طرح پیاده سازی و کنترل سیستم مدیریت یکپارچه ( IMS ) جهت اخذ گواهینامه IMS

از جمله دغدغه های مجموعه هایی که قصد دارند استاندارد سيستم مديريت یکپارچه (IMS) را مطابق با الزامات ISO9001 و ISO14001 و OHSAS18001را در سطح مجموعه خود پیاده سازی و یا کنترل کنند این است که نمی دانند باید چه کار کنند. لذا مرکز مشاوره و اطلاع رسانی در راستای یک اقدام فرهنگی یک طرحی تدوین کرده است که مجموعه های متقاضی می توانند با مطالعه این طرح به یک نقشه راهی برسند که بتوانند نسبت به پیاده سازی واقعی و یا کنترل سيستم مديريت یکپارچه (IMS) سیاست گذاری کنند.

1- كليات طرح پیاده سازی و کنترل سیستم مدیریت یکپارچه

1-1) هدف

تشريح الزامــــــــات طرح جهت پیاده سازی و کنترل سيستـــــــم مــــديريت یکپارچه (IMS) مجموعه متقاضی گواهینامه IMS براساس ترکیب سه استانداردISO9001 و ISO14001و OHSAS18001براي كليه فعاليتهاي مرتبط در صنایع مختلف مي‌باشد.

1-2) دامنه كاربرد

طرح پیاده سازی و کنترل سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مجموعه متقاضی گواهینامه IMS، كليه واحدهاي موثر بر كيفيت، را شامل مي شود و رعايت الزامات سه استانداردISO9001 و ISO14001و OHSAS18001را در كليه بخش های اصلی و زیر مجموعه های تابعه لازم الاجرا می داند.

1-3) مسئوليت

اين طرح توسط مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران تهيه و به تایید و تصويب مديريت پروژه رسيده است. مسئوليت توزيع و به روز رساني آن با مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران مي باشد.

در این طرح از تعاريف ارائه شده در سه استانداردISO9001 و ISO14001و OHSAS18001استفاده شده است.

نماينده مديريتمجموعه یا مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران مسئول انتشار این طرح است و انتشار آن پس از امضاء مدير پروژه صورت می پذیرد.

3-1) تغييرات

طرح پیاده سازی و کنترل سيستم مديريت یکپارچه (IMS) توسط واحد های فنی مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران هر سال حداقل يكبار مورد بررسي قرار مي گيرد و در صورت لزوم با تاييد قسمت هاي ذيربط بازنگري مي شود. اين بازنگري با تصويب مديريت پروژه لازم الاجرا مي باشد.

4- تشریح عناصر طرح پیاده سازی و کنترل سيستم مديريت یکپارچه (IMS)

4-1) الزامات عمومي

طرح پیاده سازی و کنترل سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مجموعه متقاضی گواهینامه IMS براساس الزامات و خواسته هاي استاندارد بين المللي طراحي و ايجاد گرديده، مستند شده و در سطح مجموعه متقاضی گواهینامه IMS به اجرا در آمده است.

لازم به توضیح است که اثربخشی این طرح بطور مستمر در حال افزايش است. در قالب اين سيستم ، مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی اقدامات زير را انجام دهد:

الف) فرآيندهايي که در سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مجموعه متقاضی گواهینامه IMS به آنها نياز بوده است، شناسايي گرديده و به کمک نمودارهاي خاصي مستند گردند. لذا در اين خصوص، بایستی به نمودار توالی و تعامل فرآيندهاي مختلف اشاره کرد که بایستی تهیه گردد.

ب) هنگام اجراي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) نياز است که از اجرا و کنترل مؤثر و اثربخش فرآيندهاي شناسايي شده اطمينان حاصل گردد. بنابراين معيارهايي نظير اهداف کیفیتی ، زیست محیطی و ایمنی بهداشت حرفه ایی براي هر فرآيند تعيين گرديده تا ميزان تحقق آنها بعنوان شاخص اثر بخشي هر فرآيند مدنظر قرار گيرد.

ج) در طول طراحي و استقرار اين سيستم ، همواره سعي گردد تا از دسترس بودن منابع و اطلاعاتي که براي پشتيباني از اجرا و پايش اين فرآيندها به آنها نياز بوده است، اطمينان حاصل گردد، چنانچه نتايج مميزي هاي داخلي يا خارجي، گزارشات نماينده مديريت، گزارشات توقف اجراي پروژه ها يا حکايت از کمبود منابع داشته باشد، اين منابع بایستی در اسرع وقت از سوي مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS تامين گردد. بديهي است مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی خود را نسبت به تامين منابع و نيازهاي آتي نيز متعهد مي داند.

د) هرجا که لازم باشد فرآيندهاي در حال اجرا مورد پايش، اندازه گيري و تجزيه و تحليل قرار ‌گيرند تا اطمينان حاصل شود که نتايج طرح ريزي شده محقق گرديده يا مي گردند.

ه) هرجا که نتايج پايش و اندازه گيري فرآيندها حکايت از آن داشته باشد که نتايج طرح ريزي شده محقق نگرديده يا محقق نخواهند شد، اقدامات لازم جهت اصلاح شرايط بعمل آید تا اطمينان حاصل گردد که نتايج طرح ريزي شده محقق گرديده و اثر بخشي فرآيند نيز بطور مستمر بهبود خواهد يافت. بديهي است که فرآيندهاي فوق الذکر مطابق با الزامات استانداردهای مرجع توسط مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS، مديران واحدها و نماينده مديريت، بطور دقيق و مؤثر بایستی کنترل گردند.

نکته مهم:

هنگام شناسايي و تدوين فرآيند هاي مورد نياز سيستم مديريت کیفیت به اين نکته توجه شود که فرآيند هاي شناسايي شده مي بايست شامل فعاليت هاي مديريتي ، فراهم ساختن منابع ، تحقق و شکل‌گيري محصول و اندازه گيري باشند. نگاهي به مجموعه فرآيندهاي شناسايي شده نشــان مي دهد که فرآيندهاي فوق شامل هر 4 گروه از فعاليت هاي فوق مي باشند.

4-2) الزامات مستندسازي

4-2-1) كليات

يکي از مهمترين ويژگي هاي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) ، مستند بودن آن است. بديهي است که اين مستندسازی تابع ضوابط و شرايط خاصي خواهد بود. همچنين گستردگي مستندات تدوين شده براي سيستم، به نحوي است که جوابگوي نيازهاي استاندارد مرجع باشد. اين مستندات عبارتند از:

الف) خط مشي سیستم مدیریت یکپارچه و اهداف

خط مشي سیستم مدیریت یکپارچه مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی توسط مديريت عالي تدوين شده باشد و به پرسنل نیز ابلاغ شده باشد.

ب) نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه

ج) روشهاي اجرايي (شامل 6 روش اجرايي الزام شده توسط استاندارد مرجع) + روشهاي اجرايي شناسايي شده.

د) ساير مستندات

سایر مستنداتی که جهت حصول اطمينان از مؤثر بودن در طرح ريزي، اجرا و کنترل فرآيندهاي شناسايي شده ضروري تشخيص داده شده و تهيه گردد. از جمله اين مستندات مي توان به طرح HSE ( HSE PLAN ) طرح‌هاي کيفيت، دستورالعمل‌ها و فرم‌ها اشاره کرد.

هـ ) سوابق

شامل سوابق الزام شده توسط استاندارد مرجع و ساير سوابق.

نکته : به منظور تصميم گيري جهت تعيين گستره مستند سازي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) در مجموعه متقاضی گواهینامه IMS ، به موارد زير بایستی توجه شده باشد:

الف) ماهيت کار فرایندها

ب ) پيچيدگي فرآيندها و تأثيرات متقابل آنها

ج ) صلاحيت و شايستگي نيروي انساني شاغل در اجرای فرایندها

د) وجود يا عدم وجود مدارک و مستندات برون سازماني (که از طرف کارفرمايان ابلاغ گرديده و مرجع انجام کار قرار مي گيرند).

4-2-2) نظامنامه سيستم مديريت یکپارچه (IMS)

اين مدرک، به عنوان يکي از مدارک سطح بالاي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS مطرح است. بطور كلي مي‌توان گفت که اين نظامنامه، چگونگي پاسخگويي به نيازمندي هاي استاندارد هاي مرجع را تشريح مي نمايد . اطلاعات اين نظامنامه بایستی شامل موارد زير باشد:

الف) دامنه کاربرد سيستم مديريت یکپارچه (IMS) بایستی شامل جزئيات و دلايل توجيهي جهت کنارگذاري برخي از الزامات استاندارد مرجع باشد.

ب) روشهاي اجرايي مدون سيستم مديريت یکپارچه (IMS) در اين نظامنامه بایستی تشريح شده باشند يا به آنها آدرس دهي شده باشد.

4-2-3) كنترل مستندات

کليه مستنداتي که براساس خواسته هاي استانداردهاي مرجع تهيه و تدوين گرديده اند، بایستی تحت کنترل سيستم کنترل مستندات قرار گیرند.

به منظور تشريح نحوه کنترل مستندات ،بایستی يک روش اجرايي مدون تحت عنوان روش اجرايي کنترل مستندات تدوين گردد. در اين روش اجرايي، بایستی موارد زير تشريح شده باشد :

الف) هريک از مستندات سيستم مديريت یکپارچه (IMS) ، قبل از انتشار و توزيع، مي بايست مراحل بررسي و تصويب را بگذرانند تا از تناسب آنها با موضوعات مربوطه اطمينان حاصل شود. نحوه انجام بررسي هاي پيش از انتشار در روش اجرايي مذکور آمده باشد.

ب) مدارک و مستندات مربوطه به نحوي تدوين شده باشند که قابليت تغيير را داشته باشند. لذا روال بازنگري و برحسب نياز به روزآوري و نيز تصويب مجدد آنها نيز در روش اجرايي مذکور آمده باشد.

ج) جهت حصول اطمينان ازاينکه تغييرات و وضعيت ويرايش جاري مستندات مشخص شده اند، از يک Master List (فهرست اصلي مستندات سيستم مديريت یکپارچه (IMS) ) استفاده شود.

د) بعنوان يک موضوع مهم، همواره بايد اطمينان حاصل گردد که ويرايش هاي معتبر مستندات مذكور در مکان هاي استفاده در دسترس باشند و پرسنل کاربر به آنها دسترسي داشته باشند.

هـ) مستندات مذكور خوانا و قابل تشخيص و مطابق فرمت تعيين شده در روش اجرايي کنترل مستندات، تهيه شده و نگهداري شوند.

و) نحوه کنترل مدارک و مستندات برون سازماني (شامل نحوه شناسايي و چگونگي توزيع آنها) مي‌بايست تحت کنترل باشد. ازجمله اين مواردمي توان به نقشه هاي فني ابلاغ شده ازطرف مشتری (کارفرما) ، دستورالعمل هاي ايمني ابلاغ شده از طرف مراجع ذی صلاح و یا مشتری (کارفرما) يا طرح هاي کيفيت و طرح های HSE(HSE plan ) ابلاغ شده توسط ایشان اشاره نمود. بایستی نحوه اعمال اين کنترل ها نيز در روش اجرايی کنترل مستندات آمده باشد .

ز) بایستی اطمينان حاصل گردد از اينکه مدارک و مستندات منسوخ بطور کامل از سيستم جمع آوري شده اند تا بطور سهوي و ناخواسته مورد استفاده قرار نگيرند. چنانچه اين نوع مدارک به هر دليلي در محل هاي استفاده باقي مانده و جمع آوري نشده اند، بايد به نحو مناسبي مورد شناسايي قرارگيرند تا از بروز مشکلات بعدي جلوگيري بعمل آيد. در اين خصوص تمهيدات خاصي انديشيده شده که بایستی در روش اجرايي کنترل مستندات بطور کامل تشريح شده باشد.

4-2-4) كنترل سوابق

کليه سوابق مربوط به نتايج اقدامات حاصل از اجراي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) در مجموعه متقاضی گواهینامه IMS ، ثبت و نگهداري مي شوند و بایستی بتوان ثابت نمود که:

الف) نيازمنديهاي مشخص شده و الزامات از پيش تعيين شده تامين و برآورده شده اند.

ب) سيستم مديريت یکپارچه (IMS) بطور موثر عمل مي نمايد.

سوابق ناشي از اجراي سيستم ها که براي اثبات و نشان دادن دستيابي به اهداف تعيين شده و ميزان اثر بخشي عملكرد اين سيستم ها مي توان از آنها استفاده کرد، بطور دقيق حفظ و نگهداري شوند. محيط نگهداري اين سوابق به گونه اي باشد که امکان خرابي، صدمه و ضايع شدن آنها وجود نداشته باشد.

