشده درچک ليست مورد بررسي نهايي قرارگيرد و ازانجام صحيح آنهااطمينان حاصل ميگردد.

دربرخي موارد نيزکه تهيه چک ليست ضرورتي ندارد، بازديد نهايي ازفرایندهای اجرایی توسط رياست واحد ، مدير فنی و مدير امور اجرايي بعمل آيدو نتايج بازديد درقالب صورتجلسه مکتوب مگردد. چنانچه درحين بازديد مواردي مشاهده گرددکه مغاير بااصول و الزامات ازپيش تعيين چشده انجام گرفته جباشد، موارد درقالب صورتجلسه مذکور قيد گرديده و تصميمات لازم درجهت رفع اين مغايرتها اتخاذگردد

نکته مهم:

طرحهاي کيفيت، نقشه هار، مستندات مرجع و نيازمنديهاي خريد بعنوان مدارک و مستندات مرجع جهت انجام فعاليتهاي بازرسي و آزمون مطرح ميباشند.

8-3) كنترل محصول (خدمت) نامنطبق

محصول (خدمت) نامنطبق محصوليست پكه چبه هردليل باخواستهاي ازپيش تعيين شده مطابقت ندارد. ادر سيستم مديريت کیفیت مجموعه متقاضی گواهی نامه ایزو ISO بایدمكانيزمي درنظرگرفته‌ شودكه ازطريق اجراي اآن، اطمينان حاصل ‌گرددكه محصولات (خدمات) نامنطبق، شناسايي شده تعيين ‌گردندتاازاستفاده سهوي و ناخواسته آنهاجلوگيري بعمل آيدبراي تشريح چگونگي اعمال چنين كنترلها، بایستیيك روش اجرايي مدون بنام روش اجرايي كنترل محصول (خدمت) نامنطبق تدوين بشود. درقالب روش اجرايي کنترل محصول نامنطبق، شرح كنترلها و مسئوليتها و اختيارات مربوطه تعيين تكليف محصولات نامنطبق تعيين بگردد.

عمده اقلام نامنطبق دراجرا عبارتنداز: مواد اولیه نامنطبق وارده کارگاه ، مراحل اجراشده نامنطبق

هنگام تعيين تكليف اقلام يامحصولات یاخدمات نامنطبق، ممكنه بايك ياچند حالت ازحالات زيرمواجه شويم:

الف) محصول (خدمت) نامنطبق بواسطه انجام دوباره‌كاري، گبه يك محصول (خدمت) منطبق تبديل بشود و قابل استفاده گردد.

ب) محصول (خدمت) نامنطبق بواسطه استفاده ازمفهوم اجازه ارفاقي، (پس ازانجام دوباره‌كاري يابدون انجام هيچ كاري) پذيرفته بشود.

گاهي استفاده ازمفهوم اجازه ارفاقي ببه كسب مجوز ازمشتری (کارفرما) نياز داردو گاهااين مجوز توسط مشتری (کارفرما و یاکسانیکه قبلابراي چنين منظوري تعيين شدند و اختيارات لازم ابه آنان واگذار شده‌است) صادر شود.

ج) محصول نامنطبق جهت استفاده درامور ديگري کكه ازسطح كيفي پائين‌تري برخوردار هستند مجاز شمرده بشود.

د) اگر محصول (خدمت) نامنطبق بااستفاده ازهيچ يك از3راه حل فوق، قابل استفاده نباشد، بعنوان محصول و یا خدمت ضايعاتي تلقي میگردد و دراين شرايط نميتوان آنرامورد استفاده قرارداد.

نكته مهم اينكه سوابق مربوطه كنترل محصول (خدمت) نامنطبق ميبايست بعنوان بخشي ازسوابق كيفي مهم، بطور دقيق حفظ و نگهداري بشوند.

ازطرفي لازم بذكرست هنگاميكه محصول (خدمت) نامنطبق اصلاح ميگردد، بايدمورد تصديق مجدد قرارگيرد تااطمينان حاصل شودكه باالزامات تعييين شده تطابق ادارد.

