نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه IMS به عنوان یک سند معتبر در سیستم مدیریت یکپارچه یک مجموعه است که کلیات طرحریزی و اجرای سیستم مدیریت یکپارچه را به طور خلاصه تشریح می کند. اکثر کارشناسان و مشاوران در خصوص نحوه تهیه و تدوین این سند مشکل دارند. بر همین اساس مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران یک نمونه نظامنامه IMS را جهت استفاده برای متقاضیان گرامی ارائه کرده است. لازم به یادآوری است که این نظامنامه IMS به صورت فرضی بوده و متقاضیان این سند بایستی به تناسب زمینه فعالیت مجموعه اقدام به بومی سازی و اعمال تغییرات در آن اقدام نماید. در پایان این نظامنامه ، فایل قابل دانلود آن ارائه گردیده است .

نظامنامه IMS

1- مقدمه

در قرن جديد با دو ويژگي " انقلاب ارتباطات " و " انفجار اطلاعات" تنها سازمان هايي باقي مي‌مانند كه بتوانند با نتايج ناگزير اين دو ويژگي خود را تطبيق دهند . تغييرات پي در پي و برق‌آساي تكنولوژي ايجاب مي‌كند كه كشورهاي در حال توسعه بودجه لازم را در برنامه هاي كوتاه مدت و درازمدت توسعه اقتصادي - اجتماعي خود اختصاص دهند .

واحدهاي صنعتي و خدماتي در ميدان رقابت جديد و جدي قرار گرفته اند . از يك طرف با توجه به محدوديت هاي موجود ، بايد خدمات خود را با كيفيت بالا عرضه نموده و از طرف ديگر با حضور جدي رقبا ناچار به كاهش قيمت هاي تمام شده خدمات خود مي باشند . اين دو عامل در ابتدا موجب تغيير در نگرش و بينش مديران اين واحدها شده است به گونه اي كه كيفيت و مشتري را در رأس همه فعاليت هاي خود قرار داده اند و خواستار ارتقاي كيفيت خدمات خود تا حد استانداردهاي بين المللي مي باشند . مديريت مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران با توجه به ديدگاههاي اصولي فوق ، فعاليتهاي خود را منطبق با الزامات استانداردISO9001:2008; OHSAS 18001:2007; ISO14001:2004;HSE-MS نموده و جهت پويايي اين سيستم ها سه اصل زير را پيوسته مد نظر قرار مي دهد:

1-١) بهبود مستمر

دستيابي به بهبود همواره يك هدف اصلي تلقي گرديده و به عنوان خط مشي دراز مدت شركت مورد توجه مي‌باشد .

١-٢) كيفيت ، ایمنی و بهداشت شغلی و حفظ محیط زیست مسئوليت همگان

براي هريك از پرسنل شركت ، در هر شغل و در هر سطح ، افزایش كيفيت كار و نتيجه مطلوب فعاليت ها ، رعایت موارد ایمنی و بهداشت شغلی و حفظ محیط زیست از اهميت خاصي برخوردار بوده و ارتقاء به سوی تعالی در هر یک از موارد مذکور از طریق خدمات "يكايك" كاركنان حاصل می گردد .

١-٣) تكنولوژي، توسعه و نيروي انساني

با استفاده از تكنولوژي و تجهيزات مناسب و نيروهاي كارآمد و با انگيزه مي توان زمينه اطمينان از تعالی در کیفیت ، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست را ايجاد نمود .

٢- معرفي شركت

فعالیت مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران عبارت است از : طراحی ، مستندسازی ، استقرار، اجرا ، نگهداری و بهبود سیستم های مدیریتی

آدرس

دفتر مرکزی : تهران .....

تلفن : 021....

فاکس :021....                                                                    

ایمیل : این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

وب سایت : www.systemkaran.com

3- كليات نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه

3-1) هدف

تشريح الزامــــــــات سيستـــــــم مــــديريت يكپارچـــــــــــه شركت براساس استانداردهايISO9001:2008; OHSAS 18001:2007; ISO14001:2004 براي كليه فعاليتهاي مرتبط در پروژه هاي مختلف مي‌باشد.

3-2) دامنه كاربرد

نظامنامه سيستم مديريت يكپارچه مرکز ، كليه واحدهاي موثر بر كيفيت، ريسك هاي ايمني ، بهداشت شغلي و جنبه هاي زيست محيطي را شامل مي شود و رعايت الزامات اين استانداردهایISO9001:2008; OHSAS 18001:2007; ISO14001:2004 را در كليه معاونت ها و زیر مجموعه های تابعه لازم الاجرا می داند .

3-3) مسئوليت

اين نظامنامه توسط نماينده مديريت تهيه و به تایید و تصويب مديريت عامل رسيده است . مسئوليت توزيع و به روز رساني آن با واحد مديريت يكپارچه ( IMS ) مي باشد .

3-4) تعاريف

در این نظامنامه از تعاريف ارائه شده دراستانـداردهايISO9001:2008; OHSAS 18001:2007; ISO14001:2004 استفاده شده است .

3-5) انتشار

نماينده مديريت/ واحد مدیریت یکپارچه مسئول انتشار نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه است و انتشار آنرا پس از امضاء مدير عامل صورت می پذیرد .

3-6) تغييرات

نظامنامه سيستم مديريت يكپارچه توسط واحد مديريت كيفيت هر سال حداقل يكبار مورد بررسي قرار مي گيرد و در صورت لزوم با تاييد قسمت هاي ذيربط بازنگري مي شود . اين بازنگري با تصويب مديريت عامل شركت لازم الاجرا مي باشد . تغييرات انجام شده در نسخه هاي نظامنامه به واحدهاي مربوطه ابلاغ شده و نسخه هاي قديم با رسيد كتبي به واحد IMS تحويل داده مي شود . تمامي نسخه هاي قديم امحاء شده و فقط يك نسخه جهت سوابق تصميم در واحد IMS نگهداري مي‌شود .

4- تشریح عناصر سيستم مديريت یکپارچه

4-1) الزامات عمومي

سيستم مديريت يكپارچه مرکز براساس الزامات و خواسته هاي استانداردهاي بين المللي و ارتباطات میان آنها طراحي و ايجاد گرديده ، مستند شده و در سطح مرکز به اجرا در آمده است . بدین منظورجهت آشنایی بیشتربا نحوه ارتباطات بندهای استانداردهای ISO9001:2008; OHSAS 18001:2007; ISO14001:2004 جدول زیر تهیه و تدوین گردیده که ساختار بندهای این نظامنامه بر اساس آن خواهد بود .

لازم به توضیح است که اثربخشی این سیستم بطور مستمر در حال افزايش است. در قالب اين سيستم ها ، اقدامات زير انجام شده است :

الف) فرآيندهايي که در سيستم مديريت يكپارچه مرکز به آنها نياز بوده است ، شناسايي گرديده و به کمک نمودارهاي خاصي مستند گرديده اند .

ب) هنگام اجراي سيستم مديريت يكپارچه نياز است که از اجرا و کنترل مؤثر و اثربخش فرآيندهاي شناسايي شده اطمينان حاصل گردد . بنابراين معيارهايي نظير اهداف IMS براي هر فرآيند تعيين گرديده تا ميزان تحقق آنها بعنوان شاخص اثر بخشي هر فرآيند مدنظر قرار گيرد .

ج) در طول طراحي و استقرار اين سيستم ها ، همواره سعي گرديده تا از دسترس بودن منابع و اطلاعاتي که براي پشتيباني از اجرا و پايش اين فرآيندها به آنها نياز بوده است ، اطمينان حاصل گردد ، چنانچه نتايج مميزي هاي داخلي يا خارجي ، گزارشات نماينده مديريت ، گزارشات توقف اجراي پروژه ها حکايت از کمبود منابع داشته باشد ، اين منابع در اسرع وقت از سوي مديريت عالي مرکز تامين گرديده است . بديهي است مديريت عالي مرکز خود را نسبت به تامين منابع و نيازهاي آتي نيز متعهد مي داند .

د) هرجا که لازم باشد فرآيندهاي در حال اجرا مورد پايش ، اندازه گيري و تجزيه و تحليل قرار مي‌گيرند تا اطمينان حاصل شود که نتايج طرح ريزي شده محقق گرديده يا مي گردند .

ه) هرجا که نتايج پايش و اندازه گيري فرآيندها حکايت از آن داشته باشد که نتايج طرح ريزي شده محقق نگرديده يا محقق نخواهند شد ، اقدامات لازم جهت اصلاح شرايط بعمل آمده تا اطمينان حاصل گردد که نتايج طرح ريزي شده محقق گرديده و اثر بخشي فرآيند نيز بطور مستمر بهبود خواهد يافت . بديهي است که فرآيندهاي فوق الذکر مطابق با الزامات استانداردهای مرجع توسط مديريت عالي مرکز ، مديران واحدها و نماينده مديريت ، بطور دقيق و مؤثر کنترل مي گردند .

نکته مهم :

هنگام شناسايي و تدوين فرآيند هاي مورد نياز سيستم مديريت يكپارچه به اين نکته توجه شده که فرآيند هاي شناسايي شده مي بايست شامل فعاليت هاي مديريتي ، فراهم ساختن منابع ، تحقق و شکل‌گيري پروژه و اندازه گيري باشند . نگاهي به مجموعه فرآيندهاي شناسايي شده نشــان مي دهد که فرآيندهاي فوق شامل هر 4 گروه از فعاليت هاي فوق مي باشند .

4-2) الزامات مستندسازي

4-2-1) كليات

يکي از مهمترين ويژگي هاي سيستم مديريت يكپارچه ، مستند بودن آن است . بديهي است که اين مستندسازی تابع ضوابط و شرايط خاصي خواهد بود . همچنين گستردگي مستندات تدوين شده براي سيستم ، به نحوي است که جوابگوي نيازهاي استاندارد مرجع باشد . اين مستندات عبارتند از :

الف) خط مشي مديريت يكپارچه و اهداف

خط مشي مرکز توسط مديريت عالي مرکز تدوين گرديده و به پرسنل ابلاغ نيز شده است . جهت حصول اطلاع از محتواي آن به مندرجات بند 5-3 همين نظامنامه مراجعه شود . همچنين اهداف تعيين شده براي فرآيندهاي مختلف ، در شناسنامه فرآيندها آمده است . جهت کسب اطلاعات دقيق تر به مدارک مربوط به فرآيندها مراجعه شود .