مدارک و سوابق زير در زمره سوابق سيستم مديريت یکپارچه (IMS) قرار مي گيرند :

• اهداف و برنامه تحقق اهداف
• صورتجلسات بازنگري مديريت
• سوابق مربوط به کنترل مستندات
• سوابق مربوط به خريد و ارزيابي تامين کنندگان (پیمانکاران فرعی)
• سوابق مربوط به اجراي مراحل مختلف فرایندها
• سوابق مرتبط به انجام فعاليت هاي بازرسي و آزمون
• سوابق کاليبراسيون ابزارهاي پايش و اندازه گيري
• سوابق اقدام اصلاحي و پيشگيرانه
• سوابق مرتبط با انبار
• سوابق مميزي هاي داخلي سيستم مديريت یکپارچه
• سوابق آموزشي کارکنان
• ساير سوابق نتايج حاصل از اجراي اين سيستم ها
• نظرات و پيشنهادات مشتری (کارفرما)

لازم به ذکر است که به منظور تعريف کنترل هاي لازم براي شناسايي، انبارش، حفاظت، بازيابي، مدت نگهداري و معدوم سازي سوابق کيفي، بایستی يک روش اجرايي مدون تحت عنوان روش اجرايي کنترل سوابق کیفی تهيه شده باشد .

5- مسئوليت مديريت

5-1) تعهد مديريت

مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی همواره خود را نسبت به حمايت و پشتيباني از سيستم مديريت کیفیت متعهد بداند. اين مديريت بایستی از طريق انجام امور مختلف از جمله موارد زير، سعي نماید تا شواهدي دال بر تعهد خود نسبت به توسعه و استقرار اين سيستم ها و نيز بهبود مستمر اثر بخشي اين سيستم فراهم آورد.

الف) مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS تلاش نموده است تا اطلاعات لازم را درخصوص اهميت برآورده ساختن الزامات کارفرمايان و همچنين الزامات قانوني و دولتي به پرسنل ارائه نمايد. اين کار از طريق برگزاري جلسات توجيهي، ارائه آموزش هاي لازم به پرسنل انجام شود.

ب) مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی اقدام به تعيين خط مشي سیستم مدیریت یکپارچه و ابلاغ آن به پرسنل نماید.

ج) مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی بر تعيين اهداف به صورت کلان نظارت داشته و از تعيين اين اهداف براي کليه فرآيندها، اطمينان حاصل نماید.

د) مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS مطابق آنچه که در بند 5-6 اين نظامنامه آمده است،بایستی اقدام به برگزاري جلسات بازنگري مديريت نماید.

هـ)مديريت عالي از بدوآغاز پروژه ها، بایستی همواره تلاش کند تا از در دسترس بودن منابع مورد نياز پروژه اطمينان حاصل کند. بدين منظور بایستی همواره مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه IMS سعي در شناسايي منابع مورد نياز و تامين اين منابع داشته باشد . نتايج مميزي هاي داخلي، گزارش هاي نماينده مديريت و موارد ديگري از اين دست، همگي مي توانند بعنوان ابزارهاي شناسايي منابع مورد استفاده قرار گيرند. منابع مورد نياز پروژه ها در قالب 3 گروه سخت افزار، نرم افزار و مغزافزار (منابع انساني) تقسيم بندي مي شوند.

5-2) تمركز بر مشتري (كارفرما)

مشتري مداري يا تمرکز بر مشتري بایستی بعنوان يکي از اصول هشتگانه مديريت مطرح ‌باشد. مجموعه متقاضی گواهینامه IMS نيز خود را يک سازمان مشتري محور بداند. لذا مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی همواره به دنبال حصول اطمينان از اين موضوع باشد که الزامات مشتري (کارفرما) به طور دقيق و شفاف تعيين گرديده و با هدف افزايش ميزان رضايت کارفرما برآورده مي شوند.

5-3) خط مشي

مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی بعنوان يکي از شواهد موجود در جهت تعهد وي نسبت به سيستم مديريت یکپارچه (IMS) ، اقدام به تدوين و ابلاغ خط مشي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) نموده است . در تدوين اين خط مشي بایستی موارد زير لحاظ شده باشد :

الف) خط مشي به گونه اي تدوين شده باشد که با اهداف سازمان متناسب باشد.

ب) خط مشي تدوين شده شامل تعهدي مبني بر برآورده ساختن الزامات و بهبود مستمر اثربخشي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) باشد.

ج) خط مشي به گونه اي تدوين شده باشد که اهداف ذکر شده در آن، چارچوبي براي تعيين و بازنگري اهداف کيفيتي، اهداف کلان وخرد زیست محیطی و ایمنی وبهداشت شغلی محسوب گردد.

د) در برگیرنده تعهد سازمان به الزامات سيستم مديريت یکپارچه (IMS) باشد.

ه) به دنبال افزایش اثر بخشی و بهبود مداوم باشد.

خط مشي تعيين شده بایستی بصورت مناسب و از طريق نصب در اماکن عمومي، به پرسنل ابلاغ گردد. همچنين نماينده مديريت سعي نمايد از طريق ملاقات پرسنل و نيز برگزاري جلسات توجيهي براي آنان، اطمينان حاصل نمايد که خط مشي توسط پرسنل درک شده است.

خط مشي تدوين شده براي تداوم تناسب مورد بازنگري قرار گيرد. اين بازنگري معمولا در قالب جلسات بازنگري مديريت اتفاق مي افتد.

5-4) طرح‌ريزي

5-4-1) اهداف

جهت دستیابی به رضایت مشتریان وطرف های ذینفع و انطباق عملکرد سيستم مديريت یکپارچه (IMS) با خط مشی مجموعه متقاضی گواهینامه IMS، اهداف خرد وکلان کیفیتی ، زیست محیطی و ایمنی و بهداشت شغلی در واحد ها و سطوح مرتبط به داخل سازمان بر اساس فرم مربوطه تعیین شده باشند. از جمله اين اهداف، مي توان به اهدافي اشاره نمود که براي برآورده ساختن الزامات محصولات مورد نياز بوده اند. نکته بسيار مهمي که در تدوين اين اهداف باید مدنظر قرار گرفته شود این است که تمامي اين اهداف قابل اندازه‌گيري بوده و سازگار با خط مشي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) تعيين شده باشند.

در تعیین و بازنگری اهداف کلان، بایستی الزامات قانونی وسایر الزامات، گزینه های فن آوری، الزامات مالی و عملیاتی و بازرگانی و دیدگاه های طرف های ذیربط در نظر گرفته شده باشد.

5-4-2) طرح‌ريزي سيستم مديريت یکپارچه (IMS)

مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی از طريق انجام بازنگري هاي مختلف، استفاده از خدمات مشاورين مجرب در طراحي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) انجام مميزي هاي داخلي و اقداماتي از اين دست، اطمينان حاصل نماید که :

الف) طرح ريزي اين سيستم به گونه اي انجام شده که الزامات کلي استاندارد هاي مرجع و نيز اهداف تعيين شده را برآورده مي سازد.

ب) به هنگام طرح ريزي و ايجاد تغييرات در سيستم مديريت یکپارچه (IMS) ، يکپارچگي اين سيستم حفظ مي گردد. دراين خصوص بايد عنوان داشت که اجزاي سيستم طراحي شده همچون حلقه هاي يک زنجير با يکديگر درارتباط بوده و اعمال مفهوم مديريت تغيير (Change Management) در آن کار مقدمه باشد.

5-5) مسئوليت، اختيار و ارتباطات

5-5-1) مسئوليت و اختيار

ساختارسازمانی مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی شفاف ، واقعی و مستند موجود باشد .

مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی اعتقاد داشته باشد که اجراي دقيق و اصولي مراحل مختلف اجرای پروژه ها به عوامل مختلفي بستگي دارد که يکي از مهمترين آنها، شفاف بودن شرح مسئوليت ها و وظايف مجريان اين فرایندها است. همچنين لازم است که مسئوليت ها و وظايف واگذار شده به افراد، با ميزان اختيارات تفويض شده به آنان متناسب باشد. بر همين اساس شرح مسئوليت ها و اختيارات مسئولين در قالب فرم هاي شناسنامه شغل بایستی تعيين شده و به آنان ابلاغ شده باشد.

5-5-2) نماينده مديريت

مدير عامل بایستی یکی از مدیران خود را با حفظ سمت بعنوان نماينده تام الاختيار خود در سيستم مديريت یکپارچه (IMS) تعيين نموده و مسئوليت ها و اختيارات لازم را به ايشان تفويض نماید. از جمله اين مسئوليت ها، مي توان به موارد زير اشاره کرد:

الف) حصول اطمينان از اينکه فرآيندهاي موردنياز اين سيستم مديريت یکپارچه (IMS) ، بطور دقيق شناسايي شده، استقرار يافته و نگهداري مي شوند.

ب) نماينده مديريت موظف است عملکرد سيستم مديريت یکپارچه (IMS) را بطور مداوم تحت نظارت قرارداده و بصورت ادواري، گزارشهاي دقيقي را در اين راستا به مديريت ارائه نمايد. همچنين نامبرده موظف است نياز به هرگونه اقدامي را در جهت بهبود شرايط سيستم، به مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه IMS گزارش نمايد.

ج) نماينده مديريت موظف است از طريق برگزاري جلسات توجيهي يا ملاقات با پرسنل و مديران، از افزايش آگاهي پرسنل نسبت به الزامات و خواسته هاي کارفرما اطمينان حاصل نمايد.

د) نماينده مديريت موظف است درخصوص مسائل مرتبط با سيستم مديريت یکپارچه (IMS) سيستم مديريت یکپارچه (IMS) ، با طرف هاي برون سازماني ( نظير مشاور، موسسات گواهي دهنده يا ...) ارتباطات لازم را برقرار نمايد.

5-5-3) ارتباطات داخلي

مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی همواره به دنبال اين موضوع باشد که فرآيندهاي دورنی سازمان، دارای ارتباطات مناسبي باشند. چرا که تنها زماني مي توان به تامين نيازمنديها و اهداف تعيين شده اميد داشت که اين ارتباط به طور مستمر بوده و به ساده تر ين و موثرترين شکل ممکن برقرار شود.

از آنجائي که بخشي از تصميمات مهم در خصوص فرایندها در دفتر مرکزي اتخاذ مي گردد، لازم است که اين تصميمات در حداقل زمان و بطور دقيق و کامل به واحدهاي اجرايي منتقل شوند. از طرفي واحدهاي اجرايي نياز به امکانات ارتباطي خاصي دارند تا قادر باشند گزارش عملکرد خود را بطور مستمر به مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه IMS ارائه نمايند.

براساس نيازهاي مذكور، بایست ارتباطات داخلي ميان واحدهاي مختلف سازمان، از طريق نرم افزار اتوماسیون داخلی مجموعه متقاضی گواهینامه IMS، صندوق انتقادات و پیشنهادات، تلفن، فاکس ، نامه کتبي و یا تجهیزات اینترنتی برقرار گردد. همچنين برقراري موثر اين گونه ارتباطات داخلي به افزايش اثربخشي سيستم کمک خواهد نمود.

بديهي است که تدارک امکانات لازم جهت برقراري موثر ارتباطات داخلي، بعنوان يکي از وظايف مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS مطرح بوده و همچنين اثر بخشي اين ارتباط و فرآيندها به طور مستمر در جلسات بازنگري مديريت بایستی مورد بررسي قرار گيرند.

5-6) بازنگري مديريت

5-6-1) كليات

مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی خود را موظف بداند تا در فواصل و دوره هاي زماني مشخص ( حداقل هر 6 ماه يك بار)، سيستم مديريت یکپارچه (IMS) را مورد بازنگري قرار دهد تا از تداوم تناسب، کفايت و اثربخشي اين سيستم، اطمينان حاصل گردد.

اين بازنگري شامل بازنگري خط مشي سيستم مديريت یکپارچه ، اهداف ، بررسي موقعيت هاي بهبود و نياز به اعمال تغييرات در اين سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مي گردد.

بديهي است که سوابق اين بازنگري‌ها بایستی بعنوان يکي از مهمترين سوابق در سيستم نگهداري شوند.

5-6-2) ورودي‌هاي بازنگري

به منظور افزايش اثربخشي بازنگري هاي مديريت، لازم است که دستور کار بازنگري مشخص باشد تا هيچ نکته مهمي فراموش نشود. لذا براساس خواسته‌هاي استانداردهای مرجع، ورودي هاي بازنگري مديريت هميشه بايد شامل اطلاعاتي در خصوص موارد زير باشد:

1) نتايج مميزي هاي داخلي و خارجي

2) بازخوردهاي مشتری (کارفرما) ( شامل رضايت و شکايت)

3) عملکرد فرآيندها و انطباق محصول

4) عملکرد HSE ( شامل عملکرد زیست محیطی و ایمنی و بهداشت حرفه ایی )

5) وضعيت اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه

6) پيگيري مصوبات جلسه قبلي بازنگري مديريت

7) تغييراتي که مي توانند سيستم مديريت یکپارچه (IMS) را به نحوي تحت تاثير قرار دهند.

8) توصيه هايي براي بهبود

5-6-3) خروجي‌هاي بازنگري

نتايج و مصوبات بازنگري مديريت بایستی بعنوان خروجي هاي بازنگري مديريت تمامي تصميمات و اقدامات مرتبط با موضوعات زير را در برگيرد:

1) بهبود اثر بخشي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) و فرآيندهاي مرتبط با آن

2)   بهبود کيفيت محصولات و یا خدمات مطابق با الزامات مشتری (کارفرما)  

3) بهبود وضعیت HSE

3) نياز به منابع

نکته مهم:

به منظور حصول اطلاع از نحوه برگزاري جلسات بازنگري مديريت و روال انجام اقدامات مربوط به آن، بهتر است که روش اجرایی بازنگري مديريت تهیه و تدوین گردد.

6- مديريت منابع

6-1) فراهم‌آوري منابع

كليه منابع ضروري جهت اجراي استراتژي ها و اهداف مجموعه متقاضی گواهینامه IMS براي دستيابي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) ، بهبود مستمر و اثر بخشي آن بایستی تعيين و در دسترس باشند. از جمله مهمترين اين منابع، منابعي هستند که به موارد زير مربوط مي‌گردند:

الف) منابعي که جهت استقرار و نگهداري سيستم مديريت یکپارچه (IMS) و بهبود مستمر اثر بخشي آن مورد نياز بوده اند ( نظير آموزش، نيروهاي واجد صلاحيت )

ب) منابعي که در جهت افزايش ميزان رضايت کارفرمايان ( از طريق برآورده ساختن الزامات و نيازمندي هاي آنان) مورد نياز بوده اند.

6-2) منابع انساني

6-2-1) كليات

در مجموعه مجموعه متقاضی گواهینامه IMS کارکنان موثر بر سيستم مديريت یکپارچه (IMS) (يعني کارکناني که فعاليت هاي موثر را برنامه ريزي و مديريت، اجرا يا تصديق مي کنند) مي بايست بر مبناي تحصيلات، آموزش، تجارب و مهارت هاي مورد نياز واجد شرايط لازم بوده و از صلاحيت و شايستگي لازم برخوردار باشند. اين موارد بایستی بعنوان شرايط احراز شغل در فرم هاي شناسنامه شغل تعيين گرديده باشند و هنگام واگذاري مشاغل موثر بر این موارد به افراد، به آنها توجه شود.

6-2-2) صلاحيت، آگاهي و آموزش

در مجموعه مجموعه متقاضی گواهینامه IMS ، بایستی موارد زير در قالب سيستم مديريت یکپارچه (IMS) ، مورد توجه قرار گرفته شوند:

1 ) شايستگي هاي لازم براي افراد موثر بر الزامات سيستم مديريت یکپارچه (IMS) تعیین شده باشند.

2) آگاهی كاركنان نسبت به اهمیت فعالیت هایی که انجام می دهند و نحوه تشریک مساعی خود در تحقق اهداف اطمينان داده شده باشد.

3) اهمیت انطباق با خط مشی والزامات سيستم مديريت یکپارچه (IMS).

4) پیامدهای زیست محیطی بارز و ایمنی و بهداشت شغلی اعم از بالقوه و بالفعل حاصل از فعالیت های منافع ايمني و بهداشت حرفه اي و زيست محيطي ناشي از عملكرد ايشان.

5) نقش ومسئولیت خود در حصول انطباق با خط مشی و روشهای اجرایی سیستم تفهیم شده باشد.

6) عواقب بالقوه عدول از روشهای اجرایی عملیاتي تدوين شده گوشزد شده باشد.

7) به منظور رفع نيازهاي آموزشي پرسنل، آموزش هاي لازم اولويت بندي گردد و در قالب سيستم آموزش، به پرسنل ارائه شده باشد.

نکته : بهتر است که به منظورحصول اطلاع از جزئيات سيستم آموزش ، روش اجرایی آموزش تهیه و تدوین شود.

8) پس از اجراي هر آموزش ، بایستی ميزان اثر بخشي آموزش اجرا شده مورد ارزيابي قرار گيرد تا اطمينان حاصل گردد که نيازهاي از پيش تعيين شده از طريق اجراي آموزش ها ، مرتفع گرديده اند. چنانچه نتايج اين ارزيابي ها حاکي از موثر نبودن آموزش اجرا شده باشد، به ناچار آموزش مورد نظر مي بايد با رعايت ملاحظات خاصي، مجدداً تکرار گردد يا نياز سازمان به طريق ديگر (مثلا جابجايي پرسنل) برآورده شود.

9) در مجموعه مجموعه متقاضی گواهینامه IMS ، پرسنل شاغل بايد از مفهوم و اهميت فعاليت هاي خود و ميزان اثري که عملکرد آنها بر رضايت کارفرمايان مي گذارد آگاه باشند. همچنين آنها بايد بدانند که چه نقشي در دستيابي سازمان به اهداف تعيين شده دارند. به همين دليل بایستی سعي گردد از طريق برگزاري جلسات توجيهي، ارائه آموزش به پرسنل، نصب تابلوهاي مختلف به منظور گسترش فرهنگ کيفيت اين آگاهي به پرسنل داده شود.

10) سوابق مربوط به تحصيلات، آموزش ها ، مهارت ها و تجارب پرسنل بایستی بطور دقيق و کامل نگهداري ‌شوند.

6-3) زيرساخت

زير ساخت ها و امكانات مورد نياز براي تولید و یا ارائه خدمات منطبق با نياز مشتری (کارفرما) تعيين و فراهم شده است اين امكانات شامل موارد زير مي باشد :

الف) ساختمان ها، سوله‌ها و فضاهاي اداري

ب) ماشین آلات و تجهيزات سخت‌افزاري و نرم‌افزاري

ج) خدمات و پشتيباني

د) تجهیزات و ابزار مختص ایمنی و بهداشت شغلی

بديهي است چنانچه در ادامه مراحل اجراي فرایندها ، تامين تجهيزات و امکانات و زيرساخت هاي ديگري نيز ضرورت پيدا کند مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه IMS باید خود را نسبت به تامين اين زيرساخت ها متعهد بداند.

از طرفي لازم است زير ساخت هاي موجود همواره آماده به کار باشند تا خللي در روند اجراي فرایند ها پيش نيايد.

6-4) محيط كار

عوامل فيزيكي و انساني محيط كار بایستی مورد توجه قرار گرفته و از آنجا كه اين عوامل در انگيزش و رضايت كاركنان و نيز افزايش توان بالقوه پرسنل در انطباق فعاليت ها با الزامات استاندارد تاثير به سزايي دارد باید مورد توجه و بررسي قرار گيرد عوامل فوق شامل موارد ذيل مي باشد :

الف) محيط مناسب براي تولید ، ارائه خدمات و یا اجرای پروژه ها

ب) عوامل فيزيكي شامل صدا ،گرما، سرما ، نور و تهويه

در مجموعه متقاضی فرآيندهاي مورد نياز جهت ارائه خدمات مربوطه طرح ريزي و اجرا شده و با ساير الزامات مرتبط به آنها سازگار مي باشد ، اين فرآيندها در دسترس واحدهاي مربوطه قرار گرفته است.

7- تحقق محصول (خدمت)

7-1) طرح‌ريزي تحقق محصول (خدمت)

مجموعه متقاضی گواهینامه IMS در راستاي استقرار سيستم مديريت یکپارچه (IMS) در سطح مجموعه خود بایستی اقدام به طرح ريزي و توسعه فرآيندهايي نماید که براي تحقق و شکل گيري محصول یا خدمت مورد نياز بوده اند. طرح ريزي تحقق محصول یا خدمت باید به گونه اي انجام شده باد که با ساير فرآيندهاي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) و الزامات مرتبط به آنها سازگار باشد.

نکته قابل توجه اينکه، در راستاي طرح ريزي تحقق محصول یا خدمت باید موارد زير انجام گرفته باشد:

الف) الزامات محصول یا خدمت بطور دقيق و شفاف تعيين شده باشند ( به توضيحات بند 7-2-1 رجوع شود) و اهداف نيز براي فرآيندها در سطوح مرتبط سازمان تعريف شده باشند (به توضيحات بند 5-4-1 رجوع شود).

ب) درخصوص امور اجرايي فرایند ها، جزئيات مختلفي شناسايي گرديده و مدون شده باشند. همچنين هرجا که مدارک و مستنداتي موردنياز بوده است، اين مستندات تهيه گرديده وساير منابع مورد نياز نيز تامين شده باشند.

ج) در سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مجموعه متقاضی گواهینامه IMS، فعاليت هاي مورد نياز جهت تصديق، صحه گذاري، پايش، بازرسي و آزمايش مربوط به فرایندها تعيين گرديده و معيارهاي پذيرش نيز در اين ارتباط مشخص و ابلاغ شده باشند.

د) در پروژه های مختلف، سوابق ناشي از اجراي فرآيندهاي تحقق محصول، بعنوان شواهدي مستند بطور دقيق نگهداري شوند. اين سوابق نشان خواهند داد که فرآيندهاي اجرا شده دقيقا مطابق با الزامات و ترتيبات برنامه ريزي شده انجام گرفته اند و محصولات یا خدمات بدست آمده از آنها ( بعبارتي خروجي هر فرآيند) با معيارهاي از پيش تعيين شده مطابقت دارد. خروجي طرح ريزي تحقق محصول در پروژه ها در قالب طرح هاي کيفيت (Quality Plans) و مدارک مربوطه مي باشند که با شيوه عملياتي سازمان کاملا متناسب است.

توضيح اينکه اين طرح ها ، دربرگيرنده اطلاعاتي در خصوص فرآيندهاي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) (از جمله فرآيندهاي تحقق محصول یا خدمت) و منابع مورد استفاده در اين محصولات یا خدمات مي‌باشند. طرح هاي کيفيت از جمله مستنداتي هستند که مي بايست تحت کنترل مکانيزم کنترل مستندات قرار گيرند.

7-2) فرآيندهاي مرتبط با مشتري

7-2-1) تعيين الزامات مربوط به محصول

سيستم مديريت یکپارچه (IMS) که در قالب اين طرح و مدارک وابسته به آن تشريح گرديده است، بایستی نيازمندي هاي الزامات و مشخصات كلي قراردادي مرتبط با مراحل مختلف اجراي فرایند ها تدوين شده باشد.

از طرفي مي توان گفت که متناسب با فعالیت مجموعه متقاضی گواهینامه IMS (بعنوان سازمان مجري سيستم) بايد پذيرفت که موارد زير در خصوص الزامات محصولات ، خدمات و یا پروژه ها، مطابق روال های مشخص تشريح شده و تعيين و لحاظ شده باشند:

الف) الزاماتي که بعنوان مشخصه هاي مورد نظر مشتری (کارفرما) در خصوص محصول ، خدمت و یا پروژه تعيين و ابلاغ شده باشند. اين الزامات شامل مدارک پيمان، نقشه ها ، مشخصات فني و یا HSE planمي گردد.

ب) توانايي برآورده ساختن الزامات تعيين شده را در طول اجرای تولید ، خدمات و یا پروژه دارا باشد. بدين منظور کليه خواسته هاي مطرح در قراردادها و مناقصه ها، مطابق يک الگوي مشخص، مورد امکان سنجي قرار گرفته شوند و چنانچه نتايج اين امکان سنجي ها مثبت باشد، سازمان جهت اجراي پروژه اعلام آمادگي نماید.

بديهي است که باستی سوابق ناشي از اجراي اين فرآيند، بعنوان بخشي از سوابق کيفي مهم در سيستم مديريت یکپارچه (IMS) نگهداري شود. همچنين در خصوص اصلاحيه قراردادها، ذکر نکات زير ضروري است و مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی دقیقاً نسبت به این اهم اقدام نمایند :

الف) هنگامي که الزامات محصول ، خدمت یا پروژه تغيير مي‌کنند، مثلا دستورالعمل های قبلی دستخوش تغييراتي مي‌گردند يا عوامل ديگر محصول تغيير مي‌نمايند، روال مشخصي در سيستم تعيين شود تا اين اطمينان حاصل گردد که مستندات مربوطه، متناسب با شرايط جديد اصلاح شده اند و کارکنان ذيربط نيز، نسبت به الزامات تغيير يافته آگاه شده اند. در اين موارد، معمولا شرح تغييرات در قالب هماهنگي با مسئولینHSE ، دفتر فني، مسئول واحد، مدير تولید يا دفتر مرکزي به سازمان اعلام شوند و طي اين جلسات، هماهنگي هاي لازم با نمايندگان مشتری (کارفرما) بعمل آيد. سپس مستندات تغيير يافته، جايگزين مستندات قبلي ‌گردند تا ادامه مراحل اجرايي براساس الزامات جديد انجام شود. در اين راستا، کليه پرسنل ذيربط نيز باید از جزئيات تغييرات بعمل آمده به نحو متقضي مطلع ‌گردند.

ب) علاوه بر الزاماتي که بصورت صريح توسط مشتری (کارفرما) بيان شده اند، پاره اي از الزامات وجود دارند که عليرغم عدم اعلام توسط مشتری (کارفرما) ، درغالب مجموعه قوانين ومقررات مرتبط با فعالیت مجموعه متقاضی گواهینامه IMS حاکم است لذا به تشخيص مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه IMS يا مسئولين مربوطه لازم است رعايت شوند تا محصول نهايي از شرايط مناسبي برخوردار گردد. اين قبيل الزامات نيز در حين اجرا باید با دقت رعايت شوند.

د) برخي الزامات نيز در محصولات ، خدمات و یا پروژه های خاص بعنوان الزامات قانوني و دولتي مطرح هستند که مي بايست رعايت شوند. از جمله اين الزامات مي‌توان به دستورالعمل هاي ايمني و یا اچ اس ایی پلن ( HSE plan ) جداگانه اي اشاره کرد که از طرف کارفرمايان دولتي و یا خصوصی تدوين گرديده و ابلاغ شوند.

و) علاوه بر کليه موارد فوق، برخي الزامات بعنوان الزامات درون سازماني از طرف مجموعه متقاضی گواهینامه IMS براي مراحل اجرايي تعيين شده‌اند، نظير فرآيند پرسنلي، آئين نامه تنخواه گردان و آئين نامه معاملات و سایرموارد که رعايت اين قبيل الزامات نيز ضروري است.

7-2-2) بازنگري الزامات مرتبط با محصول

با توجه به ارزش بالاي محصولات ، خدمات و پروژه ها و پيچيدگي هاي نهفته در مراحل مختلف اجرا، لازم است قبل از آنکه مجموعه متقاضی گواهینامه IMS اقدام به اجرا نماید، بررسي ها و ارزيابي هاي لازم را انجام دهد تا از بروز مشکلات بعدي حتي المقدور جلوگيري بعمل آيد. اين بررسي ها و امکان سنجي هاي اوليه بايستي سازمان را مطمئن سازد که :

الف) از الزامات ونيازمندي هاي مربوط به محصولات ، خدمات و پروژه ها کاملا اطلاع دارد.(نيازمندي و ويژگي هاي محصولات ، خدمات و پروژه ها در قالب مدارک پيمان، نقشه ها و مشخصات فني بطور کامل تعيين گرديده است)

ب) چنانچه قرار است بخشي از اجرا ، مغاير با آنچه که در ابتدا موردنظر کارفرما بوده انجام شود، هماهنگي هاي لازم با کارفرما انجام گرفته و موارد با وي حل و فصل ‌شود.

7-2-3) ارتباطات با مشتری

در خصوص اجرای مراحل تولید ، خدمات و پروژه ها مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی ترتيبات موثري را براي برقراري ارتباط با مشتریان (کارفرمایان) در خصوص مسائل زير تعيين نماید.

الف) اطلاعات محصول یا خدمت

مشخصات فني و کيفي محصولات ، خدمات و پروژه ها در قالب مدارک فنی ، نقشه ها، طرح هاي کيفيت ، طرح HSE و یا مدارک قراردادي، مشخصات فني، به مجموعه متقاضی گواهینامه IMS اعلام شوند. مدير دفتر فني و مدیر HSE و برخي ديگر از مسئولين اجرايي ، برحسب مورد ، وظيفه برقراري ارتباط با مشتری (کارفرما) را در اين خصوص بر عهده دارند.

ب) درخصوص اصلاحيه هاي قرارداد نيز توضيحات کافي در بند 7-2-2 ارائه شده است.

ج) درخصوص بازخورهاي مشتریان (کارفرمایان) که شامل نظرسنجي و جمع آوري اطلاعات مشتریان (کارفرمایان) و نيز رسيدگي به شکايات آنها مي‌گردد ، مسئوليت برقراري ارتباط با نماينده مشتری (کارفرما) برعهده مديريت عالي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS یا نماینده وی مي باشد.

7-3) طراحي و توسعه

7-3-1-طرح ریزی طراحی و تکوین

مجموعه متقاضی گواهینامه IMSدر راستاي استقرار سيستم مديريت یکپارچه (IMS) در سازمان خود بایستی اقدام به طرح ريزي طراحی و تکوین فرايندها نموده که براي تحقق و اجرای پروژه ها مورد نياز بوده اند. طرح ريزي طراحی و تکوین به گونه اي باید انجام شود که با ساير فرايندهاي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) و الزامات مرتبط به آنها سازگار باشد.

نکته قابل توجه اينکه، در راستاي طرح ريزي طراحی و تکوین، موارد زير مورد توجه قرار گیرد:

الف) کلیه مراحل طراحی و تکوین برای محصولات ، خدمات و پروژه ها قابل ارائه توسط مجموعه متقاضی گواهینامه IMS معین باشد.

ب) در این طرح ریزی به موارد بازنگری ، تصدیق و صحه گذاری در هر مرحله از طراحی توجه شده باشد.

ج) برای بخش طراحی زیرساخت ها فراهم و مسئولیت ها و اختیارات لازمه برای عوامل ذیربط شناسایی و تبیین شده است. لازم به ذکر است به جهت حساسیت بخش طراحی ، از پرسنلی که دارای آگاهی ها و صلاحیت های لازم هستند استفاده گردد.

د) در بعضی مواقع بایستی با توجه به مقتضیات محصولات ، خدمات و پروژه ها ، مراحل بازنگری ، تصدیق و صحه گذاری بطور جداگانه و یا به صورت ترکیبی انجام گردد.

7-3-2- ورودی های طراحی و تکوین

در مجموعه مجموعه متقاضی گواهینامه IMS به جهت مشتری مدار بودنش بایستی اکثر ورودی های بخش طراحی و تکوین توسط مشتریان (کارفرمایان) ابلاغ گردد. این موضوع با ایجاد ارتباطات موثر با مشتریان (کارفرمایان) اجرا می گردد و با شناسایی الزامات و خواسته های مربوط به محصولات ، خدمات و پروژه ها که توسط مشتری (کارفرما) ارائه می گردد ، نسبت به طراحی اقدام می گردد. تجربیات گذشته و آگاهی ها و صلاحیت های پرسنل بخش طراحی نیز یکی از این ورودی ها می باشد. تمامی این ورودی ها بایستی شامل موارد زیر باشد:

الف) الزامات کارکردی و عملکردی

ب) الزامات مربوط به قوانین و مقررات ذیربط

ج) سایر الزامات ضروری برای طراحی و تکوین

د) اطلاعات کسب شده از طراحی های مشابه قبلی

و) الزامات HSE

ه) در تعارض نبودن الزامات فوق نداشتن هیچگونه ابهامی که این کار بایستی در مرحله بازنگری ورودی ها انجام گردد.

7-3-3- خروجیهای طراحی و تکوین

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMS، خروجی های طرح ها بایستی کاملاً شفاف ارائه گردد. بطوری که بتواند کلیه موارد مطرح شده در ورودی های طراحی و تکوین را پوشش دهد. این خروجی ها دارای شرایط زیر هستند:

الف ) الزامات و یا خواسته های مطرح شده در ورودی های طراحی و تکوین را تأمین کند.

ب ) ویژگیهای طرح را که برای استفاده ایمن و صحیح آن است را مشخص کند.

ج ) شامل معیار های پذیرش طرح بوده و یا به آنها ارجاع دهند.

7-3-4- بازنگری طراحی و تکوین

به لحاظ اینکه بتوان خروجی های یک طراحی را با آنچه که در ورودی ها تعریف شده بود مقایسه کرد و بتوان اطمینان حاصل نمود که طرح مورد نظر با الزامات تعیین شده منطبق است و همچنین جهت شناسایی معایب و ایرادات احتمالی فرایند طراحی و تکوین ، طرح مورد نظر مورد ارزیابی قرار گیرد. لازم به ذکر است که در این طراحی بایستی نمایندگانی از کلیه بخش ها که در این طراحی دخیل بوده اند حضور داشته باشند.

7-3-5- تصدیق طراحی و تکوین

در مرحله تصدیق ، در مورد برآورده شدن نتایج در خروجی ها نسبت به الزامات تعریف شده در ورودی های طرح بایستی اطمینان حاصل گردد. در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSاین موضوع توسط کارفرما نیز انجام گرفته و سوابق مربوط به این تصدیق بایستی نگهداری شود.

7-3-6- صحه گذاری طراحی و تکوین

پس از طراحی و تکوین پروژه ها ، این موضوع بایستی با کمال دقت بررسی گردد که آیا این طرح می تواند آن چیزی را که قرار بود ارائه دهد یا نه. این فرایند تا آن حد مهم است که می تواند کل محصول را زیر سئوال ببرد. این صحه گذاری اغلب قبل از بکارگیری طرح انجام گرفته تا حتی المقدور از صرف زمان و هزینه های گزاف جلوگیری بعمل آید.

7-3-7- کنترل تغییرات طراحی و تکوین

محصولات ، خدمات و پروژه های مجموعه متقاضی گواهینامه IMSدر بعضی مواقع به لحاظ ماهیت خاص خودشان از قبیل تکرار ناپذیری ، منحصر به فرد بودن و سایر پیچیدگی های خاص دیگر معمولا در بخش طراحی دچار یک سری تغییرات اساسی و یا جزئی می گردد. این تغییرات بایستی کاملاً تحت کنترل بوده و به محض وقوع این تغییرات علاوه بر اعمال این تغییرات بر طراحی و تکوین این موضوع مد نظر خواهد بود که این تغییرات اعمال شده آیا بر سایر اجزاء اثر دارد یا نه؟ و در صورت وجود این اثر گذاری بر سایر اجزاء کلیه جوانب مد نظر گرفته و تحت کنترل باشد.

نکته: به منظور تشریح کامل بند 7-3 بهتر است که یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی طراحی و تکوین پروژه تهیه و مستند شده باشد. در این روش اجرایی کلیه مراحل شامل نحوه شناسایی ورودی ها و خروجی ها و همچنین مراحل بازنگری ، تصدیق ، صحه گذاری و کنترل تغییرات به صورت مرکب بایستی تبیین شده باشد .

7-4) خريد

7-4-1) فرآيند خريد

بدون شك اجرای اصولی و به موقع ، به عوامل متعددي بستگي دارد كه يكي از مهمترين آنها تامين به موقع و صحيح اقلام و خدمات مورد نياز است.

با عنايت به اهميت اين موضوع بایستی مكانيزم مشخصي براي فرآيند خريد تعيين شده باشد تا اطمينان حاصل گردد كه اقلام يا خدمات خريداري شده، با الزامات از پيش تعيين شده مطابقت دارند.

بديهي است نوع و گستره كنترل هايي كه بر روي تامين كنندگان و محصولات (اقلام يا خدمات) خريداري شده از آنان اعمال مي‌گردد، با اثري كه محصول خريداري شده بر روي مراحل بعدي اجرا يا كيفيت نهايي و یا محیط زیست و یا ایمنی و بهداشت کارکنان مي‌گذارد، متناسب خواهد بود.

همچنين در مجموعه متقاضی گواهینامه IMS ،بایستی تامين كنندگان كالا يا خدمات موردنياز جهت تولید و یا ارائه خدمات براساس ميزان توانايي آنان در ارائه محصول منطبق با الزامات سازمان ارزيابي و انتخاب ‌شوند. چگونگي ارزیابی و انتخاب تامین کنندگان بایستی مطابق با روال مشخص و دستورالعمل ارزيابي تامين كنندگان کالا و دستورالعمل ارزیابی پیمانکاران فرعی خدمات باشد. بديهي است كه سوابق اين ارزيابي‌ها بعنوان بخش مهمي از سوابق كيفي بایستیدر سيستم نگهداري ‌شوند.

7-4-2) اطلاعات خريد

بديهي ‌است كه براي انجام خريد اصولي و دقيق، لازم است كه دقيقا بدانيم چه بايد بخريم و نيازمندي هاي خريد چيست؟ به عبارتي اطلاعات خريد بايد كاملا شفاف و دقيق باشند. اين اطلاعات بايد بطور دقيق، كالا يا خدمات موردنظر براي خريد را توصيف نمايند. از جمله مهمترين اين اطلاعات، مي‌توان به موارد زير اشاره‌كرد:

الف) الزامات خاص براي تاييد محصول، روش‌هاي اجرايي، فرآيندها و تجهيزات.

ب) الزامات مربوط به احراز شرايط كاركنان.

ج) الزامات خاص مرتبط با سيستم مديريت یکپارچه (IMS) .

همچنين لازم به ذكراست كه از طريق بررسي و تاييد داده‌هاي خريد، از صحت و كفايت اين اطلاعات اطمينان حاصل مي‌شود. اين كار قبل از آنكه اطلاعات خريد به تامين كننده اعلام شودبایستی در درون سازمان انجام ‌شود. براي تامين اين هدف، كليه فرم هاي درخواست خريد مي‌بايست بر حسب نوع و ماهيت خريد، به تاييد مسئولين ذيربط برسد.

7-4-3) تصديق كالاها و خدمات خريداري شده

همان طوري كه در بند7-4-1 نيز عنوان شد، هدف از برقراري يك مكانيزم مشخص براي خريد آن است كه اطمينان حاصل گردد كالاها يا خدمات خريداري شده با الزامات از پيش تعيين شده مطابقت دارند.

بدين منظوربایستی پس از ورود كالاهاي خريداري شده به شركت ، اين اقلام توسط مسئولين ذيربط مورد كنترل و بازرسي قرار گيرند. اين موضوع در خصوص خريد خدمات نيز صادق است. چرا كه در خصوص اين قبيل خدمات خريداري شده از تامين كنندگان نيز، روال مشخصي براي كنترل و تصديق آنها وجوددارد. سوابق اين بررسي ها و كنترل هاي انجام شده بطور دقيق نگهداري مي‌شود. در مواردي كه مشتریان يا سازمان، خواستار انجام تصديق در محل تامين كننده باشند، در اطلاعات خريد به چنين موضوعي اشاره گردد و هماهنگي‌ها و ترتيبات لازم نيز در اين خصوص بایستیتدارك ‌گردد.

نکته: بهتر است در خصوص بحث خريد یک روش اجرایی تدارکات تهیه و تدوین گردد.

7-5) تولید (یا ارائه خدمات و یا اجرای پروژه)

7-5-1) كنترل تولید ( خدمت ، پروژه)

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیبه گونه‌اي طراحي شده ‌باشد كه فرآيند اجرا در مراحل مختلف، تحت شرايطي كنترل شده، طرح ريزي گرديده و به مرحله اجرا درآيد. جهت ايجاد شرايط كنترل شده، رعايت نكات زير ضروريست:

الف) قبل از هر چيز لازم است اطلاعاتي كه ويژگي هاي محصولات ، خدمات و پروژه ها را توصيف مي‌كنند بطور شفاف و دقيق در دسترس باشند. در سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مجموعه، اين كار مطابق مندرجات بند 7-2-1 همين طرح انجام ‌شود. اين موارد مبناي انجام كليه فعاليت‌هاي اجرایی هستند.

ب) در سيستم مديريت یکپارچه (IMS) هر جا كه نياز به دستورالعمل هاي كاري احساس شده‌باشد، به نحوي كه فقدان اين دستورالعمل ها بر روند اجرای اصولی ، اثر منفي داشته ‌باشد، اين دستورالعمل ها تدوين گردد و در اختيار پرسنل قرارداده شوند.

ج) در مراحل مختلف اجرا، از تجهيزات مناسب و سازگار با شرايط محصولات ، خدمات و پروژه ها استفاده ‌شده باشد.

د) به منظور انجام فعاليت هاي پايش و اندازه‌گيري، به تجهيزاتي نياز بوده تا به كمك آنها امور پايش و اندازه‌گيري در كمال دقت انجام شوند. به منظور آنكه قادر باشيم به نتايج حاصل از اين فعاليت هاي پايش و اندازه‌گيري اعتماد كنيم لازم است اين تجهيزات تحت روش اجرايي کالیبراسیون ابزار و تجهیزات اندازه‌گيري و آزمایش قرار گرفته و سپس مورد استفاده قرارگيرند. در مجموعه مجموعه متقاضی گواهینامه IMS ، تجهيزاتي از اين دست بایستی پس از اعمال روش اجرايي كنترل وسايل پايش و اندازه‌گيري مورد استفاده قرارگیرند.

هـ) در مراحل مختلف تحقق محصول ، هرجا كه لازم باشد فعاليت هاي پايش و اندازه‌گيري به مرحله اجرا درآیند.

نکته مهم:

علاوه بر كليه موارد فوق كه در جهت كنترل فرآيند اجراییبایستیانجام گیرد، بايد به اين نكته اشاره كرد كه در طول اجرای پروژه ، سعي گردد از طريق بكارگيري تكنيك‌هاي برنامه‌ريزي و کنترل پروژه ، پيشرفت فيزيكي كار نيز دقيقا تحت كنترل قرارگيرد. واحد برنامه ریزی مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستی اقدام به جمع‌آوري اطلاعات لازم و ارائه گزارش هاي ادواري به مديريت شركت ‌نمايد. اقدامات لازم در اين خصوص مطابق روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه انجام گيرد.

7-5-2) صحه‌گذاري فرايندهاي تولید (اجرایی)

برخي از فرآيندهاي اجرایی به گونه‌اي هستند كه خروجي آنها بوسيله پايش و اندازه‌گيري بعدي قابل تصديق نمي‌باشند. به عبارتي نقايص خروجي اين قبيل فرآيندها، تنها پس از آنكه مورد استفاده قرارگرفت آشكار مي‌گردد.

به منظور كنترل بهينه نحوه اجراي اين فعاليت‌ها ، بایستی عمليات صحه‌گذاري روي آنها انجام ‌شود. بعبارتي ديگر به طرق مقتضي اطمينان حاصل مي‌شود كه اين فرآيندها قادرند نتايج لازم را كه با نتايج طرح ريزي شده مطابقت دارند، ايجاد نمايند. در خصوص اين قبيل فرآيندها، بایستیترتيبات لازم ايجاد شود كه از آن جمله مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:

الف) معيارهاي تعريف شده براي بازنگري و تصويب فرآيندها.

ب) استفاده از پرسنل ماهر و كارآزموده در اين قبيل فرآيندها به منظور كاهش خطرات و مشکلات ناشي از اجراي نادرست و غير اصولي فرآيندها.

ج) استفاده از روشهاي اجرايي مشخص و ويژه جهت انجام اين قبيل فرآيندها.

د) الزامات مربوط به سوابق ويژه اين قبيل فرآيندها.

هـ) صحه‌گذاري مجدد اين قبيل فرآيندها، بعبارتي تشديد كنترل هاي لازم در خصوص آنها (براساس خواسته مشتری یا کارفرما)

7-5-3) شناسايي و رديابي

کلیه محصولات ، خدمات و پروژه ها و ریز فعالیت آنها بر اساس نام و تاریخ اجرا و شماره فعالیتبایستی مورد شناسایی و رد یابی قرارگیرند.

البته در خصوص مواد اولیه موجود در انبار، اعمال اين مفهوم عملي بوده و در حد امكان بایستی رعايت ‌شود. همچنين وضعيت محصول با توجه به الزامات پايش و اندازه‌گيري بایستی مورد شناسايي قرار‌گيرد.

در ضمن بحث رديابي در مواردي كه بعنوان يك الزام مطرح است، مورد توجه قرارگرفته‌است. مثلا بايستي معلوم شود كه هر يك از اقدامات اجرايي فرایندها تحت نظر كداميك از مسئولين انجام شده و توسط كداميك از مسئولين ذيربط (واحد QC) مورد تأييد قرارگرفته ‌است.

7-5-4) اموال مشتری (کارفرما)

در اجراي کار در مجموعه متقاضی گواهینامه IMS ، ممکن است بخشي از مواد اولیه ، اقلام و خدمات موردنياز محصولات توسط مشتریان (کارفرمایان) تامين و تدارك مي‌شود. لذا در قالب سيستم مديريت یکپارچه (IMS) ، مراتب به گونه‌اي بایستیلحاظ شده‌باشد تا چنين مواردي بعنوان اقلام تدارك شده توسط مشتری یا کارفرما (اموال مشتری کارفرما) در طول مدت زماني كه تحت كنترل مجموعه متقاضی گواهینامه IMS هستند يا توسط مجموعه متقاضی گواهینامه IMS مورد استفاده قرارمي گيرند، بايستي تحت كنترل و مورد مراقبت ويژه قرارگيرند. اين كنترل شامل شناسايي، تصديق، مراقبت و محافظت اموال مشتری مي‌گردد. همچنين در خصوص طرح های HSE ، طرح هاي كيفيت، نقشه ها ومشخصات فني تدارك شده توسط مشتری (کارفرما) نيز چنين روالي وجود دارد، بطوري كه اين مستندات مطابق آنچه كه در روش اجرايي كنترل مستندات آورده شده‌است، قبل از انتشار و توزيع، تحت كنترل سيستم كنترل مستندات قرار‌گيرند. سپس به واحدهاي ذيربط تحويل‌گردند.

بديهي است چنانچه اموال مشتری (کارفرما) ، در طول مدتي كه تحت كنترل سازمان هستند يا توسط مجموعه متقاضی گواهینامه IMS مورد استفاده قرار‌گيرند مفقود شوند، آسيب ببينند يا به هر طريق ديگر براي استفاده نامناسب تشخيص داده‌شوند، بایستیمراتب بصورت مكتوب به مشتری (کارفرما) گزارش مي‌شود و سوابق مربوطه نيز، حفظ و نگهداري گردد.

7-5-5) نگهداري محصول

يكي از نكاتي كه در اجرا و در قالب سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مستقر شده در آن، مدنظر قرارگرفته، بحث انبارش و مسائل مرتبط با آن است. اين موضوع از آن جهت حائز اهميت است كه مي‌بايست انطباق محصول و كيفيت مناسب آن در طول مدت نگهداري حفظ گردد. بدين منظور تدابير زير در کارگاه ها اتخاذ گرديده ‌است:

الف) اقلام نگهداري شده در انبار ، داراي قابليت شناسايي بوده و از يكديگر متمايز هستند.

ب) جابجايي اقلام در انبار و فضاي مربوطه به نحوي انجام مي‌شود كه اقلام صدمه نديده و دچار آسيب نگردند.

ج) نحوه انبارش اقلام در انبار به گونه‌اي است كه اقلام نگهداري شده دچار صدمه و آسيب نگردند، دراين صورت اقلام ضايعاتي درمحل جداگانه اي نگهداري گردد بعلاوه طرز نگهداري به گونه‌اي است كه از فضاي انبار به نحو مناسبي استفاده گرديده و ضمنا، دسترسي به اقلام نيز آسان باشد.

د) اقلام نگهداري شده در انبار، داراي شرايط خاص نگهداري نيستند. البته برخي ملاحظات بطور عمومي رعايت مي‌شوند تا اقلام در طول نگهداري در انبار، آسيب نبينند. از جمله اين ملاحظات عمومي مي‌توان به استفاده از پالت، دورنگهداشتن اقلام از رطوبت و نگهداري آنها در محلهاي خشك،

ه) قسمت یا تمام بخش های اجرا شده به نحو مطلوب نگهداری می گردند تا در مراحل بعدی اجرا آسیبی نبینند.

توجه به تاريخ مصرف اقلام فاسد شدني، رعايت نكات ايمني از جمله نصب كپسول‌هاي اطفاء حريق و درصورت نياز تهويه مطبوع اشاره کرد.

7-6) كنترل ابزارهاي پايش و اندازه‌گيري (كاليبراسيون)

تجهيزات پايش و اندازه‌گيري بایستی تحت نظامي مدون و در زمان هاي مشخص كاليبره ‌شوند بر اساس روش اجرايي کالیبراسیون ابزار و تجهیزات اندازه‌گيري و آزمایش انجام گیرد. براي هر دستگاه و ابزار پايش و اندازه‌گيري، مقدار مجاز خطاي اندازه‌گيري مشخص بوده و در هنگام كنترل دستگاه، نتايج حاصله با مقادير مجاز خطاي اندازه‌گيري مقايسه شده و اطمينان حاصل ‌شود كه خطاهاي احتمالي اندازه‌گيري با حدود مجاز مقررشده سازگارند. سوابق بررسي و كنترل ابزارهاي فوق، بعنوان شاهدي دال بر انجام فعاليت كاليبراسيونبایستیبطور كامل نگهداري ‌شوند.

بعنوان يك نكته مهم بايد به اين موضوع اشاره كرد كه ابزارهاي پايش و اندازه‌گيري مورد استفاده در مجموعه متقاضی گواهینامه IMS، بر مبناي شرايط مورد نياز در بازرسي و آزمون انتخاب شوند.

شناسنامه ای از تجهيزات فوقبایستی تهيه شده كه تحت کنترل سيستم كنترل مستندات قرارگیرد. در ضمن براي هريك از اين ابزارها، كد شناسايي خاصي درنظرگرفته شود. محل استفاده تجهيزات و كاربرد آنها نيز مشخص باشد. روال بدين ترتيب است كه به هنگام فرا رسيدن زمان كاليبراسيون، وسايل اندازه‌گيري و ابزارهاي پايش از محل استفاده جمع‌آوري شده و پس از انجام اقدامات مربوط به كاليبراسيون، برچسب يا تگي كه حاوي اطلاعات لازم در خصوص زمان انجام عمليات كاليبراسيون و موعد بعدي كاليبراسيون است، در صورت امكان بر روي دستگاه نصب ‌شود. در ضمن خلاصه نتايج كاليبراسيون بر روي گواهينامه‌ها و سوابق مربوطه ثبت ‌شود. معمولا اين فعاليت توسط پيمانكاران برون سازماني انجام مي‌گيرد و گواهينامه‌هاي مربوطه نيز از طرف آنان صادر مي‌شود.

در صورتي كه احتمال خارج شدن تجهيزات بازرسي و ابزارهاي پايش و اندازه‌گيري از وضعيت كاليبره بعلت حوادث ناگهاني و يا براساس گزارش كاربر دستگاه وجود داشته ‌باشد، در اين صورت مسئول مربوطه بایستینسبت به جداسازي دستگاه و انجام هماهنگي‌هاي لازم جهت انجام فعاليت كاليبراسيون اقدام خواهد نمود. سوابق كاليبراسيون ابزارهاي پايش و اندازه گيري بطور كامل نزد مسئولين ذيربط بایستی در واحد مدیریت نگهداري ‌شود.