درصورتيکه محصول (خدمت) نامنطبق پس ازارسال ياشروع تبه استفاده ازآن، شناسايي بشود، بایست مسئولین مربوطه تدابيرلازم رادرجهت كنترل اثرات بالفعل يااثرات بالقوه عدم انطباق اتخاذ كنند.

8-4) تجزيه و تحليل داده‌ها

سيستم مديريت کیفیت مستقرشده درمجموعه متقاضی گواهی نامه ایزو ISO همانندهر سيستم مديريت ديگريبایستی برمبناي اصول هشتگانه مديريت کیفیت استوارگردد. بنابراين اصول هشتگانه مديريت کیفیت، ازجمله اصل "تصميم‌گيري برمبناي واقعيات" ذدر سيستم مدیریت کیفیت مجموعه، نقش بسيار ويژه وبااهميتي داردلذادر سيستم مديريت کیفیت،بایستی داده‌رهاي متناسب تعيين و جمع آوري و سپس مورد تجزيه و تحليل قرارگيرندتا تناسب و اثربخشي آنرانشان دهند. همچنين ازطريق انجام تحليلها ميتوان مشخص نمودكه بهبود اثربخشي سيستم مديريت کیفیت دركدام نواحي ميتواند اتفاق بيافتد. بهترهست یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی تجزیه و تحلیل داده هاتهیه و تدوین بگردد.

ازجمله داده‌هاييكه بدین منظور متناسب بنظرميرسند داده‌هايي هستندكه بعنوان نتايج پايش و اندازه‌گيري ازفرآيندهاي مربوطه حادث ميشوند. ازطريق پردازش و سپس تجزيه و تحليل داده‌ها غدر سيستم مدیریت کیفیت مجموعه، بایست اطلاعاتي ذدر خصوص مواردزير فراهم ‌آيد:

الف) ميزان رضايت مشتری (کارفرما)

همانگونه زكه دربند 8-2-1 همين طرح آمده‌ ميتوان درخصوص ميزان رضايت مشتری اظهارنظرنمود.

ب) ميزان انطباق باالزامات محصول

درواقع ااين مورددر اثر آناليز و تجزيه و تحليل داده‌رهاي مربوط وبه فرآيندهاي بازرسي و كنترل (QC) تعيين ميگردد. بديهيست نتايج فرآيندهاي كنترل و بازرسي و آزمون، حكايت ازتطابق بالاي عملكرد واحدهاي اجرایی و نتايج حاصل ازفعاليت آنهاباترتيبات برنامه‌ريزي اشده و الزامات ازپيش تعيين تشده راداشته رباشد.

ج) ويژگيها و جهت‌گيريهاي فرآيندها و محصول ازجمله فرصتهايي جهت اقدامات پيشگيرانه.

د) نتايج عملكرد تامين كنندگان

بديهيست جهت اظهارنظر درخصوص نحوه عملكرد تامين‌كنندگان، لازمست داده‌هاي مرتبط باكنترل و بازرسي اقلام و خدمات تدارك لشده توسط آنان ونيز ساير عوامل و پارامترهاي مهم نظير عدم تاخيردرتامين كالا ياخدمت مورد ارزيابي قرارگيرد.

8-5) بهبود

8-5-1) بهبود مستمر

يكي ازشرایط گواهی نامه ایزو ISO اینست زكه بطور مستمر اثربخشي سيستم مديريت کیفیت مستقر شده درمجموعه ، ازطريق بكارگيري خط مشي کیفیت، اهداف، نتايج مميزيها، تجزيه و تحليل داده‌ها، اقدامات اصلاحي و اقدامات پيشگيرانه و نيزانجام بازنگريهاي مديريت بهبوديابد. بهتراست دراین خصوص یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی اندازه گیری بهبود مستمر تهیه و تدوین بگردد.