ب) نظامنامه IMS

ج) روشهاي اجرايي (شامل 6 روش اجرايي الزام شده توسط استاندارد مرجع) + روشهاي اجرايي شناسايي شده .

د) ساير مستندات

سایر مستنداتی که جهت حصول اطمينان از مؤثر بودن در طرح ريزي، اجرا و کنترل فرآيندهاي شناسايي شده ضروري تشخيص داده شده و تهيه گرديده اند . از جمله اين مستندات مي توان به طرح‌هاي کيفيت ، دستورالعمل‌ها و فرم‌ها اشاره کرد .

هـ ) سوابق

شامل سوابق الزام شده توسط استاندارد مرجع و ساير سوابق .

نکته : به منظور تصميم گيري جهت تعيين گستره مستند سازي سيستم مديريت يكپارچه در مرکز ، به موارد زير توجه شده است :

الف) ماهيت کار فرایندها

ب ) پيچيدگي فرآيندها و تأثيرات متقابل آنها

ج ) صلاحيت و شايستگي نيروي انساني شاغل در اجرای فرایندها

د) وجود يا عدم وجود مدارک و مستندات برون سازماني (که از طرف کارفرمايان ابلاغ گرديده و مرجع انجام کار قرار مي گيرند) .

4-2-2) نظامنامه سيستم مديريت يكپارچه

اين مدرک ، به عنوان يکي از مدارک سطح بالاي مرکز مطرح است . بطور كلي مي‌توان گفت که اين نظامنامه ، چگونگي پاسخگويي به نيازمندي هاي استاندارد هاي مرجع را تشريح مي نمايد . اطلاعات اين نظامنامه شامل موارد زير است :

الف) دامنه کاربرد سيستم مديريت يكپارچه شامل جزئيات و دلايل توجيهي جهت کنارگذاري برخي از الزامات استاندارد مرجع .

ب) روشهاي اجرايي مدون سيستم مديريت يكپارچه در اين نظامنامه تشريح گرديده اند يا به آنها آدرس دهي شده است .

4-2-3) كنترل مستندات

کليه مستنداتي که براساس خواسته هاي استانداردهاي مرجع تهيه و تدوين گرديده اند ، تحت کنترل سيستم کنترل مستندات قرار گرفته اند . همچنين بايد توجه نمود که سوابق کيفي نيز نوع خاصي از مستندات هستندکه روال کنترل آنها دربند4-2-4 همين نظامنامه و روش اجرايي کنترل سوابق آمده است .

به منظور تشريح نحوه کنترل مستندات ، يک روش اجرايي مدون تحت عنوان روش اجرايي کنترل مستندات با کد P-01تدوين گرديده است . در اين روش اجرايي ، موارد زير تشريح گرديده است :

الف) هريک از مستندات سيستم هاي مديريت يكپارچه ، قبل از انتشار و توزيع ، مي بايست مراحل بررسي و تصويب را بگذرانند تا از تناسب آنها با موضوعات مربوطه اطمينان حاصل شود . نحوه انجام بررسي هاي پيش از انتشار در روش اجرايي مذکور آمده است .

ب) مدارک و مستندات مربوطه به نحوي تدوين شده اند که قابليت تغيير را دارند . لذا روال بازنگري و برحسب نياز به روزآوري و نيز تصويب مجدد آنها نيز در روش اجرايي مذکور آمده است .

ج) جهت حصول اطمينان ازاينکه تغييرات و وضعيت ويرايش جاري مستندات مشخص شده اند ، از يک Master List (فهرست اصلي مستندات سيستم هاي مديريت يكپارچه ) استفاده مي شود . توضيحات لازم در اين خصوص در روش اجرايي کنترل مستندات آمده است .

د) بعنوان يک موضوع مهم ، همواره بايد اطمينان حاصل گردد که ويرايش هاي معتبر مستندات مذكور در مکان هاي استفاده در دسترس مي باشند و پرسنل کاربر به آنها دسترسي دارند . روش حصول اطمينان از اين موضوع نيز در روش اجرايي کنترل مستندات آمده است .

هـ) مستندات مذكور خوانا و قابل تشخيص و مطابق فرمت تعيين شده در روش اجرايي کنترل مستندات ، تهيه شده و نگهداري مي شوند .

و) نحوه کنترل مدارک و مستندات برون سازماني (شامل نحوه شناسايي و چگونگي توزيع آنها) مي‌بايست تحت کنترل باشد . ازجمله اين موارد مي توان به نقشه هاي فني ابلاغ شده ازطرف کارفرما ، دستورالعمل هاي ايمني ابلاغ شده از طرف کارفرما يا طرح هاي کيفيت ابلاغ شده توسط وي اشاره نمود . نحوه اعمال اين کنترل ها نيز در روش اجرايی کنترل مستندات آمده است .

ز) حصول اطمينان از اينکه مدارک و مستندات منسوخ بطور کامل از سيستم جمع آوري شده اند تا بطور سهوي و ناخواسته مورد استفاده قرار نگيرند . چنانچه اين نوع مدارک به هر دليلي در محل هاي استفاده باقي مانده و جمع آوري نشده اند ، بايد به نحو مناسبي مورد شناسايي قرارگيرند تا از بروز مشکلات بعدي جلوگيري بعمل آيد . در اين خصوص تمهيدات خاصي انديشيده شده که در روش اجرايي کنترل مستندات بطور کامل تشريح شده است .

4-2-4) كنترل سوابق

کليه سوابق مربوط به نتايج اقدامات حاصل از اجراي سيستم هاي مديريت يكپارچه در مرکز ، ثبت و نگهداري مي شوند تا بتوان ثابت نمود که :

الف) نيازمنديهاي مشخص شده و الزامات از پيش تعيين شده تامين و برآورده شده اند .

ب) سيستم مديريت يكپارچه بطور موثر عمل مي نمايد .

سوابق ناشي از اجراي سيستم ها که براي اثبات و نشان دادن دستيابي به اهداف تعيين شده و ميزان اثر بخشي عملكرد اين سيستم ها مي توان از آنها استفاده کرد ، بطور دقيق حفظ و نگهداري مي شوند . محيط نگهداري اين سوابق به گونه اي است که امکان خرابي، صدمه و ضايع شدن آنها وجود نداشته باشد .

مدارک و سوابق زير در زمره سوابق سيستم مديريت يكپارچه قرار مي گيرند :

اهداف و برنامه تحقق اهداف

صورتجلسات بازنگري مديريت

سوابق مربوط به کنترل مستندات

سوابق مربوط به خريد و ارزيابي تامين کنندگان

سوابق مربوط به اجراي مراحل مختلف فرایندها

سوابق مرتبط به انجام فعاليت هاي بازرسي و آزمون

سوابق کاليبراسيون ابزارهاي پايش و اندازه گيري

سوابق اقدام اصلاحي و پيشگيرانه

سوابق مرتبط با انبار

سوابق مميزيهاي داخلي سيستم مديريت يكپارچه

سوابق آموزشي کارکنان

ساير سوابق نتايج حاصل از اجراي اين سيستم ها

نظرات و پيشنهادات كارفرمايان

لازم به ذکر است که به منظور تعريف کنترل هاي لازم براي شناسايي، انبارش، حفاظت، بازيابي ، مدت نگهداري و معدوم سازي سوابق کيفي ، يک روش اجرايي مدون تحت عنوان روش اجرايي کنترل سوابق کیفی با کد P-02 تهيه گرديده است ، جهت کسب اطلاعات لازم در خصوص کنترل سوابق ، به روش اجرايي فوق الذکر مراجعه شود .

5- مسئوليت مديريت

5-1) تعهد مديريت

مديريت عالي مرکز همواره خود را نسبت به حمايت و پشتيباني از سيستم مديريت يكپارچه متعهد مي داند . اين مديريت از طريق انجام امور مختلف از جمله موارد زير ، سعي دارد شواهدي دال بر تعهد خود نسبت به توسعه و استقرار اين سيستم ها و نيز بهبود مستمر اثر بخشي اين سيستم فراهم آورد .

الف) مديريت عالي مرکز تلاش نموده است تا اطلاعات لازم را درخصوص اهميت برآورده ساختن الزامات کارفرمايان و همچنين الزامات قانوني و دولتي به پرسنل ارائه نمايد . اين کار از طريق برگزاري جلسات توجيهي ، ارائه آموزش هاي لازم به پرسنل انجام مي شود .

ب) مديريت عالي مرکز اقدام به تعيين خط مشي و ابلاغ آن به پرسنل نموده است . به منظور اطلاع ازمحتواي اين خط مشي به بند 5-3 همين نظامنامه مراجعه کنيد .

ج) مديريت عالي مرکز بر تعيين اهداف به صورت کلان نظارت داشته و از تعيين اين اهداف براي کليه فرآيندها ، اطمينان حاصل نموده است .

د) مديريت عالي مرکز مطابق آنچه که در بند 5-6 اين نظامنامه آمده است ، اقدام به برگزاري جلسات بازنگري مديريت نموده است .

هـ)مديريت عالي از بدوآغاز فرآیند اجرا ، همواره تلاش نموده است تا از در دسترس بودن منابع مورد نياز مراحل اجرای فرآیند اطمينان حاصل کند . بدين منظور همواره مديريت مرکز سعي در شناسايي منابع مورد نياز و تامين اين منابع داشته است . نتايج مميزي هاي داخلي، گزارش هاي نماينده مديريت و موارد ديگري از اين دست ، همگي مي توانند بعنوان ابزارهاي شناسايي منابع مورد استفاده قرار گيرند . منابع مورد نياز پروژه ها در قالب 3 گروه سخت افزار ، نرم افزار و مغزافزار (منابع انساني) تقسيم بندي مي شوند .

5-2) تمركز بر مشتري (كارفرما)

مشتري مداري يا تمرکز بر مشتري بعنوان يکي از اصول هشتگانه مديريت يكپارچه مطرح مي‌باشد . مرکز نيز خود را يک سازمان مشتري محور مي داند . لذا مديريت عالي مرکز همواره به دنبال حصول اطمينان از اين موضوع است که الزامات کارفرما به طور دقيق و شفاف تعيين گرديده و با هدف افزايش ميزان رضايت کارفرما برآورده مي شوند .

5-3) خط مشي

مديريت عالي مرکز بعنوان يکي از شواهد موجود در جهت تعهد وي نسبت به سيستم مديريت يكپارچه، اقدام به تدوين و ابلاغ خط مشي سيستم مديريت يكپارچه نموده است . در تدوين اين خط مشي، موارد زير لحاظ شده است :

الف) خط مشي به گونه اي تدوين شده است که با اهداف سازمان متناسب باشد .

ب) خط مشي تدوين شده شامل تعهدي مبني بر برآورده ساختن الزامات و بهبود مستمر اثربخشي سيستم مديريت یکپارچه می باشد .

ج) خط مشي به گونه اي تدوين شده است که اهداف ذکر شده در آن ، چارچوبي براي تعيين و بازنگري اهداف کيفيتي ، اهداف کلان وخرد زیست محیطی و ایمنی وبهداشت شغلی محسوب مي گردد .

د) در برگیرنده تعهد سازمان به الزامات سیستم مدیریت یکپارچه می باشد .

ه) به دنبال افزایش اثر بخشی و بهبود مداوم می باشد .

و)پیشگیری ازآلودگی و بهبود ايمني وبهداشت شغلی متناسب با اهمیت و ابعاد ریسک های ایمنی وبهداشت شغلی و پیامدها ی زیست محیطی فعالیت ها و خدمات آن باشد .

خط مشي تعيين شده بصورت مناسب و از طريق نصب در اماکن عمومي ، به پرسنل ابلاغ گرديده است . همچنين نماينده مديريت سعي مي نمايد از طريق ملاقات پرسنل و نيز برگزاري جلسات توجيهي براي آنان، اطمينان حاصل نمايد که خط مشي توسط پرسنل درک شده است .

خط مشي تدوين شده براي تداوم تناسب مورد بازنگري قرار مي گيرد . اين بازنگري معمولا در قالب جلسات بازنگري مديريت اتفاق مي افتد .

5-4) طرح‌ريزي

5-4-1) اهداف

جهت دستیابی به رضایت مشتریان وطرف های ذینفع و انطباق عملکرد سیستم مدیریت یکپارچه با خط مشی مرکز ، اهداف خرد وکلان کیفیتی ، زیست محیطی و ایمنی وبهداشت شغلی در واحد ها و سطوح مرتبط به داخل سازمان بر اساس فرم اهداف سیستم مدیریت یکپارچه با کد F-95 تعیین شده اند . از جمله اين اهداف ، مي توان به اهدافي اشاره نمود که براي برآورده ساختن الزامات خدمات مورد نياز بوده اند . نکته بسيار مهمي که در تدوين اين اهداف مدنظر قرار گرفته آن است که تمامي اين اهداف قابل اندازه‌گيري بوده و سازگار با خط مشي سيستم مديريت يكپارچه تعيين گرديده اند. لیست اهداف به پیوست نظامنامه آمده است .

در تعیین و بازنگری اهداف کلان ، الزامات قانونی وسایر الزامات ، جنبه های زیست محیطی بارز ، خطرات و ریسک های ایمنی و بهداشت شغلی ، گزینه های فن آوری ، الزامات مالی و عملیاتی و بازرگانی و دیدگاه های طرف های ذیربط در نظر گرفته شده است .

5-4-2) طرح‌ريزي سيستم مديريت يكپارچه

مديريت عالي مرکز از طريق انجام بازنگري هاي مختلف ، استفاده از خدمات مشاورين مجرب در طراحي سيستم مديريت يكپارچه ، انجام مميزي هاي داخلي و اقداماتي از اين دست ، اطمينان حاصل نموده است که :

الف) طرح ريزي اين سيستم به گونه اي انجام شده که الزامات کلي استاندارد هاي مرجع و نيز اهداف تعيين شده را برآورده مي سازد .

ب) به هنگام طرح ريزي و ايجاد تغييرات در سيستم مديريت يكپارچه ، يکپارچگي اين سيستم حفظ مي گردد . دراين خصوص بايد عنوان داشت که اجزاي سيستم طراحي شده همچون حلقه هاي يک زنجير با يکديگر درارتباط بوده و اعمال مفهوم مديريت تغيير (ChangeManagement) در آن کار مقدمه مي باشد .

5-5) مسئوليت، اختيار و ارتباطات

5-5-1) مسئوليت و اختيار

ساختارسازمانی مرکز در پیوست نظامنامه آمده است .

مديريت مرکز اعتقاد دارد اجراي دقيق و اصولي مراحل مختلف اجرای فرآیند به عوامل مختلفي بستگي دارد که يکي از مهمترين آنها ، شفاف بودن شرح مسئوليت ها و وظايف مجريان اين فرایندها است . همچنين لازم است که مسئوليت ها و وظايف واگذار شده به افراد ، با ميزان اختيارات تفويض شده به آنان متناسب باشد . بر همين اساس شرح مسئوليت ها و اختيارات مسئولين در قالب فرم هاي شناسنامه شغل تعيين گرديده و به آنان ابلاغ گرديده است.

5-5-2) نماينده مديريت

مدير عامل، یکی از مدیران ارشدخود را با حفظ سمت بعنوان نماينده تام الاختيار خود در سيستم مديريت يكپارچه تعيين نموده و مسئوليت ها و اختيارات لازم را به ايشان تفويض نموده است . از جمله اين مسئوليت ها ، مي توان به موارد زير اشاره کرد :

الف) حصول اطمينان از اينکه فرآيندهاي موردنياز اين سيستم مديريت يكپارچه ، بطور دقيق شناسايي شده استقرار يافته و نگهداري مي شوند .

ب) نماينده مديريت موظف است عملکرد سيستم مديريت يكپارچه را بطور مداوم تحت نظارت قرارداده و بصورت ادواري ، گزارشهاي دقيقي را در اين راستا به مديريت ارائه نمايد . همچنين نامبرده موظف است نياز به هرگونه اقدامي را در جهت بهبود شرايط سيستم ، به مديريت مرکز گزارش نمايد .

ج) نماينده مديريت موظف است از طريق برگزاري جلسات توجيهي يا ملاقات با پرسنل و مديران ، از افزايش آگاهي پرسنل نسبت به الزامات و خواسته هاي کارفرما اطمينان حاصل نمايد .

د) نماينده مديريت موظف است درخصوص مسائل مرتبط با سيستم مديريت يكپارچه ، با طرف هاي برون سازماني ( نظير مشاور، موسسات گواهي دهنده يا ...) ارتباطات لازم را برقرار نمايد .

5-5-3) ارتباطات داخلي

مديريت عالي مرکز همواره به دنبال اين موضوع بوده است که فرآيندهاي دورنی سازمان ، دارای ارتباطات مناسبي باشند . چرا که به اعتقاد مديريت ، تنها زماني مي توان به تامين نيازمندي ها و اهداف تعيين شده اميد داشت که اين ارتباط به طور مستمر بوده و به ساده تر ين و موثرترين شکل ممکن برقرار شود .

از آنجائي که بخشي از تصميمات مهم در خصوص اجرای فرآیندها در دفتر مرکزي اتخاذ مي گردد ، لازم است که اين تصميمات در حداقل زمان و بطور دقيق و کامل به واحدهاي اجرايي منتقل شوند . از طرفي واحدهاي اجرايي نياز به امکانات ارتباطي خاصي دارند تا قادر باشند گزارش عملکرد خود را بطور مستمر به مديريت مرکز ارائه نمايند .

براساس نيازهاي مذكور ، ارتباطات داخلي ميان واحدهاي مختلف سازمان ، از طريق نرم افزار اتوماسیون داخلی مرکز ، صندوق انتقادات و پیشنهادات ، تلفن ، فاکس ، نامه کتبي و یا تجهیزات اینترنتی برقرار مي گردد . همچنين برقراري موثر اين گونه ارتباطات داخلي به افزايش اثربخشي سيستم کمک خواهد نمود .

بديهي است که تدارک امکانات لازم جهت برقراري موثر ارتباطات داخلي ، بعنوان يکي از وظايف مديريت عالي مرکز مطرح بوده و همچنين اثر بخشي اين ارتباط و فرآيندها به طور مستمر در جلسات بازنگري مديريت مورد بررسي قرار مي گيرند .

5-6) بازنگري مديريت

5-6-1) كليات

مديريت عالي مرکز خود را موظف مي‌داند تا در فواصل و دوره هاي زماني مشخص (هر 6 ماه يك بار) ، سيستم مديريت يكپارچه را مورد بازنگري قرار دهد تا از تداوم تناسب ، کفايت و اثربخشي اين سيستم ، اطمينان حاصل گردد .

اين بازنگري شامل بازنگري خط مشي سيستم مديريت يكپارچه ، اهداف ، بررسي موقعيت هاي بهبود و نياز به اعمال تغييرات در اين سيستم مديريت يكپارچه مي گردد .

بديهي است که سوابق اين بازنگري‌ها بعنوان يکي از مهمترين سوابق در سيستم نگهداري مي شوند .