نكات مهمي كه در خصوص اين نوع ابزارها، حائز اهميت و قابل توجه مي‌باشند عبارتنداز:

الف)اين قبيل تجهيزات مي بايست دربرابرآسيب وخرابي در طي جابجايي، تعمير، نگهداري و انبارش محافظت شوند.

ب) اين ابزارها نبايد دستكاري شوند، چرا كه دستكاري آنها توسط پرسنل باعث مي‌شود كه نتايج اندازه‌گيري‌ها فاقد اعتبار گرديده و قابل اعتماد نباشند.

ج) اين قبيل ابزارها مي‌بايست در قبال استانداردهاي اندازه‌گيري مشخصي مورد تصديق قرارگيرند تا قابليت رديابي آنها تا استانداردهاي ملي و بين‌المللي وجود داشته باشد. همچنين مبنايي كه براي كاليبراسيون يا تصديق آنها مورد استفاده قرارگرفته بايستي ثبت شود.

د) چنانچه مشخص شود تجهيزات در انطباق با الزامات موردنظر نيستند، مي‌بايست اعتبار نتايج اندازه‌گيري‌هاي قبلي مورد ارزيابي مجدد قرارگرفته و اقدامات بعمل‌آمده ثبت شوند.

8- اندازه‌گيري، تجزيه و تحليل و بهبود

8-1) كليات

همانند هر سيستم ديگري ، لازم است كنترل هاي لازم در جهت حصول اطمينان از عملكرد صحيح سيستم مديريت یکپارچه (IMS) اعمال گردد. بدين منظور در نظام مديريت یکپارچه (IMS) مستقر شده در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستی فرآيندهاي پايش، اندازه‌گيري، تجزيه و تحليل و بهبود، هرجا كه ضروري تشخيص داده ‌شده‌اند طرح ريزي شده و به مورد اجرا درآمده‌اند تا اطمينان حاصل گردد كه:

الف) پروژه ، محصول یا خدمت با الزامات از پيش تعيين شده مطابقت دارد به عبارتي مراحل تولید، همانگونه كه بايد اجرا شده‌اند.

ب) اثربخشي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) تحت كنترل بوده و بطور مستمر بهبود داده ‌مي شود.

ج) عملكرد سيستم مديريت یکپارچه (IMS) با ترتيبات برنامه‌ريزي شده (مستندات سيستم مديريت یکپارچه (IMS) ) مطابقت دارد. به عبارتي مطمئن شويم كه سيستم به طور صحيح اجرا مي‌گردد.

نکته : در راستاي اجراي فرآيندهاي فوق‌الذكر، روش ها و تكنيك‌هاي مختلفي از جمله فنون آماري بایستیمورد استفاده قرار‌گيرند.

8-2) پايش و اندازه‌گيري

8-2-1) سنجش رضايت مشتریان

مديريت مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیميزان تاثير استقرار سيستم مديريت یکپارچه (IMS) را در مجموعه خود مورد ارزيابي قراردهد. اين ارزيابي از طرق مختلف امكان پذير است. يكي از مهمترين اندازه‌گيري ها در جهت ارزيابي عملكرد سيستم مديريت یکپارچه (IMS) ، جمع‌آوري اطلاعات مربوط به برداشت مشتریان (کارفرمایان) از ميزان برآورده شدن الزامات وي توسط مجموعه متقاضی گواهینامه IMS است. بدين منظوربایستی روش‌هاي مختلفي جهت دريافت و جمع‌آوري نظرات مشتریان (کارفرمایان) و نيز استفاده از اين اطلاعات تعيين شوند. سنجش رضايت مشتریان (کارفرمایان) صرفا به معناي بررسي و پيگيري شكايات وي نيست. بلكه اعتقاد بر اين است چنانچه مشتریان (کارفرمایان) شكايتي نداشته باشد، اين امر لزوما به معناي رضايت كامل وي از نحوه عملكرد مجموعه خواهد بود. با وجوداینکه فرم های نظر سنجی در دورهای زمانی تعیین شده برای مشتریان (کارفرمایان) ارسال می شود، نمي توان انتظار داشت که مشتریان (کارفرمایان) ، رضايت خود را در قالب فرم هاي نظر سنجي، کتبا اعلام نمايد. بهتر است یک روش اجرایی با عنوان رسیدگی به شکایات و نظرات مشتریان (کارفرمایان) تهیه و تدوین گردد.

8-2-2) مميزي‌هاي داخلي

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMS ، سيستم مديريت یکپارچه (IMS) بایستی به گونه‌اي طراحي شود تا مميزي هاي داخلي بصورت منظم و در فواصل زماني طرح ريزي شده به اجرا درآيند تا مشخص گردد كه آيا سيستم مديريت یکپارچه (IMS) :

الف) با ترتيبات برنامه‌ريزي شده (مستندات سيستم مديريت یکپارچه (IMS))، با الزامات استاندارد مرجع و نيز الزامات اين سيستم مستقر شده در مجموعه به لحاظ عملكرد انطباق دارد يا خير؟

ب) بطور مؤثر و اثربخش به اجرا درآمده و نگهداري شده ‌است يا خير؟

براساس همين نياز، يك برنامه مميزي با در نظر گرفتن وضعيت و اهميت فرآيندها و نواحي كه مي‌بايست تحت مميزي قرارگيرند و نيز با توجه به نتايج مميزي‌هاي قبلي، طرح ريزي و تهيه شده ‌باشد. اين برنامه نشان مي‌دهد كه در طول هر دوره، هر يك از موضوعات مشخص شده در چه زماني مميزي خواهندشد.

معيارهاي مميزي، دامنه كاربرد مميزي، تواتر مميزي و روش انجام آنبایستی در قالب یک روش اجرایی مدون تحت عنوان روش اجرايي مميزي داخلي تشريح شود.

همانگونه كه در اين روش اجرايي نيز تشريح می گردد، بایستیمميزان داخلي براساس ضوابط مشخصي انتخاب ‌گردند، به نحوي كه اطمينان حاصل شود كه مميزان كار خود را مميزي نمي‌كنند و فرآيند مميزي در يك محيط بي‌طرف و بصورت هدفمند انجام‌ شده ‌است.

مسئوليت كلي برنامه‌ريزي و هدايت مميزي هاي داخلي در مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بر عهده نماينده مديريت است. نامبرده هنگام برنامه‌ريزي مميزي‌ها، به گونه‌اي بایستیعمل ‌كند تا هر موضوع، حداقل دو بار در سال مميزي شود. در ضمن مدير مسئول حيطه‌اي كه مورد مميزي قرار‌گيرد،

چنانچه گزارش عدم انطباقي را در قالب نتايج و گزارش مميزي انجام شده دريافت نمايـد، موظف است اقداماتي را كه در جهت برطرف سازي عدم انطباق هاي يافت شده و نيز رفع علل آنها ضروري به نظر مي‌رسند، بدون تاخير به مورد اجرا بگذارد و بر انجام آنها نظارت نمايد.

همچنين مسئوليت انجام پيگيري هاي لازم در خصوص نتايج مميزي هاي داخلي و ارائه گزارشات لازم با نماينده مديريت مي‌باشد. نكته مهم اينكه خلاصه‌اي از نتايج مميزي هاي داخلي بعنوان يكي از ورودي هاي بازنگري مديريت، مورد بررسي قرارمي‌گيرند.

8-2-3) پايش و اندازه‌گيري فرآيندها

در سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیفرآيندها شنـاسـايي شـده و مراحل انجام آن در قالب نمودار روند نما ترسيم و مدون گردد. در ادامه نمودار هر فرآيند، يك برگ نمودار فرآيند نيز آورده شود. بعلاوه براي هر فرآيند، اهداف كيفيتي ، زیست محیطی و ایمنی و بهداشت حرفه ایی خاص تعيين گرديده كه معيار اثربخشي آن فرآيند محسوب‌گردد.

به منظور آگاهي از ميزان انطباق عملكرد سيستم مديريت یکپارچه (IMS) با الزامات استاندارد هاي سه گانه و از طريق بررسي ميزان تحقق اهداف كيفي ، زیست محیطی و ایمنی و بهداشت شغلی ( شاخص ) مربوطه، مي‌توان فرآيند و ميزان توانايي آن را در دستيابي به نتايج طرح ريزي شده، مورد اندازه‌گيري قرارداد. بنابراين در مواقعي كه نتايج طرح ريزي شده مطابق آنچه كه در قالب اهداف تعيين گرديده‌اند محقق نشده ‌باشدبایستی اصلاحات و اقدامات اصلاحي لازم برحسب تناسب صورت ‌پذيرد تا از تطابق محصول (خروجي فرآيند) اطمينان حاصل گردد.

8-2-4) پايش و اندازه‌گيري محصول

مطابق خواسته استاندارد مرجع، مجموعه متقاضی گواهینامه IMS موظف است ويژگي هاي محصول ، خدمت و یا پروژه را جهت تصديق اينکه الزامات و يا خواسته هاي مربوط به آن ها برآورده شده اند، مورد پايش و اندازه گيري قرار دهد. بر همين اساس، سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مجموعه متقاضی گواهینامه IMS بایستی به گونه اي طراحي شده باشد که فعاليت هاي بازرسي و آزمون درکليه مراحل اجرا بطور موثر به اجرا درآيند. اين فعاليت ها بایستیشامل اقدامات زير باشند:

الف) کليه اقلام وارده به کارگاه شامل مواد اولیه و قطعات فني و يدکي که توسط واحد تدارکـات خريداري و تأمين گرديده اند، قبل از آن که مورد استفاده قرار گيرند مي بايست مورد بازرسي و کنترل قرار گيرند تا اطمينان حاصل گردد که با الزامات از پيش تعيين شده مطابقت دارند.

ب) نتايج حاصل از فعاليت هاي اجرایی مي بايست مورد بازرسي قرار گيرند تا اطمينان حاصل گردد که الزامات ونيازمندي هاي تعيين شده برآورده شده اند. بديهي است که اجراي مراحل کاری و آغاز هر مرحله جديد، منوط به تاييد مراحل قبل توسط مسئولين واحد کنترل کيفيت مي باشد. در اين خصوص بهتر است یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی پایش و اندازه گیری محصول فعالیت های اجرایی طراحي گردد و به اجرا درآید.

ج) پس از اتمام کليه مراحل اجرا و قبل از آنکه محصول نهايي به کارفرما یا مشتری تحويل گردد، لازم است اطمينان حاصل گردد که کليه نيازمندي ها و الزامات از پيش تعيين شده برآورده گرديده اند. بدين منظوربایستی به يکي از دو روش زير اقدام شود:

در خصوص برخي از فرایند های اجرایی لازم است که اين فعاليت از طريق تهيه يک چک ليست و تکميل آن انجام شود. بدين ترتيب که کليه موارد ذکر شده در چک ليست مورد بررسي نهايي قرار گيرد و از انجام صحيح آنها اطمينان حاصل مي گردد.

دربرخي موارد نيز که تهيه چک ليست ضرورتي ندارد، بازديد نهايي ازفرایندهای اجرایی توسط رياست واحد ، مدير فنی و مدير امور اجرايي بعمل آيد و نتايج بازديد در قالب يک صورتجلسه مکتوب گردد. چنانچه در حين بازديد مواردي مشاهده گردد که مغاير با اصول و الزامات از پيش تعيين شده انجام گرفته باشد، موارد در قالب صورتجلسه مذکور قيد گرديده و تصميمات لازم در جهت رفع اين مغايرت ها اتخاذ گردد

نکته مهم:

طرح هاي کيفيت، نقشه ها، مستندات مرجع و نيازمندي هاي خريد بعنوان مدارک و مستندات مرجع جهت انجام فعاليت هاي بازرسي و آزمون مطرح مي باشند.

8-3) كنترل محصول (خدمت) نامنطبق

محصول (خدمت) نامنطبق محصولي است كه به هردليل با خواسته‌هاي از پيش تعيين شده مطابقت ندارد. در سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیمكانيزمي درنظرگرفته‌ شود كه از طريق اجراي آن، اطمينان حاصل ‌گردد كه محصولات (خدمات) نامنطبق، شناسايي شده تعيين ‌گردند تا از استفاده سهوي و ناخواسته آنها جلوگيري بعمل آيد. براي تشريح چگونگي اعمال اين كنترل ها، بایستیيك روش اجرايي مدون بنام روش اجرايي كنترل محصول (خدمت) نامنطبق تدوين شود. در قالب اين روش اجرايي، شرح كنترل ها و مسئوليت ها و اختيارات مرتبط براي تعيين تكليف محصولات نامنطبق تعيين گردد.

عمده اقلام نامنطبق در اجرا عبارتند از: مواد اولیه نامنطبقوارده به کارگاه ، مراحل اجرا شده نامنطبق

هنگام تعيين تكليف اقلام يا محصولات یا خدمات نامنطبق، ممكن است با يك يا چند حالت از حالات زير مواجه شويم:

الف) محصول (خدمت) نامنطبق بواسطه انجام دوباره‌كاري، به يك محصول (خدمت) منطبق تبديل شده و قابل استفاده گردد.

ب) محصول (خدمت) نامنطبق بواسطه استفاده از مفهوم اجازه ارفاقي، (پس از انجام دوباره‌كاري يا بدون انجام هيچ كاري) پذيرفته شود.