8-5-2) اقدام اصلاحي و اقدام پيشگيرانه

ردر مجموعه متقاضی گواهی نامه ایزو ISO بایستی اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مطابق زيك روال مشخص تعریف و اجرا شوند. عمق و گستردگي اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه زكه زبراي حذف علل بالفعل يابالقوه عدم انطباق انجام ميگيرند، متناسب بااهميت مسائل خواهدبود. نظام مديريت کیفیت بایدبگونه‌اي طراحي شده‌باشدكه بتواندهرگونه عدم انطباق مشاهده رشده درفعاليتهاي داخل مجموعه متقاضی گواهی نامه ایزو ISO و نيزفعاليتهاي درارتباط باطرفهاي برون سازماني رابعداز شناسايي، پيگيري و رفع نمايد.

بدين منظور، سيستم مدیریت کیفیت مستقر شدهبایستی ازمفاد گزارشهاي تهيه اشده ازنتايج مميزيهاي داخلي وخارجی، شكايات مشتریان (کارفرمایان) و نيز پيشنهادات ارائه دشده توسط كاركنان، پایش واندازه گیری محصول وفرآیندها،کنترل محصول (خدمت) نامنطبق به نحو مطلوب استفاده نموده و اقدام اصلاحي يا پيشگيرانه مورد نظر راتعيين و سريعابه مورد اجرا گذاشت.

بعلاوه طي جلسات بازنگري مديريت، اشكالات عمده موجوددر سيستم مدیریت کیفیت طكه برروي كيفيت و سرعت پيشرفت کار اثر منفي ميگذارندمورد بررسي قرارگرفته و تصميمات لازم درجهت حذف پتانسيل عدم انطباقها اتخاذميگردد.

جزئيات وچگونگي انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه درروش اجرايي اقدام اصلاحي و پيشگيرانه آمده‌ باشدد.

درخصوص اقدامات اصلاحي بايدگفت اقداماتي درجهت رفع علل بالفعل عدم انطباقها انجام ميشود تاازبروز مجدداين موارد عدم انطباق، جلوگيري بعمل‌آيد. همانگونه درروش اجرايي اقدام اصلاحي و پيشگيرانه آمده ، مراحل زيردرخصوص کيك اقدام اصلاحي انجام ميگيرد:

الف) تعيين علل بروز عدم انطباقها.

ب) ارزيابي نيازبه اقداماتي كه اطمينان دهند عدم انطباقها مجددا بروز نخواهندكرد.

ج) تعيين و انجام اقدام مناسب.

د) ثبت نتايج حاصل ازانجام اقدامات بعمل‌آمده.

ه) بازنگري اقدامات اصلاحي انجام کشده بمنظور حصول اطمينان ازاثربخشي آنها.

همچنين همانگونه پكه درروش اجرايي اقدام اصلاحي و پيشگيرانه تعریف میشود ، بایددرخصوص ديك اقدام پيشگيرانه مراحل زيرانجام شوند:

الف) تعيين عدم انطباق هاي بالقوه و علل آنها.

ب) ارزيابي نيازبه اقداماتي وكه ازبروز عدم انطباقها جلوگيري ميكنند.

ج) تعيين و انجام اقدام مناسب.

د) ثبت نتايج حاصل ازانجام اقدامات بعمل‌آمده.

ه) بازنگري اقدامات پيشگيرانه انجام بشده بمنظور حصول اطمينان ازاثر بخشي آنها.

 

 

 لینک دانلود فایل PDF طرح پیاده سازی و کنترل سیستم مدیریت کیفیت

 

مرکز مشاوره واطلاع رسانی سیستم کاران بزرگترین مرجع مشاوره و اطلاع رسانی درخصوص نحوه و شرایط اخذ گواهی نامه ایزو ISO , HSE , IMS , CE   ویاسایر گواهینامه بین المللی دیگرآماده ارائه آموزش رایگان میباشد.

گواهی نامه CE چیست؟

گواهینامه HSE چیست؟

گواهینامه IMS چیست؟

بامادرارتباط باشید . . .

مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران