نظم سازمانی با ایزو
ایزو مبحثی ناشناخته برای سازمانهاست زیرا ایزو مبحثی تخصصی هست و به همین دلیل چنانچه از افراد پرسیده بشود که ایزو چیست؟ غالبا نمی توانند به این سوال پاسخی بدهند و تنها تعداد کمی از افراد هستند که آنها هم اطلاعات چندانی ندارند و اطلاعاتی سطحی دارند و می گویند ایزو یک استاندارد هست و درون رسانه های عمومی همچون تلویزیون تنها نام ایزو را شنیده اند اما از ماهیت ایزو اطلاعی ندارند. عنوان ایزو و نام ایزو ISO اما برای کارفرمایان و صاحبان مشاغل مختلف و سازمانها و نهادها و شرکتها قابل لمس تر هست و اصطلاح ایزو را به نسبت بیشتر شنیده و البته خیلیشان از ایزو شناختی ندارند و شناخت آنها کافی نیست به هر صورت علم و دانش جامعه از ایزو در حد همین عبارت ایزو هست. مقوله ایزو مبحثی هست که لازمست کارفرمایان و صاحبان کسب و کار و مشتریان از آن شناخت داشته باشند تا محصولات و خدمات و کالاهایی استاندارد در اختیار سازمانها قرار دهند.
ایزو ISO چیست؟
ایزو چیست؟ این سوال و مقوله، سوال غالب متقاضیان اخذ ایزو و شرکتها و صاحبان کار و مشتریان هست و در کل سوال کاربرانی که به هر دلیل به دنبال اخذ اطلاعات درباره مقوله ایزو و گواهینامه ایزو هستند. کاربران یا به دلیل کسب علم و دانش و آموختن و آموزش دانشجویی بدنبال کسب اطلاع درباره ایزو هستند و یا شرکتهایی هستند که بنابر دلایل مختلفی دنبال اخذ گواهی ایزو هستند. شرکتها غالبا بنابر دلایل زیر به دنبال اخذ و دریافت گواهی ایزو می روند:
دریافت گواهینامه ایزو بابت شرکت در مناقصات
اخذ ایزو جهت پیشرفت و بهره وری بیشتر
گرفتن ایزو جهت مطرح شدن در بازارهای ملی و بین المللی و صادرات
دریافت ایزو جهت رقابت در بازار و رقابت با رقبای همکار جهت جذب مشتری
اخذ گواهی ایزو بنابر دلایل سری شرکتها که تنها مرتبط به خودشان هست.
ایزو یکسری از الزامات و استانداردهای مورد نیاز شرکتهاست که توسط سازمان بین المللی ISO در سراسر جهان منتشر می گردد و انواع استانداردهای تدوین شده در این سازمان مورد بررسی قرار گرفته و سپس با اکثریت آرا منتشر می گردد. سازمان استاندارد جهانی ایزو در کشور ژنو قرار دارد و کشورهای بسیاری درون این سازمان عضو هستند که ایران نیز یکی از این کشورهاست. استانداردهای ایزو در زمینه های متعددی همچون حوزه های مدیریتی ، محصولات و خدماتشان تعدادی بسیاری ایزو منتشر کرده است که متناسب هر حوزه کاری استاندارد و یا استانداردهای مختلفی تدوین شده است و در هر حوزه ای یک کد و شماره چهار و یا پنج رقمی هست که هر کدام از این شماره های ایزو نشان دهنده استانداردی خاص در حوزه ای خاص هست. با این تفاسیر می توان چنین گفت که ایزو در حقیقت یک استاندارد هست که جهت تمامی حوزه ها با مشخصه و شماره ای مختص آن تهیه و تدوین شده است.