5-6-2) ورودي‌هاي بازنگري

به منظور افزايش اثربخشي بازنگري هاي مديريت ، لازم است که دستور کار بازنگري مشخص باشد تا هيچ نکته مهمي فراموش نشود . لذا براساس خواسته‌هاي استاندارد مرجع ، ورودي هاي بازنگري مديريت هميشه بايد شامل اطلاعاتي در خصوص موارد زير باشد :

الف) نتايج مميزي هاي داخلي و خارجي

ب) بازخوردهاي کارفرمايان ( شامل رضايت و شکايت)

ج) عملکرد فرآيندها و انطباق اجرای فرآیند و خدمات

د) وضعيت اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه

هـ) پيگيري مصوبات جلسه قبلي بازنگري مديريت

و) تغييراتي که مي توانند سيستم مديريت يكپارچه را به نحوي تحت تاثير قرار دهند .

ز) توصيه هايي براي بهبود

5-6-3) خروجي ‌هاي بازنگري

نتايج و مصوبات بازنگري مديريت ( بعنوان خروجي هاي بازنگري مديريت) تمامي تصميمات و اقدامات مرتبط با موضوعات زير را در برمي گيرد :

الف) بهبود اثر بخشي سيستم مديريت يكپارچه و فرآيندهاي مرتبط با آن

ب)   بهبود کيفيت پروژه مطابق با الزامات کارفرما

ج)   نياز به منابع

نکته مهم :

به منظور حصول اطلاع از نحوه برگزاري جلسات بازنگري مديريت و روال انجام اقدامات مربوط به آن ، به روش اجرایی بازنگري مديريت با کد P-05 رجوع کنيد .

6- مديريت منابع

6-1) فراهم‌آوري منابع

كليه منابع ضروري جهت اجراي استراتژي ها و اهداف مرکز براي دستيابي سيستم مديريت يكپارچه، بهبود مستمر و اثر بخشي آن تعيين و در دسترس مي باشند . از جمله مهمترين اين منابع ، منابعي هستند که به موارد زير مربوط مي‌گردند :

الف) منابعي که جهت استقرار و نگهداري سيستم مديريت يكپارچه و بهبود مستمر اثر بخشي آن مورد نياز بوده اند ( نظير آموزش ، نيروهاي واجد صلاحيت)

ب) منابعي که در جهت افزايش ميزان رضايت کارفرمايان (از طريق برآورده ساختن الزامات و نيازمنديهاي آنان) مورد نياز بوده اند .

6-2) منابع انساني

6-2-1) كليات

در مرکز ، اعتقاد بر اين است که کارکنان موثر بر کيفيت و پیامدهای محيط زيست و ايمني و بهداشت شغلي (يعني کارکناني که فعاليت هاي موثر را برنامه ريزي و مديريت ، اجرا يا تصديق مي کنند) مي بايست بر مبناي تحصيلات ، آموزش ، تجارب و مهارت هاي مورد نياز واجد شرايط لازم بوده و از صلاحيت و شايستگي لازم برخوردار باشند . اين موارد بعنوان شرايط احراز شغل در فرم هاي شناسنامه شغل تعيين گرديده اند و هنگام واگذاري مشاغل موثر بر این موارد به افراد، به آنها توجه مي شود .

6-2-2) صلاحيت ، آگاهي و آموزش

در مرکز ، موارد زير در قالب سيستم مديريت یکپارچه، مورد توجه قرار گرفته اند :

1 ) شايستگي هاي لازم براي افراد موثر بر الزامات سيستم مديريت يكپارچه را تعيين مي نمايد .

         نکته : به منظورحصول اطلاع از جزئيات سيستم آموزش و روش اجراي آموزش ، به فرآيند آموزش مراجعه کنيد .

6-3) زيرساخت

زير ساخت ها و امكانات مورد نياز براي ارائه خدمات منطبق با نياز كارفرمايان تعيين و فراهم شده است اين امكانات شامل موارد زير مي باشد :

الف) ساختمان ها ، سوله‌ها و فضاهاي اداري

ب) ماشین آلات و تجهيزات سخت‌افزاري و نرم‌افزاري

ج) خدمات و پشتيباني

بديهي است چنانچه در ادامه مراحل اجراي فرایندها ، تامين تجهيزات و امکانات و زيرساخت هاي ديگري نيز ضرورت پيدا کند مديريت مرکز خود را نسبت به تامين اين زيرساخت ها متعهد مي داند .

از طرفي لازم است زير ساخت هاي موجود همواره آماده به کار باشند تا خللي در روند اجراي فرایند ها پيش نيايد .

6-4) محيط كار

عوامل فيزيكي و انساني محيط كار مورد توجه قرار گرفته و از آنجا كه اين عوامل در انگيزش و رضايت كاركنان و نيز افزايش توان بالقوه پرسنل در انطباق فعاليت ها با الزامات استاندارد تاثير به سزايي دارد موردتوجه و بررسي قرار مي گيرد عوامل فوق شامل موارد ذيل مي باشد :

الف) محيط مناسب براي اجرای پروژه ها

ب) عوامل فيزيكي شامل گرما، سرما ، نور و تهويه

در شركت فرآيندهاي مورد نياز جهت ارائه خدمات مربوطه طرح ريزي و اجرا شده و با ساير الزامات مرتبط به آنها سازگار مي باشد ، اين فرآيندها در دسترس واحدهاي مربوطه قرار گرفته است .

7- تحقق پروژه

7-1) طرح‌ريزي تحقق پروژه

مرکز در راستاي استقرار سيستم مديريت يكپارچه در سطح مرکز ، اقدام به طرح ريزي و توسعه فرآيندهايي نموده است که براي تحقق و شکل گيري پروژه مورد نياز بوده اند . طرح ريزي تحقق پروژه به گونه اي انجام شده است که با سايرفرآيندهاي سيستم مديريت يكپارچه و الزامات مرتبط به آنها سازگار باشد .

نکته قابل توجه اينکه ، در راستاي طرح ريزي تحقق پروژه ، موارد زير انجام گرفته است :

الف) الزامات پروژه بطور دقيق و شفاف تعيين گرديده اند ( به توضيحات بند 7-2-1 رجوع شود) و اهداف نيز براي فرآيندها در سطوح مرتبط سازمان تعريف گرديده اند (به توضيحات بند 5-4-1 رجوع شود) .

ب) درخصوص امور اجرايي فرایند ها ، جزئيات مختلفي شناسايي گرديده و مدون شده اند . همچنين هرجا که مدارک و مستنداتي موردنياز بوده است ، اين مستندات تهيه گرديده وساير منابع مورد نياز نيز تامين گرديده اند .

ج) در سيستم مديريت يكپارچه مرکز ، فعاليت هاي مورد نياز جهت تصديق ، صحه گذاري ، پايش ، بازرسي و آزمايش مربوط به فرایندها تعيين گرديده و معيارهاي پذيرش نيز در اين ارتباط مشخص و ابلاغ شده اند .

د) در پروژه های مختلف ، سوابق ناشي از اجراي فرآيندهاي تحقق پروژه ، بعنوان شواهدي مستند بطور دقيق نگهداري مي شوند . اين سوابق نشان خواهند داد که فرآيندهاي اجرا شده دقيقا مطابق با الزامات و ترتيبات برنامه ريزي شده انجام گرفته اند و پروژه ها بدست آمده از آنها ( بعبارتي خروجي هر فرآيند) با معيارهاي از پيش تعيين شده مطابقت دارد . خروجي طرح ريزي تحقق پروژه در پروژه ها در قالب طرح هاي کيفيت (Quality Plans) و مدارک مربوطه مي باشند که با شيوه عملياتي سازمان کاملا متناسب است .

توضيح اينکه اين طرح هاي ، دربرگيرنده اطلاعاتي در خصوص فرآيندهاي سيستم مديريت يكپارچه (از جمله فرآيندهاي تحقق پروژه) و منابع مورد استفاده در اين پروژه ها مي‌باشند . طرح هاي کيفيت از جمله مستنداتي هستند که مي بايست تحت کنترل مکانيزم کنترل مستندات قرار گيرند .

7-2) فرآيندهاي مرتبط با مشتري

7-2-1) تعيين الزامات مربوط به پروژه

سيستم مديريت يكپارچه که در قالب اين نظامنامه و مدارک وابسته به آن تشريح گرديده است ، نيازمندي هاي الزامات و مشخصات كلي قراردادي مرتبط با مراحل مختلف اجراي فرایند ها تدوين شده است .

از طرفي مي توان گفت که فعالیت مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران عبارتست از طراحی ، مستندسازی ، استقرار ، اجرا ، نگهداری و بهبود سیستم های مدیریتی ، لذا بايد پذيرفت که موارد زير در خصوص الزامات پروژه ها ، مطابق روال تشريح شده تعيين گرديده و لحاظ شده اند :

الف) الزاماتي که بعنوان مشخصه هاي مورد نظر کارفرمايان در خصوص پروژه تعيين و ابلاغ گرديده اند . اين الزامات شامل مدارک پيمان ، نقشه ها و مشخصات فني مي گردد .

ب) توانايي برآورده ساختن الزامات تعيين شده را در طول اجرای پروژه دارا مي باشد . بدين منظور کليه خواسته هاي مطرح در مناقصه ها ، مطابق يک الگوي مشخص ، مورد امکان سنجي قرار مي گيرند و چنانچه نتايج اين امکان سنجي ها مثبت باشد ، سازمان جهت اجراي پروژه اعلام آمادگي خواهد کرد .

بديهي است که سوابق ناشي از اجراي اين فرآيند ، بعنوان بخشي از سوابق کيفي مهم در سيستم يكپارچه نگهداري مي شود . همچنين در خصوص اصلاحيه قراردادها، ذکر نکات زير ضروري است :

الف) هنگامي که الزامات پروژه تغيير مي‌کنند ، مثلا نقشه های قبلی دستخوش تغييراتي مي‌گردند يا عوامل ديگر پروژه تغيير مي‌نمايند ، روال مشخصي در سيستم تعيين گرديده است تا اين اطمينان حاصل گردد که مستندات مربوطه ، متناسب با شرايط جديد اصلاح شده اند و کارکنان ذيربط نيز ، نسبت به الزامات تغيير يافته آگاه شده اند . در اين موارد ، معمولا شرح تغييرات در قالب هماهنگي با مسئولین دفتر فني ، مسئول واحد ، مدير پروژه يا دفتر مرکزي به سازمان اعلام مي شوند و طي اين جلسات ، هماهنگي هاي لازم با نمايندگان کارفرما بعمل مي آيد . سپس مستندات تغيير يافته ، جايگزين مستندات قبلي مي‌گردند تا ادامه مراحل اجرايي براساس الزامات جديد انجام شود . در اين راستا ، کليه پرسنل ذيربط نيز از جزئيات تغييرات بعمل آمده به نحو متقضي مطلع مي‌گردند .