گاهي استفاده از مفهوم اجازه ارفاقي به كسب مجوز از مشتری (کارفرما) نياز دارد و گاها اين مجوز توسط مشتری (کارفرما و یا کسانیکه قبلا براي چنين منظوري تعيين شده و اختيارات لازم به آنان واگذار شده‌است) صادر ‌شود.

ج) محصول نامنطبق جهت استفاده در امور ديگري كه از سطح كيفي پائين‌تري برخوردار هستند مجاز شمرده شود.

د) اگر محصول (خدمت) نامنطبق با استفاده از هيچ يك از 3 راه حل فوق، قابل استفاده نباشد، بعنوان يك محصول و یا خدمت ضايعاتي تلقي گردد و در اين شرايط نمي‌توان آن را مورد استفاده قرارداد.

نكته مهم اينكه سوابق مربوط به كنترل محصول (خدمت) نامنطبق مي‌بايست بعنوان بخشي از سوابق كيفي مهم، بطور دقيق حفظ و نگهداري شوند.

از طرفي لازم به ذكر است هنگامي كه محصول (خدمت) نامنطبق اصلاح مي‌گردد، بايد مورد تصديق مجدد قرارگيرد تا اطمينان حاصل شود كه با الزامات تعييين شده تطابق دارد.

در صورتيکه محصول (خدمت) نامنطبق پس از ارسال يا شروع به استفاده از آن، شناسايي شود، بایستیمسئولین مربوطه تدابير لازم را در جهت كنترل اثرات بالفعل يا اثرات بالقوه عدم انطباق اتخاذ ‌كنند.

8-4) تجزيه و تحليل داده‌ها

سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مستقرشده در مجموعه متقاضی گواهینامه IMS همانند هر سيستم مديريت ديگريبایستی بر مبناي اصول هشتگانه مديريت استوار گردد. بنابراين اصول هشتگانه مديريت ، از جمله اصل "تصميم‌گيري بر مبناي واقعيات" در سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مجموعه، نقش بسيار ويژه و با اهميتي دارد. لذا در سيستم مديريت یکپارچه (IMS) ،بایستی داده‌هاي متناسب تعيين و جمع آوري و سپس مورد تجزيه و تحليل قرار ‌گيرند تا تناسب و اثربخشي آن را نشان دهند. همچنين از طريق انجام اين تحليل‌ها مي‌توان مشخص نمود كه بهبود اثربخشي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) در كدام نواحي مي‌تواند اتفاق بيافتد. بهتراست یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی تجزیه و تحلیل داده ها تهیه و تدوین گردد.

از جمله داده‌هايي كه براي اين منظور متناسب بنظر مي‌رسند داده‌هايي هستند كه بعنوان نتايج پايش و اندازه‌گيري از فرآيندهاي مربوطه حادث مي‌شوند. از طريق پردازش و سپس تجزيه و تحليل داده‌ها در سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مجموعه، بایستیاطلاعاتي در خصوص موارد زير فراهم ‌آيد:

الف) ميزان رضايت مشتری (کارفرما)

همانگونه كه در بند 8-2-1 همين طرح آمده‌است، مي توان در خصوص ميزان رضايت مشتری اظهارنظر نمود.

ب) ميزان انطباق با الزامات محصول

در واقع اين مورد در اثر آناليز و تجزيه و تحليل داده‌هاي مربوط به فرآيندهاي بازرسي و كنترل (QC) تعيين مي‌گردد. بديهي است كه نتايج فرآيندهاي كنترل و بازرسي و آزمون، حكايت از تطابق بالاي عملكرد واحدهاي اجرایی و نتايج حاصل از فعاليت آنها با ترتيبات برنامه‌ريزي شده و الزامات از پيش تعيين شده را داشته باشد.

ج) ويژگيها و جهت‌گيري هاي فرآيندها و محصول از جمله فرصت‌هايي براي اقدامات پيشگيرانه.

د) نتايج عملكرد تامين كنندگان

بديهي است كه براي اظهارنظر در خصوص نحوه عملكرد تامين‌كنندگان، لازم است كه داده‌هاي مربوط به كنترل و بازرسي اقلام و خدمات تدارك شده توسط آنان و نيز ساير عوامل و پارامترهاي مهم نظير عدم تاخير در تامين كالا يا خدمت مورد ارزيابي قرارگيرد.

8-5) بهبود

8-5-1) بهبود مستمر

يكي از اهداف مهم مديران مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیآن باشدكه بطور مستمر اثربخشي سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مستقر شده در مجموعه ، از طريق بكارگيري خط مشي کیفیت، اهداف، نتايج مميزي‌ها، تجزيه و تحليل داده‌ها، اقدامات اصلاحي و اقدامات پيشگيرانه و نيز انجام بازنگري هاي مديريت بهبود يابد. بهتر است در این خصوص یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی اندازه گیری بهبود مستمر تهیه و تدوین گردد.

8-5-2) اقدام اصلاحي و اقدام پيشگيرانه

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستی اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مطابق يك روال مشخص تعریف و اجرا شوند. عمق و گستردگي اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه كه براي حذف علل بالفعل يا بالقوه عدم انطباق انجام مي‌گيرند، متناسب با اهميت مسائل خواهدبود. نظام مديريت کیفیتبایستی به گونه‌اي طراحي شده‌باشد كه بتواند هرگونه عدم انطباق مشاهده شده در فعاليت‌هاي داخل مجموعه متقاضی گواهینامه IMS و نيز فعاليت هاي در ارتباط با طرف هاي برون سازماني را بعد از شناسايي، پيگيري و رفع نمايد.

بدين منظور، سيستم مديريت یکپارچه (IMS) مستقر شدهبایستی از مفاد گزارش هاي تهيه شده از نتايج مميزي هاي داخلي وخارجی، شكايات مشتریان (کارفرمایان) و نيز پيشنهادات ارائه شده توسط كاركنان، پایش واندازه گیری محصول وفرآیندها،کنترل محصول (خدمت) نامنطبق به نحو مطلوب استفاده نموده و اقدام اصلاحي يا پيشگيرانه مورد نظر را تعيين و سريعا به مورد اجرا گذاشت.

بعلاوه طي جلسات بازنگري مديريت، اشكالات عمده موجود در سيستم مديريت یکپارچه (IMS) كه بر روي كيفيت و سرعت پيشرفت کار ، محیط زیست و وضعیت ایمنی و بهداشت شغلی اثر منفي مي‌گذارند مورد بررسي قرار گرفته و تصميمات لازم در جهت حذف پتانسيل عدم انطباق‌ها اتخاذ مي‌گردد.

جزئيات وچگونگي انجام اين اقدامات در روش اجرايي اقدام اصلاحي و پيشگيرانه آمده‌است.

در خصوص اقدامات اصلاحي بايد گفت كه اقداماتي در جهت رفع علل بالفعل عدم انطباق‌ها انجام مي‌شود تا از بروز مجدد اين موارد عدم انطباق، جلوگيري بعمل‌آيد. همانگونه كه در روش اجرايي اقدام اصلاحي و پيشگيرانه آمده است، مراحل زير در خصوص يك اقدام اصلاحي انجام مي‌گيرد:

الف) تعيين علل بروز عدم انطباق ها کیفیتی ، زیست محیطی و ایمین و بهداشت حرفه ایی.

ب) ارزيابي نياز به اقداماتي كه اطمينان دهند عدم انطباق ها مجددا بروز نخواهند كرد.

ج) تعيين و انجام اقدام مناسب.

د) ثبت نتايج حاصل از انجام اقدامات بعمل‌آمده.

ه) بازنگري اقدامات اصلاحي انجام شده به منظور حصول اطمينان از اثربخشي آنها.

همچنين همانگونه كه در روش اجرايي اقدام اصلاحي و پيشگيرانه تعریف می شود ، بایستی در خصوص يك اقدام پيشگيرانه مراحل زير انجام شوند:

الف) تعيين عدم انطباق هاي بالقوه و علل آنها.

ب) ارزيابي نياز به اقداماتي كه از بروز عدم انطباق ها جلوگيري مي‌كنند.

ج) تعيين و انجام اقدام مناسب.

د) ثبت نتايج حاصل از انجام اقدامات بعمل‌آمده.

ه) بازنگري اقدامات پيشگيرانه انجام شده به منظور حصول اطمينان از اثر بخشي آنها.

عناصر تخصصي ISO 14001:2004

4-3-1) جنبه هاي زيست محيطي

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیبه منظور تامين الزامات زيست محيطي حاكم بر فعاليت های اجرایی مجموعه از نظر جنبه هاي زيست محيطي موردشناسايي قرارگرفته و جنبه هايي كه پيامد بارزي برمحيط زيست داشته و يامي تواند داشته باشد، تعيين و موردكنترل قرار مي گيرند. جنبه هاي مربوط به اين پيامدهاي بارز در تعيين اهداف كلان زيست محيطي منظور گشته و اطلاعات مربوطه به روز نگهداري مي گردد .

جزئيات مربوط به چگونگی و روش شناسايي و ارزیابی بایستی در روش اجرایی شناسایی و ارزیابی جنبه هاي زيست محيطي تشريح شده باشد.

4-3-2) الزامات قانوني و ساير الزامات

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستینحوه شناسايي و دستيابي به الزامات قانوني و ساير الزاماتي كه مجموعه تقبل نموده، شامل جنبه هاي زيست محيطي فعاليت های اجرایی آن مي باشد و باید در روش اجرايي شناسايي الزامات قانوني وكارفرمايان تشريح شده باشد.

4-3-3) اهداف كلان و خرد و برنامه ها

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیبراي دستيابي به اهداف كلان و خرد زيست محيطي، مجموعه برنامه هاي مدوني را ايجاد و برقرار نمود. دراين برنامه ها، مسئوليت هاي مطرح سازماني مربوطه و نيز برنامه زمانبندي به همراه امكانات و تجهيزات مورد نياز جهت حصول اهداف تعيين شده لحاظ گرديده است .

همچنين برنامه هاي فوق متناسب با تغييرات فعاليت ها ی اجرایی مجوعه در فواصل برنامه ريزي شده مورد بازنگري قرار گيرند.

4-4-3) ارتباطات، مشاركت و مشاوره

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیچگونگي ايجاد ارتباط موثر و مناسب، گردش صحيح اطلاعات زيست محيطي بين سطوح و بخش هاي مختلف در خصوص فعاليت ها و عملكرد زيست محيطي، اخذ نظرات و پاسخ گويي به كاركنان در ارتباط با مسائل زيست محيطي دريافت، رسيدگي و مدون كردن و پاسخ گويي به مواردی که از سوي طرف هاي ذينفع داخل و خارج از سازمان در خصوص عملكرد زيست محيطي، ايجاد ارتباط موثر پيمانكاران و تامين كنندگان و ارتباط بامسائل زيست محيطي از جمله ابلاغ روش هاي اجرايي و دستورالعمل هاي زيست محيطي می باشد که تماماً در روش اجرايي ارتباطات و مشاوره با تشريح شده باشد.

4-4-6) كنترل عمليات

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستی عمليات و فعاليت هايي كه در ارتباط با جنبه هاي زيست محيطي بارز بوده و نيز در راستاي خط مشي اهداف كلان و خرد مي باشند، مورد شناسايي قرار گرفته و جهت حصول اطمينان از به انجام رسيدن آنها در شرايط مشخص شده، برنامه ريزي شده است. جزئيات مربـوط باید در روش اجرايي كنترل عمليات تشريح گردد .

دراين روش اجرايي وضعيت هايي كه نبودآنها ممكن است منجربه انحراف ازخط مشي و اهداف كلان و خرد زيست محيطي گردد، پوشش داده شده و معيارهاي عملياتي مشخص و ارتباط آن با جنبه هاي زيست محيطي بارز برقرار شده است .همچنين روش اجرايي مربوطه به عرضه كنندگان و پيمانكاران ابلاغ شده است.

4-4-7) آمادگي و واكنش در وضعيت اضطراري

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیبه منظور شناسايي احتمال وقوع و مقابله با حوادث و وضعيت هاي اضطراري و نيز براي پيشگيري وكاهش پيامدهاي زيست محيطي مرتبط،روش اجرايي آمادگي و واكنش درشرايط اضطراري تدوين شده باشد. اين روش به ويژه پس از وقوع حوادث يا وضعيت هاي اضطراري مورد بازنگري قرار مي گيرد و به صورت ادواري به آزمايش در آمده و مانورهاي مربوطه به اجرا در مي آيد.

4-5-1) پايش و اندازه گيري

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیبراي پايش و اندازه گيري مشخصات كليدي عمليات، فعاليت ها و عملكرد هايي كه پيامدهاي بارزي بر محيط زيست دارند، روش اجرايي پايش و اندازه گيري عملكرد زيست محيطي تدوين شده باشد. اين امر شامل ثبت اطلاعات براي ردگيري عملكرد و كنترل هاي عملياتي مربوطه و مطابقت با اهداف كلان و خورد زيست محيطي مجموعه مي باشد. همچنين تجهيزات كاليبره نیازمند پایش، نگهداري شده و سوابق مربوطه حفظ مي گردد.