ایزو مرتبطه با نظم سازمانی
لیست استاندارد ایزو بسیار گسترده و مختلف و متعدد هست که در این لیست یکسری استانداردها مختص به سیستمهای مدیریتی هستند و اختصاص به سیستمهای مدیریتی دارند. استانداردهای سیستم مدیریتی دو بخش می شود و به دو بخش تقسیم میشود عمومی و تخصصی و به عبارتی دو بخش ایزو های عمومی و ایزو های تخصصی . ایزو عمومی همانطور که از نامش پیداست عمومیت دارد و برای هر مجموعه و سازمان و شرکت با هر حوزه کاری کاربرد دارد و تمامی شرکتها با هر حوزه کاری بهش نیازمندند. از جمله این ایزوهای عمومی پرکاربرد اگر بخواهیم با ذکر ترتیب اولویت پرکاربردترین بیان کنیم، بایستی اینگونه بیان کنیم و نام ببریم:
ایزو 9001 یا همان ISO 9001 تحت عنوان استاندارد سیستم مدیریت کیفیت
ایزو 14001 و یا ISO 14001 با عنوان استاندارد سیستم مدیریت زیست محیطی
ایزو 45001 یا اینکه ISO 45001 تحت عنوان استاندارد سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای
ایزو 10001 ISO 10001 با عنوان سیستم مدیریت رضایت مشتریان - منشور رفتار سازمانی
ایزو 10002 ISO 10002 با عنوان سیستم مدیریت رسیدگی شکایات مشتریان
ایزو 10003 ISO 10003 تحت عنوان سیستم مدیریت کیفیت در حل اختلاف مشتریان
ایزو 10004 ISO 10004 تحت عنوان سیستم مدیریت سنجش رضایت مشتریان .
چهار استاندارد ایزو 10001 ، ایزو 10002 ، ایزو 10003 و ایزو 10004 تحت عنوان سیستمهای مشتری مداری نیز نامیده می شوند که جهت جلب رضایت مشتریان و بهره وری از طریق جلب نظر و رضایت مشتری و در نهایت جذب مشتری مورد نیاز تمام سازمانها هست.
استانداردهای ایزو تخصصی نیز که متناسب حوزه و زمینه فعالیت سازمان تعریف می شود و بیان می گردد و همانطورکه از نامش پیداست تخصصی هست. بعنوان مثال در زمینه مواد و صنایع غذایی شرکتهای فعال در این زمینه استاندارد ایزو 22000 سیستم مدیریت ایمنی در صنایع غذایی را برای سازمان خود پیاده سازی می کند.
از میان استانداردهای تخصصی می توان بدین موارد اشاره کرد:
در حوزه خودرو سازی ایزو 16949 استاندارد سیستم مدیریت کیفیت در صنایع خودروسازی
در حوزه صنایع نفت و گاز و پتروشیمی ایزو 29001 استاندارد سیستم مدیریت کیفیت در صنایع نفت و گاز و پتروشیمی
در حوزه صنایع و تجهیزات پزشکی ایزو 13485سیستم مدیریت کیفیت در صنایع و تجهیزات پزشکی
ایزو 27001 استاندارد سیستم مدیریت امنیت اطلاعات
و بسیاری استانداردهای تخصصی دیگر که به دلیل تعدد آنها در این مقال نمی گنجد و تنها 4 استاندارد به عنوان نمونه تعریف گردید.
از میان تمامی استانداردهای عمومی ، ایزو 9001 تحت عنوان استاندارد سیستم مدیریت کیفیت به عنوان مادر تمامی استانداردها تعریف و مطرح می گردد و به عنوان استاندارد مادر یک نظم سازمانی درون سازمان ایجاد می کند. حالا قطعا سوال پیش میاید که چگونه ایزو 9001 نظم سازمانی ایجاد می کند که در اینجا مختصرا بدان می پردازیم.
ایزو 9001 چگونه باعث نظم سازمانی می شود؟
ایزو 9001 و تهیه و تدوین و طراحی و مستند سازی و پیاده سازی این استاندارد بسیار مهم هست اما چون مدیران سازمانها درک درستی درباره پیاده سازی واقعی ایزو 9001 در سازمان خود ندارند و همچنین آموزشهای لازمه را ندیده اند و آگاهی کافی ندارند نمی توانند بهره وری کافی را از سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 ببرند. جهت آگاهی و درک درست تنها کافی هست که مدیران کلیدی و تصمیم گیرنده سازمانها یکبار متن فارسی استاندارد 9001 را با دقت و توجه کامل خوانده و مطالعه بفرمایند. کافیست فقط یکبار مدیران تصمیم گیرنده یک سازمان و یک مجموعه ، متن فارسی ایزو 9001 را با دقت مطالعه کنند. چنانچه مطالعه دقیق و واقعی صورت پذیرد درمی یابیم که ایزو 9001 برای همه مشاغل تعاریف و حرفهایی برای زدن دارد و در زمینه پیشرفت و موفقیت و بهره وری هر سازمانی نسبت به رقبا الزاماتی کاربردی را بیان کرده و تعریف می کند و همچنین یک الگو و نمونه مدیریتی تایید شده و پیشرفته به توسط سازمان جهانی ISO ارائه می کند. مثلا درون سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 الزامی بیان شده که هر شرکت بایستی تمامی فرآیندهایش از جمله مسئولیتها و اختیارات کارکنان و افرادش ضمن شفاف بودن جوابگوی نیاز صاحبان کار و شرکتها و سازمان باشد. این الگو در حقیقت به زبانی ساده همان چارت سازمانی ویا نمودار سازمانی هست که وظایف خصوصی و عمومی پرسنل را شرح می دهد. درون متن استاندارد ایزو 9001 تنها بیان شده تعیین اختیارات و مسئولیتها اما متن ایتاندارد الزامات گسترده ای دارد که دیگر آن وظیفه مشاور طراحی و مستند سازی و پیاده سازی و اجرای ایزو هست که تمامی بندهای استاندارد ISO 9001 به همراه الزامات تعریف شده متناسب حوزه فعالیت سازمان و نیاز سازمان را تعریف کند. اما به جرات میتوان گفت همین بند چارت سازمانی که بیانگر شرح وظایف و مسئولیتها و اختیارات هست به تنهایی خودش می تواند از اختلالات کاری کارکنان در اموری که به آنها محول شده جلوگیری کرده و همین امر باعث ایجاد یک نظم عالی و در نهایت بالا رفتن سرعت کار می گردد. می بینیم که این یک فرآیند ساده چه تاثیر گسترده ای در سازمان دارد پس چرا سازمانها و شرکتها از کلیه الزامات آمده و دستورات آورده شده در متن ایزو 9001 در تمامی ریزبخشهای سازمان استفاده نکنند.
چگونه می توانیم یک مشاور ایزو خوب پیدا کنیم؟
امروزه شرکتها با جستجو درون فضاهای مجازی همچون گوگل و یا اینستاگرام و ... به دنبال مشاوره ایزو می گردند و خیلی از افراد حقیقی و حقوقی هم که در این زمینه ایزو فعالیت دارند تنها دلال این کار هستند و علم کافی را جهت دادن مشاوره ایزو ندارند و تنها از یک پکیج مستندات ایزو استفاده کرده و با سو استفاده از نداشتن آگاهی متقاضی بهشان تمی گویند و تلقین می کنند که شرکتشان ایزو دارد و اما این درست نیست و اینجا استفاده از مشاور معنا پیدا می کند. انتخاب مشاور ایزو خوب با این تفاسیر و پیشرفت علم و تکنولوژی و فضای مجازی و سایت سازی و غیره کار سختی هست بدلیل اینکه همه حتی دلالان ناآگاه خودشان را به عنوان مشاور ایزو معرفی می کنند حال آنکه دانش و علم کافی در این خصوص را ندارند. متقاضیان محترم می توانند از رهنمونها و مشاوره های رایگان مرکز سیستم کاران بهره ببرند تا بتوانند یک مشاور خوب پیدا کنند تا صرفا تنها یک برگه به عنوان گواهی ایزو دریافت نکنند و پیاده سازی واقعی سیستم مدیریت کیفیت را مطابق استاندارد ایزو 9001 انجام دهند تا به واسطه این پیاده سازی واقعی به یک نظم سازمانی برای مجموعه و شرکت و سازمان خود برسند.
سیستم کاران بزرگترین مرجع مشاوره و اطلاع رسانی در حوزه طراحی ، مستند سازی، اجرا و بهبود سیستمهای مدیریتی در خدمت کلیه متقاضیان محترم می باشد.
صفحه ما را در اینستاگرام دنبال کنید.