ب) علاوه بر الزاماتي که بصورت صريح توسط کارفرما بيان شده اند ، پاره اي از الزامات وجود دارند که عليرغم عدم اعلام توسط کارفرما ، درغالب مجموعه قوانين ومقررات مرتبط با امور پيمانکاري حاکم است لذا به تشخيص مديريت مرکز يا مسئولين مربوطه لازم است رعايت شوند تا در انتها پروژه از شرايط مناسبي برخوردار گردد . اين قبيل الزامات نيز در حين اجرا با دقت رعايت مي شوند .

د) برخي الزامات نيز در پروژه های خاص بعنوان الزامات قانوني و دولتي مطرح هستند که مي بايست رعايت شوند . از جمله اين الزامات مي‌توان به دستورالعمل هاي ايمني جداگانه اي اشاره کرد که از طرف کارفرمايان دولتي تدوين گرديده و ابلاغ شده اند .

و) علاوه بر کليه موارد فوق ، برخي الزامات بعنوان الزامات درون سازماني از طرف مرکز براي مراحل اجرايي فرآیند تعيين شده‌اند ، نظير فرآيند پرسنلي ، آئين نامه تنخواه گردان و آئين نامه معاملات مرکز و سایرموارد که رعايت اين قبيل الزامات نيز ضروري است .

7-2-2) بازنگري الزامات مرتبط با پروژه

با توجه به ارزش بالاي فرآیندها و پيچيدگي هاي نهفته در مراحل مختلف اجرا ، لازم است قبل از آنکه مرکز اقدام به اجرا نماید ، بررسي ها و ارزيابي هاي لازم را انجام دهد تا از بروز مشکلات بعدي حتي المقدور جلوگيري بعمل آيد . اين بررسي ها و امکان سنجي هاي اوليه بايستي سازمان را مطمئن سازد که :

الف) از الزامات ونيازمندي هاي مربوط به فرآیند اجرا کاملا اطلاع دارد . ( نيازمندي و ويژگي هاي پروژه در قالب مدارک پيمان ، نقشه ها و مشخصات فني بطور کامل تعيين گرديده است )

ب) چنانچه قرار است بخشي از اجرا ، مغاير با آنچه که در ابتدا موردنظر کارفرما بوده انجام شود ، هماهنگي هاي لازم با کارفرما انجام گرفته و موارد با وي حل و فصل ‌شود .

7-2-3) ارتباطات با مشتری

در خصوص مراحل اجرایی فرآیندها مديريت مرکز ترتيبات موثري را براي برقراري ارتباط با کارفرمایان در خصوص مسائل زير تعيين نموده است : به روش اجرایی ارتباط با مشتری رجوع شود .

الف) اطلاعات پروژه

مشخصات فني و کيفي پروژه ها در قالب مدارک فنی ، نقشه ها ، طرح هاي کيفيت و یا مدارک قراردادي ، مشخصات فني ، به مرکز اعلام شده و مي شوند . مدير دفتر فني و برخي ديگر از مسئولين اجرايي ، برحسب مورد ، وظيفه برقراري ارتباط با کارفرما را در اين خصوص بر عهده دارند .

ب) درخصوص اصلاحيه هاي قرارداد نيز توضيحات کافي در بند 7-2-2 ارائه شده است .

ج) درخصوص بازخورهاي کارفرمایان که شامل نظرسنجي و جمع آوري اطلاعات کارفرمایان و نيز رسيدگي به شکايات آنها مي‌گردد ، مسئوليت برقراري ارتباط با نماينده کارفرما برعهده مديريت عالي مرکز یا نماینده وی مي باشد .

7-3) طراحي و توسعه

7-3-1)طرح ریزی طراحی و تکوین

مرکز در راستاي استقرار سيستم مديريت یکپارچه ، اقدام به طرح ريزي طراحی و تکوین فرايندها نموده است که براي تحقق و اجرای فرآیندها مورد نياز بوده اند . طرح ريزي طراحی و تکوین به گونه اي انجام شده است که با ساير فرايندهاي سيستم مديريت یکپارچه و الزامات مرتبط به آنها سازگار باشد .

نکته قابل توجه اينکه ، در راستاي طرح ريزي طراحی و تکوین ، موارد زير مورد توجه قرار گرفته است :

الف) کلیه مراحل طراحی و تکوین برای پروژه های قابل ارائه توسط مرکز معین می باشد .

ب) در این طرح ریزی به موارد بازنگری ، تصدیق و صحه گذاری در هر مرحله از طراحی توجه شده است .

ج) برای بخش طراحی زیرساخت ها فراهم و مسئولیت ها و اختیارات لازمه برای عوامل ذیربط شناسایی و تبیین شده است . لازم به ذکر است به جهت حساسیت بخش طراحی ، از پرسنلی که دارای آگاهی ها و صلاحیت های لازم هستند استفاده می گردد .

د) در بعضی مواقع با توجه به مقتضیات پروژه ها ، مراحل بازنگری ، تصدیق و صحه گذاری بطور جداگانه و یا بصورت ترکیبی انجام می گردد .

7-3-2)ورودیهای طراحی و تکوین

در مرکز به جهت مشتری مدار بودنش اکثر ورودیهای بخش طراحی و تکوین توسط کارفرمایان ابلاغ می گردد . این موضوع با ایجاد ارتباطات موثر با کارفرمایان اجرا می گردد و با شناسایی الزامات و خواسته های مربوط به پروژه که توسط کارفرما ارائه می گردد ، نسبت به طراحی اقدام می گردد . تجربیات گذشته و آگاهی ها و صلاحیت های پرسنل بخش طراحی نیز یکی از این ورودی ها می باشد . تمامی این ورودی ها شامل موارد زیر می باشد :

الف) الزامات کارکردی و عملکردی

ب) الزامات مربوط به قوانین و مقررات ذیربط

ج) سایر الزامات ضروری برای طراحی و تکوین

د) اطلاعات کسب شده از طراحی های مشابه قبلی

و) در تعارض نبودن الزامات فوق نداشتن هیچگونه ابهامی که این کار در مرحله بازنگری ورودی ها انجام می گردد .

7-3-3)خروجیهای طراحی و تکوین

در مرکز ، خروجی های طرح ها کاملاً شفاف ارائه می گردد . بطوریکه می تواند کلیه موارد مطرح شده در ورودیهای طراحی و تکوین را پوشش دهد . این خروجیها دارای شرایط زیر هستند :

الف ) الزامات و یا خواسته های مطرح شده در ورودی های طراحی و تکوین را تأمین کند .

ب ) ویژگیهای طرح را که برای استفاده ایمن و صحیح آن است را مشخص کند .

ج ) شامل معیار های پذیرش طرح بوده و یا به آنها ارجاع دهند .

7-3-4) بازنگری طراحی و تکوین

به لحاظ اینکه بتوان خروجی های یک طراحی را با آنچه که در ورودی ها تعریف شده بود مقایسه کرد و بتوان اطمینان حاصل نمود که طرح مورد نظر با الزامات تعیین شده منطبق است و همچنین جهت شناسایی معایب و ایرادات احتمالی فرایند طراحی و تکوین ، طرح مورد نظر مورد ارزیابی قرار می گیرد . لازم به ذکر است که در این طراحی بایستی نمایندگانی از کلیه بخش ها که در این طراحی دخیل بوده اند حضور داشته باشند .

7-3-5) تصدیق طراحی و تکوین

در مرحله تصدیق ، در مورد برآورده شدن نتایج در خروجی ها نسبت به الزامات تعریف شده در ورودی های طرح اطمینان حاصل می گردد . در مرکز این موضوع توسط کارفرما نیز انجام گرفته و سوابق مربوط به این تصدیق نگهداری می گردد .

7-3-6) صحه گذاری طراحی و تکوین

در کلیه پروژه های مرکز ، پس از طراحی و تکوین پروژه ها ، این موضوع با کمال دقت بررسی می گردد که آیا این طرح می تواند آن چیزی را که قرار بود ارائه دهد یا نه . این فرایند تا آن حد مهم است که می تواند کل پروژه را زیر سئوالببرد . این صحه گذاریاغلبقبل از بکارگیری طرح انجام گرفته تا حتی المقدور از صرف زمان و هزینه های گزاف جلوگیری بعمل آید .

7-3-7) کنترل تغییرات طراحی و تکوین

پروژه های مرکز در بعضی مواقع به لحاظ ماهیت خاص خودشان از قبیل تکرار ناپذیری ، منحصر به فرد بودن و سایر پیچیدگی های خاص دیگر معمولا در بخش طراحی دچار یک سری تغییرات اساسی و یا جزئی می گردد . این تغییرات کاملاً تحت کنترل بوده و به محض وقوع این تغییرات علاوه بر اعمال این تغییرات بر طراحی و تکوین این موضوع مد نظر خواهد بود که این تغییرات اعمال شده آیا بر سایر اجزاء اثر دارد یا نه؟ و در صورت وجود این اثر گذاری بر سایر اجزاء کلیه جوانب مد نظر گرفته و تحت کنترل باشد .

نکته: به منظور تشریح کامل بند 7-3 یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی طراحی و تکوین پروژه تهیه و مستند گردیده است . در این روش اجرایی کلیه مراحل شامل نحوه شناسایی ورودی ها و خروجی ها و همچنین مراحل بازنگری ، تصدیق ، صحه گذاری و کنترل تغییرات بصورت مرکب تبیین شده است .