4-5-3) عدم انطباق و اقدام اصلاحي و پيشگيرانه

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیبه منظور تعيين مسئوليت ها واختيارات در خصوص عدم انطباق ها و اقدام به كاهش هر گونه پيامدهاي حاصله ونيز براي شروع وتكميل اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه، روش اجرايي اقدامات اصلاحی/ پیشگیرانه شده باشد .

در اين روش اجرايي نحوه كنترل عدم انطباق هاي حاصل از كنترل عملياتي، مميزيهاي داخلي و خارجي، پايش و اندازه گيري، اهداف برنامه ها، نظرات/ شكايات طرفهاي ذينفع و تغييرات قوانين و مقررات و الزامات تشريح شده است.

عناصر تخصصي OHSAS 18001:2007

4-3-1) شناسايي خطرات ، ارزيابي ريسك و تعيين روشهاي كنترلي

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیبرنامه ريزي جهت شناسايي مخاطرات، ارزيابي وكنترل ريسك ها، الزامات جنبه هاي ايمني و بهداشت شغلي، از طريق شناسايي مداوم مخاطرات و ارزيابي ريسك ها در موارد ذيل دلالت دارد و در روش اجرایی شناسایی و ارزیابی مخاطرات ایمنی و بهداشتی تشریح شده باشد :

- با توجه به دامنه كاربرد، ماهيت و زمانبندي آن به گونه اي تعريف شده است كه ماهيتی پيش از وقوع دارند.

- اطلاعاتی براي طبقه بندي ريسك ها وشناسايي آنها ارائه مي نمايد.

- با تجربه كاري و قابليت اقدامات كنترلي ريسك به كار گرفته شده، سازكار مي باشند.

- ورودي را براي تعيين نيازمندي هاي تسهيلات، شناسايي نيازهاي آموزشي و يا استقرار كنترل هاي عملياتي ارائه مي نمايد .

- اطلاعاتي را براي پايش اقدامات مورد نياز براي حصول از موثر بودن و بهنگام بودن اجراي آنهاارائه مي نمايد.

4-3-2) الزامات قانوني و ساير الزامات

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستینحوه شناساي و دستيابي به الزامات قانوني وساير الزامات ايمني و بهداشت شغلي قابل اعمال بر شركت در روش اجرايي شناسايي الزامات قانوني و مشتریان تشريح شده باشد.

اطلاعات فوق به روز نگهداري مي گردد و اطلاعات مرتبط با الزامات قانوني و ساير الزامات ، به كاركنان مجموعه وساير گروه هاي ذينفع ابلاغ شده است.

4-3-3) اهداف و برنامه هاي ايمني و بهداشت شغلي

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیبراي رسيدن به اهداف خرد وكلان ايمني و بهداشت شغلي، مجموعه برنامه هاي مدوني را ايجاد و بر قرار نماید. در اين برنامه ها، مسئوليت ها و اختيارات مطرح مجموعه مربوطه و نيز برنامه زمانبندي به همراه امكانات و تجهيزات مورد نياز جهت اهداف تعيين شده، لحاظ شود. همچنین برنامه هاي فوق، متناسب با تغييرات فعاليت های اجرایی در فواصل برنامه ريزي شده مورد بازنگري قرار گيرند.

4-4-3) ارتباطات ، مشاركت و مشاوره

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستینحوه ابلاغ اطلاعات ايمني و بهداشت شغلي به كاركنان وساير گروه هاي ذينفع و نيز دريافت اطلاعات فوق از ايشان در روش اجرايي ارتباطات و مشاوره تدوین شده باشد.

مشاركت دادن كاركنان و مشورت با ايشان مدون شده و به اطلاع گروه هاي ذينفع برسد.كاركنان در تعيين و بازنگري خط مشي، روش هاي اجرائي مربوطه به مديريت ريسك و هر گونه تغييري كه بر ايمني و بهداشت محيط كاري تاثير مي گذارد مشاركت داده شده و به عنوان نمايندگان مجموعه در ارتباط با مسائل ايمني و بهداشت تلقي شده و نسبت به انتصاب نمايندگان ايمني و بهداشت كاركنان و مديريت آگاهي دارند.

4-4-6) كنترل عمليات

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیعمليات و فعاليت هائي كه به مخاطرات مشخص شده، بستگي دارند و نياز به اقدامات كنترلي دارند مورد شناسايي قرار گرفته و جهت حصول اطمينان از به انجام رسيدن آنها در شرايط مشخص شده، برنامه ريزي شود. اين امر از طرق زير صورت مي گيرد :

الف) ايجاد و بر قراري روش هاي اجرايي مدون براي پوشش دادن و فعاليت هايي كه نبود آنها ممكن است انحراف از خط مشي و اهداف كلان ايمني و بهداشت شغلي گردد.

ب) ايجاد و برقراري روش هاي اجرايي مرتبط با ريسكهاي ايمني و بهداشت شغلي شناخته شده و كالا ها، تجهيزات و خدمات خريداري شده و يا مورد استفاده طی روش هاي اجرايي و نيازمندي هاي مربوط به عرضه كنندگان و پيمانكاران ابلاغ شود.

ج) ايجاد و بر قراري روشهاي اجرائي براي طراحي، در روش اجرايي كنترل عمليات تشريح شود.

د) بازرسي ايمني در سايت ، کارگاه ، کارخانه :

• بازرسي مواد وارده (مواد/ اقلامي که داراي خطرات احتمالي مي‌باشند)
• بازرسي قبل از استفاده
• نظارت هاي روزانه ايمني (شرايط محيط کار)
• بازرسي فني تجهيزات و ماشين آلات
• کنترل تجهيزات پيمانکاران
• شناسايي و رديابي خطرات

بازرسي مواد وارده: مواد اوليه ويژه که جهت استفاده در فرایند تولید وارد کارگاه مي‌شوند از نظر ايمني بايد مورد بازرسي قرار گيرند و نتايج حاصله بايد مستند شود.

و) بازرسي قبل از استفاده از خودروها و ماشين آلات سنگين و تجهيزات در کارگاه ها:

بايد نسبت به انجام بازرسي قبل از استفاده اين تجهيزات اقدام نمود. اين بازرسي ها بايد به صورت مستند انجام گيرد.

ه) نظارت هاي روزانه ايمني:

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیاز فرآيندهاي اجرايي و محل هاي کاري و عملياتي، روزانه، بصورت بازرسي‌ها و نظارت هاي ايمني و بهداشتي توسط مسئولين مربوطه (واحد HSE هر سايت) انجام پذيرد تا از ايمن بودن محيط کار اطمينان حاصل گردد.

س) بازرسي فني تجهيزات و ماشين آلات:

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیدر دوره هاي زماني مدون، ماشين آلات و تجهيزاتي که ايمني آنها مورد توجه بسيار قراردارد، بايد مورد بازرسي هاي فني قرارگرفته (توسط مراجع ذي صلاح) و گواهينامه هاي ايمني لازمه جهت آنها دريافت گردد.

ش) شناسايي و رديابي خطرات:

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیاز بين امکانات و تجهيزاتي که براي انجام امور ايمني مجموعه مورد استفاده قرارمي گيرند، مواد خطرناک تماماً مي بايست بوسيله علائم مناسب کاملا مشخص باشند، در محل هاي جداگانه اي انبارش شوند و هرگونه اطلاعات مرتبط با ايمني از جمله نوع مواد، محل آنها و موارد مصرفشان بايد دقيقا تعريف و در کنار مواد نگهداري شوند. شناسايي و رديابي ايمني تجهيزات: وضعيت ايمني تجهيزات مورد استفاده مجموعه در موارد مقتضي بوسيله علائم هشداردهنده مشخص مي شوند.

ز) شناسايي خطرات:

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیکليه خطرات موجود در فعاليت هاي تولیدی مورد شناسايي قرار ‌گيرند و همچنين براي محاسبه کاهش ريسک حوادث در تولید روش اجرايي تحت عنوان شناسایی و ارزیابی مخاطرات ایمنی و بهداشت تدوین گردد.

ر) گزارش دهي خطرات و تصادفات:

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیجهت ثبت و گزارش دهي خطرات و حوادث يک دستورالعملبا عنوان گزارش حوادث در زیر مجموعه روش اجرایی شناسایی و ارزیابی مخاطرات ایمنی و بهداشتی تدوين کرد. چگونگي ثبت و گزارش دهي حوادث و خطرات در فعاليت هاي اجرايي پروژه به منظور بررسي علل وقوع حوادث, از اهميت بسياري برخوردار مي‌باشد که نحوه گزارش دهي اين حوادث در روش اجرايي مذکور به صورت کامل تشريح شده باشد.

ص) کمکهاي اوليه و مشاوره پزشکي:

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیبه منظور محافظت از پرسنل اجرايي خود در کلیه واحدها، امکانات و تسهيلات پزشکي و کمکهاي اوليه را متناسب با شرايط فراهم مي نمايد. در اين خصوص نيز مجموعه باید اقدام به تدوين يک روش اجرايي تحت عنوان تسهيلات پزشكي و کمکهاي اوليه نماید.

4-4-7) آمادگي و واكنش در وضعيت اضطراري

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیبه منظور شناسايي احتمال وقوع و مقابله با حوادث و وضعيت هاي اضطراري و نيز براي پيشگيري و كاهش پيامدهاي ايمني و بهداشت مرتبط و بيماري و جراحت آمادگي و واكنش در شرايط اضطراري روش اجرایی آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری تدوين گردد. اين روش اجرايي به ويژه پس از وقوع حوادث يا وضعيت هاي اضطراري مورد بازنگري قرار مي گيرد در صورت امكان به صورت ادواري به آزمايش در آمده و مانورهاي مربوطه به اجرا در مي آيد .

4-5-1) اندازه گيري عملكرد و پايش

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیبراي پايش اندازه گيري مشخه هاي كليدي عمليات ، فعاليت ها و عملكردهايي كه پيامد بارزي بر ايمني و بهداشت شغلي تدوين شده باشد .

روش هاي اجرايي فوق شامل موارد ذيل مي باشند :

• اندازه گيري كمي و كيفي متناسي با نيازهاي سازمان
• پايش محدوده اي كه در آن اهداف كلان ايمني و بهداشت شغلي مجموعه برآورده شده است .
• اندازه گيري پيش از وقوع ، عملكرد و در تطابق با برنامه ايمني و بهداشت شغلي ، معيارهاي عملياتي و الزامات قانوني قابل اعمال را پايش مي نمايد .
• اندازه گيري پس از وقوع، عملكرد را در زمان حوادث، سوانح، بيماري و حمله مواردي كه احتمال وقوع دارند و ساير پيشامدهاي گذشته مربوط به عملكرد ناقص ايمني و بهداشت را پايش مي نمايد
• ثبت داده و نتايج حاصل از پايش و اندازه گيري به شكلي كه براي تجربه وتحليل اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه آن كافي باشد.
• جزئيات مربوط به كاليبراسيون ونگهداري تجهيزات پايش براي اندازه گيري و بررسي عملكرد در روش اجرايي کالیبراسیون ابزار و تجهیزات اندازه‌گيري و آزمایش تشريح مي گردد.

4-5-2) ارزيابي انطباق ها

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیبه منظور تعيين مسئوليت ها و اختيارات در خصوص پرداخت به سوانح ، حوادث و عدم انطباق ها و كاوش پيرامون آنها و اقدام به كاهش گونه اي كه پيامدهاي حاصله از آنها در روش اجرايي اقدامات اصلاحی/ پیشگیرانه تدوين شده باشد.

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستینيز نحوه شناسايي مخاطرات و ارزيابي ريسك جهت تعيين ريسك هاي غير تحمل و برنامه ريزي براي كنترل ريسك ها درحد قابل تحمل، روش اجرايي شناسایی و ارزیابی مخاطرات ایمنی و بهداشتی تدوين شده باشد.  

4-5-3) بررسي رويداد عدم انطباق ، اقدام اصلاحي و پيشگيرانه

در مجموعه متقاضی گواهینامه IMSبایستیبه منظور تعيين مسئوليت ها واختيارات در خصوص عدم انطباق ها و اقدام به كاهش هر گونه پيامدهاي حاصله ونيز براي شروع وتكميل اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه، روش اجرايي اقدامات اصلاحی/ پیشگیرانه شده باشد .

در اين روش اجرايي نحوه كنترل عدم انطباق هاي حاصل از كنترل عملياتي، مميزي هاي داخلي و خارجي، پايش و اندازه گيري، اهداف برنامه ها، نظرات/ شكايات طرف هاي ذينفع و تغييرات قوانين و مقررات و الزامات تشريح شده است.

 

لینک دانلود فایل PDF طرح پیاده سازی و کنترل سیستم مدیریت یکپارچه جهت اخذ گواهینامه IMS

مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران ، بزرگترین مرجع تخصصی مشاوره ، اطلاع رسانی ، آموزش ، طراحی ، مستند سازی ، استقرار ، اجرا و پیاده سازی ، نگهداری ، بهبود و ممیزی سیستم های مدیریتی

با ما در ارتباط باشید . . .