7-4) خريد

7-4-1) فرآيند خريد

بدون شك اجرای اصولی و به موقع ، به عوامل متعددي بستگي دارد كه يكي از مهمترين آنها تامين به موقع و صحيح اقلام و خدمات مورد نياز است .

با عنايت به اهميت اين موضوع مكانيزم مشخصي براي فرآيند خريد تعيين شده‌است تا اطمينان حاصل گردد كه اقلام خريداري شده ، با الزامات از پيش تعيين شده مطابقت دارند .

بديهي است نوع و گستره كنترل هايي كه بر روي تامين كنندگان و محصولات خريداري شده از آنان اعمال مي‌گردد ، با اثري كه محصول خريداري شده بر روي مراحل بعدي اجرا يا كيفيت نهايي مي‌گذارد ، متناسب خواهد بود .

همچنين در مرکز، تامين كنندگان كالا موردنياز براساس ميزان توانايي آنان در ارائه محصول (خدمت) منطبق با الزامات سازمان ارزيابي و انتخاب مي‌شوند . چگونگي ارزیابی و انتخاب تامین کنندگان به ترتیب در دستورالعمل ارزيابي تامين كنندگان کالا آمده است . بديهي است كه سوابق اين ارزيابي‌ها بعنوان بخش مهمي از سوابق كيفي در سيستم نگهداري مي‌شوند .

7-4-2) اطلاعات خريد

بديهي ‌است كه براي انجام خريد اصولي و دقيق، لازم است كه دقيقا بدانيم چه بايد بخريم و نيازمندي هاي خريد چيست؟ به عبارتي اطلاعات خريد بايد كاملا شفاف و دقيق باشند . اين اطلاعات بايد بطور دقيق ، كالا موردنظر براي خريد را توصيف نمايند . از جمله مهمترين اين اطلاعات ، مي‌توان به موارد زير اشاره‌كرد :

الف) الزامات خاص براي تاييد محصول ، روش‌هاي اجرايي ، فرآيندها و تجهيزات .

ب) الزامات مربوط به احراز شرايط كاركنان .

ج) الزامات خاص مرتبط با سيستم مديريت يكپارچه .

همچنين لازم به ذكراست كه از طريق بررسي و تاييد داده‌هاي خريد ، از صحت و كفايت اين اطلاعات اطمينان حاصل مي‌شود . اين كار قبل از آنكه اطلاعات خريد به تامين كننده اعلام شود در درون سازمان انجام مي‌شود . براي تامين اين هدف ، كليه فرم هاي درخواست خريد مي‌بايست بر حسب نوع و ماهيت خريد ، به تاييد مسئولين ذيربط برسد .

7-4-3) تصديق كالاهای خريداري شده

همانطوري كه در بند7-4-1 نيز عنوان شد ، هدف از برقراري يك مكانيزم مشخص براي خريد آن است كه اطمينان حاصل گردد كالاهای خريداري شده با الزامات از پيش تعيين شده مطابقت دارند .

بدين منظور پس از ورود كالاهاي خريداري شده به شركت ، اين اقلام توسط مسئولين ذيربط مورد كنترل و بازرسي قرار مي گيرند . سوابق اين بررسي ها و كنترل هاي انجام شده بطور دقيق نگهداري مي‌شود . در مواردي كه مشتریان يا سازمان ، خواستار انجام تصديق در محل تامين كننده باشند ، در اطلاعات خريد به چنين موضوعي اشاره گرديده و هماهنگي‌ها و ترتيبات لازم نيز در اين خصوص تدارك مي‌گردد .

نکته: جهت كسب اطلاعات بيشتر در خصوص بحث خريد به روش اجرایی تامین کالا با کد P-12مراجعه نمایید .

7-5) اجرای پروژه

7-5-1) برنامه ریزی و کنترل پروژه

در مرکز مديريت يكپارچه به گونه‌اي طراحي شده ‌است كه فرآيند اجرا در مراحل مختلف ، تحت شرايطي كنترل شده، طرح ريزي گرديده و به مرحله اجرا درآيد . جهت ايجاد شرايط كنترل شده ، رعايت نكات زير ضروريست :

الف) قبل از هر چيز لازم است اطلاعاتي كه ويژگيهاي پروژه را توصيف مي‌كنند بطور شفاف و دقيق در دسترس باشند . در سيستم مديريت يكپارچه شركت ، اين كار مطابق مندرجات بند 7-2-1 همين نظامنامه انجام مي‌شود . اين موارد مبناي انجام كليه فعاليت‌هاي اجرایی هستند .

ب) در سيستم مديريت يكپارچه هر جا كه نياز به دستورالعمل هاي كاري احساس شده‌است ، به نحوي كه فقدان اين دستورالعمل ها بر روند اجرای اصولی ، اثر منفي داشته ‌باشد ، اين دستورالعمل ها تدوين گرديده و در اختيار پرسنل قرارداده مي شوند .

ج) در مراحل مختلف اجرا ، از تجهيزات مناسب و سازگار با شرايط پروژه استفاده ‌شده ‌است .

د) به منظور انجام فعاليت هاي پايش و اندازه‌گيري ، به تجهيزاتي نياز بوده تا به كمك آنها امور پايش و اندازه‌گيري در كمال دقت انجام شوند . به منظور آنكه قادر باشيم به نتايج حاصل از اين فعاليت هاي پايش و اندازه‌گيري اعتماد كنيم لازم است اين تجهيزات تحت روش اجرايي کالیبراسیون ابزار و تجهیزات اندازه‌گيري و آزمایش قرار گرفته و سپس مورد استفاده قرارگيرند . درمرکز ، تجهيزاتي از اين دست پس از اعمال روش اجرايي كنترل وسايل پايش و اندازه‌گيري مورد استفاده قرارگرفته‌اند .

هـ) در مراحل مختلف تحقق پروژه ، هرجا كه لازم بوده‌است فعاليت هاي پايش و اندازه‌گيري به مرحله اجرا درآمده‌اند .

نکته 1 :

علاوه بر كليه موارد فوق كه در جهت كنترل فرآيند اجرایی انجام گرفته‌است ، بايد به اين نكته اشاره كرد كه در طول اجرای پروژه ، سعي گرديده از طريق بكارگيري تكنيك‌هاي برنامه‌ريزي و کنترل پروژه ، پيشرفت فيزيكي كار نيز دقيقا تحت كنترل قرارگيرد . واحد برنامه ریزی مرکز اقدام به جمع‌آوري اطلاعات لازم و ارائه گزارشهاي ادواري به مديريت شركت مي‌نمايد . اقدامات لازم در اين خصوص مطابق روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه انجام مي گيرد .

نکته2 : با توجه به ماهیت فعالیت مرکز ممکن است برخی از فرایند های سازمانی به پیمانکاران فرعی واگذار شوند . لذا در مرکز تمهیداتی چیده شده است تا در صورت احساس نیاز به این تامین کنندگان قبل از بکار گیری ایشان مطابق با روش اجرایی شناسایی ، ارزیابی و بکار گیری پیمانکاران فرعی با کد P-16 اقدام گردد . بر اساس این روش اجرایی پس تشخیص اینکه فرایندی بایستی به پیمانکار فرعی واگذار گردد ابتدا بایستی نسبت به شناسایی پیمانکاران مربوطه به نحو مقتضی از جمله آگهی ها ، ارتباط با پیمانکارارن قبلی ، برگزاری مناقصات و ... ، پیمانکاران مربوطه شناسایی گردند و سپس مطابق با دستور العمل ارزیابی پیمانکاران فرعی مورد ارزیابی قرار گیرند . پس از کسب حداقل امتیاز تعریف شده در این دستورالعمل این پیمانکاران مجاز شناخته شده و جهت انجام امور مالی و برگزاری مناقصه مالی به مرحله بعد رفته و در نهایت به همکاری دعوت می گردند . بدیهی است که خروجی این پیمانکاران قبل از هرگونه ورود به سازمان بایستی مورد پایش و اندازه گیری قرار گرفته تا از انطباق کیفیت تعریف شده با کیفیت موجود اطمینان حاصل پیدا کرد .

7-5-2) صحه‌گذاري فرايندهاي اجرایی

برخي از فرآيندهاي اجرایی به گونه‌اي هستند كه خروجي آنها بوسيله پايش و اندازه‌گيري بعدي قابل تصديق نمي‌باشند . به عبارتي نقايص خروجي اين قبيل فرآيندها ، تنها پس از آنكه مورد استفاده قرارگرفت آشكار مي‌گردد .

به منظور كنترل بهينه نحوه اجراي اين فعاليت‌ها ، عمليات صحه‌گذاري روي آنها انجام مي‌شود . بعبارتي ديگر به طرق مقتضي اطمينان حاصل مي‌شود كه اين فرآيندها قادرند نتايج لازم را كه با نتايج طرح ريزي شده مطابقت دارند ، ايجاد نمايند . در خصوص اين قبيل فرآيندها ، ترتيبات لازم ايجاد شده‌است كه از آن جمله مي‌توان به موارد زير اشاره كرد :

الف) معيارهاي تعريف شده براي بازنگري و تصويب فرآيندها .

ب) استفاده از پرسنل ماهر و كارآزموده در اين قبيل فرآيندها به منظور كاهش خطرات و مشکلات ناشي از اجراي نادرست و غير اصولي فرآيندها .

ج) استفاده از روشهاي اجرايي مشخص و ويژه جهت انجام اين قبيل فرآيندها .

د) الزامات مربوط به سوابق ويژه اين قبيل فرآيندها .

هـ) صحه‌گذاري مجدد اين قبيل فرآيندها ، بعبارتي تشديد كنترل هاي لازم در خصوص آنها ( براساس خواسته کارفرما )

7-5-3) شناسايي و رديابي

کلیه پروژه ها و ریز فعالیت آنها بر اساس نام پروژه و تاریخ اجرا و شماره فعالیت مورد شناسایی و رد یابی قرار می گیرند .

البته در خصوص مواد اولیه موجود در انبار ، اعمال اين مفهوم عملي بوده و در حد امكان رعايت مي‌شود . همچنين وضعيت پروژه با توجه به الزامات پايش و اندازه‌گيري مورد شناسايي قرارمي‌گيرد .

در ضمن بحث رديابي در مواردي كه بعنوان يك الزام مطرح است، مورد توجه قرارگرفته‌است . مثلا بايستي معلوم شود كه هر يك از اقدامات اجرايي فرایندها تحت نظر كداميك از مسئولين انجام شده و توسط كداميك از مسئولين ذيربط (واحد QC) مورد تأييد قرارگرفته ‌است .

7-5-4) اموال کارفرما

در اجراي پروژه مرکز ، ممکن است بخشي از مواد اولیه ، اقلام و خدمات موردنياز محصولات توسط کارفرمایان تامين و تدارك مي‌شود . لذا در قالب سيستم مديريت يكپارچه ، مراتب به گونه‌اي لحاظ شده ‌است تا چنين مواردي بعنوان اقلام تدارك شده توسط کارفرما (اموال کارفرما) در طول مدت زماني كه تحت كنترل مرکز هستند يا توسط مرکز مورد استفاده قرارمي گيرند ، بايستي تحت كنترل و مورد مراقبت ويژه قرارگيرند . اين كنترل شامل شناسايي ، تصديق ، مراقبت و محافظت اموال مشتری مي‌گردد . همچنين در خصوص طرح هاي كيفيت ، نقشه ها و مشخصات فني تدارك شده توسط کارفرما نيز چنين روالي وجود دارد ، بطوري كه اين مستندات مطابق آنچه كه در روش اجرايي كنترل مستندات آورده شده‌است ، قبل از انتشار و توزيع ، تحت كنترل سيستم كنترل مستندات قرارمي‌گيرند . سپس به واحدهاي ذيربط تحويل مي‌گردند .

بديهي است چنانچه اموال کارفرما ، در طول مدتي كه تحت كنترل سازمان هستند يا توسط مرکز مورد استفاده قرارمي‌گيرند مفقود شوند ، آسيب ببينند يا به هر طريق ديگر براي استفاده نامناسب تشخيص داده‌شوند ، مراتب بصورت مكتوب به کارفرما گزارش مي‌شود و سوابق مربوطه نيز ، حفظ و نگهداري مي‌گردد .

7-5-5) نگهداري اقلام

يكي از نكاتي كه در اجرا و در قالب سيستم مديريت يكپارچه مستقر شده در آن ، مدنظر قرارگرفته ، بحث انبارش و مسائل مرتبط با آن است . اين موضوع از آن جهت حائز اهميت است كه مي‌بايست انطباق اقلام و كيفيت مناسب آن در طول مدت نگهداري حفظ گردد . بدين منظور تدابير زير در کارگاه ها اتخاذ گرديده ‌است :

الف) اقلام نگهداري شده در انبار ، داراي قابليت شناسايي بوده و از يكديگر متمايز هستند .

ب) جابجايي اقلام در انبار و فضاي مربوطه به نحوي انجام مي‌شود كه اقلام صدمه نديده و دچار آسيب نگردند .

ج) نحوه انبارش اقلام در انبار به گونه‌اي است كه اقلام نگهداري شده دچار صدمه و آسيب نگردند ، دراين صورت اقلام ضايعاتي درمحل جداگانه اي نگهداري گردد بعلاوه طرز نگهداري به گونه‌اي است كه از فضاي انبار به نحو مناسبي استفاده گرديده و ضمنا ، دسترسي به اقلام نيز آسان باشد .

د) اقلام نگهداري شده در انبار ، داراي شرايط خاص نگهداري نيستند . البته برخي ملاحظات بطور عمومي رعايت مي‌شوند تا اقلام در طول نگهداري در انبار ، آسيب نبينند . از جمله اين ملاحظات عمومي مي‌توان به استفاده از پالت ، دورنگهداشتن اقلام از رطوبت و نگهداري آنها در محلهاي خشك .

ه) قسمت یا تمام بخش های اجرا شده به نحو مطلوب نگهداری می گردند تا در مراحل بعدی اجرا آسیبی نبینند .

توجه به تاريخ مصرف اقلام فاسد شدني ، رعايت نكات ايمني از جمله نصب كپسول‌هاي اطفاء حريق و درصورت نياز تهويه مطبوع اشاره کرد .

7-6) كنترل ابزارهاي پايش و اندازه‌گيري (كاليبراسيون)

تجهيزات پايش و اندازه‌گيري تحت نظامي مدون و در زمان هاي مشخص كاليبره مي‌شوند بر اساس روش اجرايي کالیبراسیون ابزار و تجهیزات اندازه‌گيري و آزمایش انجام می گیرد . براي هر دستگاه و ابزار پايش و اندازه‌گيري ، مقدار مجاز خطاي اندازه‌گيري مشخص بوده و در هنگام كنترل دستگاه ، نتايج حاصله با مقادير مجاز خطاي اندازه‌گيري مقايسه شده و اطمينان حاصل مي‌شود كه خطاهاي احتمالي اندازه‌گيري با حدود مجاز مقررشده سازگارند . سوابق بررسي و كنترل ابزارهاي فوق ، بعنوان شاهدي دال بر انجام فعاليت كاليبراسيون ، بطور كامل نگهداري مي‌شوند .

بعنوان يك نكته مهم بايد به اين موضوع اشاره كرد كه ابزارهاي پايش و اندازه‌گيري مورد استفاده در مرکز ، بر مبناي شرايط مورد نياز در بازرسي و آزمون انتخاب شده‌اند .

شناسنامه ای از تجهيزات فوق تهيه شده كه تحت کنترل سيستم كنترل مستندات قرارگرفته ‌است . در ضمن براي هريك از اين ابزارها ، كد شناسايي خاصي درنظرگرفته ‌شده ‌است . محل استفاده تجهيزات و كاربرد آنها نيز مشخص است . روال بدين ترتيب است كه به هنگام فرا رسيدن زمان كاليبراسيون ، وسايل اندازه‌گيري و ابزارهاي پايش از محل استفاده جمع‌آوري شده و پس از انجام اقدامات مربوط به كاليبراسيون ، برچسب يا تگي كه حاوي اطلاعات لازم در خصوص زمان انجام عمليات كاليبراسيون و موعد بعدي كاليبراسيون است ، در صورت امكان بر روي دستگاه نصب مي‌شود . در ضمن خلاصه نتايج كاليبراسيون بر روي گواهينامه‌ها و سوابق مربوطه ثبت مي‌شود . معمولا اين فعاليت توسط پيمانكاران برون سازماني انجام مي‌گيرد و گواهينامه‌هاي مربوطه نيز از طرف آنان صادر مي‌شود .

در صورتي كه احتمال خارج شدن تجهيزات بازرسي و ابزارهاي پايش و اندازه‌گيري از وضعيت كاليبره بعلت حوادث ناگهاني و يا براساس گزارش كاربر دستگاه وجود داشته ‌باشد ، در اين صورت مسئول مربوطه نسبت به جداسازي دستگاه و انجام هماهنگي‌هاي لازم جهت انجام فعاليت كاليبراسيون اقدام خواهد نمود . سوابق كاليبراسيون ابزارهاي پايش و اندازه گيري بطور كامل نزد مسئولين ذيربط و در واحد IMS نگهداري مي‌شود .

نكات مهمي كه در خصوص اين نوع ابزارها ، حائز اهميت و قابل توجه مي‌باشند عبارتنداز :

الف) اين قبيل تجهيزات مي بايست در برابر آسيب و خرابي در طي جابجايي ، تعمير ، نگهداري و انبارش محافظت شوند .

ب) اين ابزارها نبايد دستكاري شوند ، چرا كه دستكاري آنها توسط پرسنل باعث مي‌شود كه نتايج اندازه‌گيري‌ها فاقد اعتبار گرديده و قابل اعتماد نباشند .

ج) اين قبيل ابزارها مي‌بايست در قبال استانداردهاي اندازه‌گيري مشخصي مورد تصديق قرارگيرند تا قابليت رديابي آنها تا استانداردهاي ملي و بين‌المللي وجود داشته باشد . همچنين مبنايي كه براي كاليبراسيون يا تصديق آنها مورد استفاده قرارگرفته بايستي ثبت شود .

د) چنانچه مشخص شود تجهيزات در انطباق با الزامات موردنظر نيستند ، مي‌بايست اعتبار نتايج اندازه‌گيري‌هاي قبلي مورد ارزيابي مجدد قرارگرفته و اقدامات بعمل‌آمده ثبت شوند .

8- اندازه‌گيري، تجزيه و تحليل و بهبود

8-1) كليات

همانند هر سيستم ديگري، لازم است كنترل هاي لازم در جهت حصول اطمينان از عملكرد صحيح سيستم مديريت يكپارچه اعمال گردد . بدين منظور در نظام IMS مستقر شده در مرکز ، فرآيندهاي پايش ، اندازه‌گيري ، تجزيه و تحليل و بهبود ، هرجا كه ضروري تشخيص داده ‌شده‌اند طرح ريزي شده و به مورد اجرا درآمده‌اند تا اطمينان حاصل گردد كه :

الف) پروژه با الزامات از پيش تعيين شده مطابقت دارد به عبارتي مراحل اجرای فرآیندها ، همانگونه كه بايد اجرا شده‌اند .

ب) اثربخشي سيستم مديريت يكپارچه تحت كنترل بوده و بطور مستمر بهبود داده ‌مي شود .

ج) عملكرد سيستم مديريت يكپارچه با ترتيبات برنامه‌ريزي شده (مستندات سيستم IMS ) مطابقت دارد . بعبارتي مطمئن شويم كه سيستم به طور صحيح اجرا مي‌گردد .

نکته : در راستاي اجراي فرآيندهاي فوق‌الذكر ، روش ها و تكنيك‌هاي مختلفي از جمله فنون آماري مورد استفاده قرارمي‌گيرند .

8-2) پايش و اندازه‌گيري

8-2-1) سنجش رضايت مشتریان

مديريت شركت مايل است كه ميزان تاثير استقرار سيستم مديريت يكپارچه را در پروژه ها مورد ارزيابي قراردهد . اين ارزيابي از طرق مختلف امكان پذير است . يكي از مهمترين اندازه‌گيري ها در جهت ارزيابي عملكرد سيستم مديريت كيفيت ، جمع‌آوري اطلاعات مربوط به برداشت کارفرمایان از ميزان برآورده شدن الزامات وي توسط مرکز است . بدين منظور روش‌هاي مختلفي جهت دريافت و جمع‌آوري نظرات کارفرمایان و نيز استفاده از اين اطلاعات تعيين گرديده ‌است . سنجش رضايت مشتریان صرفا به معناي بررسي و پيگيري شكايات وي نيست . بلكه اعتقاد بر اين است چنانچه مشتریان شكايتي نداشته باشد ، اين امر لزوما به معناي رضايت كامل وي از نحوه عملكرد شركت در اجرا خواهد بود . با وجوداینکه فرم های نظر سنجی در دورهای زمانی تعیین شده برای مشتریان ارسال می شود ، نمي توان انتظار داشت که مشتریان ، رضايت خود را در قالب فرم هاي نظر سنجي، کتبا اعلام نمايد . ( به روش اجرایی رسیدگی به شکایات و نظرات مشتری رجوع شود ) .

8-2-2) مميزي‌هاي داخلي

در مرکز ، سيستم مديريت يكپارچه به گونه‌اي طراحي شده‌است تا مميزيهاي داخلي بصورت منظم و در فواصل زماني طرح ريزي شده به اجرا درآيند تا مشخص گردد كه آيا سيستم مديريت يكپارچه :

الف) با ترتيبات برنامه‌ريزي شده (مستندات سيستم مديريت يكپارچه) ، با الزامات استاندارد مرجع و نيز الزامات اين سيستم مستقر شده در شركت به لحاظ عملكرد انطباق دارد يا خير؟

ب) بطور مؤثر و اثربخش به اجرا درآمده و نگهداري شده ‌است يا خير؟

براساس همين نياز ، يك برنامه مميزي با در نظر گرفتن وضعيت و اهميت فرآيندها و نواحي كه مي‌بايست تحت مميزي قرارگيرند و نيز با توجه به نتايج مميزي‌هاي قبلي ، طرح ريزي و تهيه شده‌است . اين برنامه نشان مي‌دهد كه در طول هر دوره ، هر يك از موضوعات مشخص شده در چه زماني مميزي خواهندشد .

معيارهاي مميزي ، دامنه كاربرد مميزي ، تواتر مميزي و روش انجام آن در قالب یک روش اجرایی مدون تحت عنوان روش اجرايي مميزي داخلي با کد P-04تشريح گرديده ‌است .

همانگونه كه در اين روش اجرايي نيز تشريح گرديده ‌است ، مميزان داخلي براساس ضوابط مشخصي انتخاب مي‌گردند ، به نحوي كه اطمينان حاصل شود كه مميزان كار خود را مميزي نمي‌كنند و فرآيند مميزي در يك محيط بي‌طرف و بصورت هدفمند انجام‌ شده ‌است .

مسئوليت كلي برنامه‌ريزي و هدايت مميزي هاي داخلي در مرکز بر عهده نماينده مديريت است . نامبرده هنگام برنامه‌ريزي مميزي‌ها ، به گونه‌اي عمل مي‌كند تا هر موضوع ، حداقل دو بار در سال مميزي شود . در ضمن مدير مسئول حيطه‌اي كه مورد مميزي قرارمي‌گيرد ، چنانچه گزارش عدم انطباقي را در قالب نتايج و گزارش مميزي انجام شده دريافت نمايـد ، موظف است اقداماتي را كه در جهت برطرف سازي عدم انطباق هاي يافت شده و نيز رفع علل آنها ضروري به نظر مي‌رسند ، بدون تاخير به مورد اجرا بگذارد و بر انجام آنها نظارت نمايد .

همچنين مسئوليت انجام پيگيري هاي لازم در خصوص نتايج مميزي هاي داخلي و ارائه گزارشات لازم با نماينده مديريت مي‌باشد . نكته مهم اينكه خلاصه‌اي از نتايج مميزي هاي داخلي بعنوان يكي از ورودي هاي بازنگري مديريت ، مورد بررسي قرارمي‌گيرند .

8-2-3) پايش و اندازه‌گيري فرآيندها

به منظور آگاهي از ميزان انطباق عملكرد سيستم مديريت يكپارچه با الزامات استاندارد هاي سه گانه و از طريق بررسي ميزان تحقق اهداف كيفي ( شاخص ) مربوطه ، مي‌توان فرآيند و ميزان توانايي آن را در دستيابي به نتايج طرح ريزي شده ، مورد اندازه‌گيري قرارداد. بنابراين در مواقعي كه نتايج طرح ريزي شده مطابق آنچه كه در قالب اهداف كيفيتي تعيين گرديده‌اند محقق نشده ‌باشد ، اصلاحات و اقدامات اصلاحي لازم برحسب تناسب صورت مي‌پذيرد تا از تطابق محصول (خروجي فرآيند) اطمينان حاصل گردد .

8-2-4) پايش و اندازه‌گيري پروژه

مطابق خواسته استاندارد مرجع ، مرکز موظف است ويژگيهاي پروژه را جهت تصديق اينکه الزامات و يا خواسته هاي مربوط به پروژه برآورده شده اند ، مورد پايش و اندازه گيري قرار دهد . بر همين اساس ، سيستم مديريت یکپارچه مرکز به گونه اي طراحي شده است که فعاليت هاي بازرسي و آزمون درکليه مراحل اجرا بطور موثر به اجرا درآيند. اين فعاليت ها شامل اقدامات زيرمي باشند :

الف) کليه اقلام وارده به کارگاه شامل مواد اولیه و قطعات فني و يدکي که توسط واحد تدارکـات خريداري و تأمين گرديده اند ، قبل از آن که مورد استفاده قرار گيرند مي بايست مورد بازرسي و کنترل قرار گيرند تا اطمينان حاصل گردد که با الزامات از پيش تعيين شده مطابقت دارند . بدين منظور مطابق ضوابط تعريف شده روش اجرایی تدارکات عمل مي گردد .

ب) نتايج حاصل از فعاليت هاي اجرایی مي بايست مورد بازرسي قرار گيرند تا اطمينان حاصل گردد که الزامات ونيازمندي هاي تعيين شده برآورده شده اند . بديهي است که اجراي مراحل کاری و آغاز هر مرحله جديد ، منوط به تاييد مراحل قبل توسط مسئولين واحد کنترل کيفيت مي باشد . در اين خصوص فرآيندي تحت عنوان روش اجرایی پایش و اندازه گیری پروژه طراحي گرديده و به اجرا درآمده است .

ج) پس از اتمام کليه مراحل اجرا و قبل از آنکه پروژه نهايي به کارفرما تحويل گردد ، لازم است اطمينان حاصل گردد که کليه نيازمندي ها و الزامات از پيش تعيين شده برآورده گرديده اند. بدين منظور به يکي از دو روش زير اقدام مي شود :

در خصوص برخي از فرآیندهای اجرایی لازم است که اين فعاليت از طريق تهيه يک چک ليست و تکميل آن انجام شود . بدين ترتيب که کليه موارد ذکر شده در چک ليست مورد بررسي نهايي قرار مي گيرد و از انجام صحيح آنها اطمينان حاصل مي گردد .

دربرخي موارد نيز که تهيه چک ليست ضرورتي ندارد ، بازديد نهايي از فرآینهای اجرایی توسط رياست واحد ، مدير فنی و مدير امور اجرايي بعمل مي آيد و نتايج بازديد در قالب يک صورتجلسه مکتوب مي گردد . چنانچه در حين بازديد مواردي مشاهده گردد که مغاير با اصول و الزامات از پيش تعيين شده انجام گرفته باشد ، موارد در قالب صورتجلسه مذکور قيد گرديده و تصميمات لازم در جهت رفع اين مغايرت ها اتخاذ مي گردد .

نکته مهم :

طرح هاي کيفيت ، نقشه ها ، مستندات مرجع و نيازمندي هاي خريد بعنوان مدارک و مستندات مرجع جهت انجام فعاليت هاي بازرسي و آزمون مطرح مي باشند .

8-3) كنترل خدمت نامنطبق

خدمت نامنطبق خدمتی است كه به هردليل با خواسته‌هاي از پيش تعيين شده مطابقت ندارد . در سيستم مديريت يكپارچه مرکز ، مكانيزمي درنظرگرفته‌ شده ‌است كه از طريق اجراي آن ، اطمينان حاصل مي‌گردد كه خدمات نامنطبق ، شناسايي شده تعيين مي‌گردند تا از استفاده سهوي و ناخواسته آنها جلوگيري بعمل آيد . براي تشريح چگونگي اعمال اين كنترل ها ، يك روش اجرايي مدون بنام روش اجرايي كنترل خدمت نامنطبق با کد P-06تدوين شده ‌است . در قالب اين روش اجرايي ، شرح كنترل ها و مسئوليت ها و اختيارات مرتبط براي تعيين تكليف خدمات نامنطبق تعيين گرديده‌است .

عمده عدم انطباق های موجود در اجرا عبارتند از : مواد اولیه نامنطبقوارده به کارگاه ، مراحل اجرایی نامنطبق .

هنگام تعيين تكليف اقلام و یا مراحل نامنطبق ، ممكن است با يك يا چند حالت از حالات زير مواجه شويم :

الف) محصول (خدمت) نامنطبق بواسطه انجام دوباره‌كاري(ارائه مجدد) ، به يك محصول (خدمت) منطبق تبديل شده و قابل استفاده گردد .

ب) محصول (خدمت) نامنطبق بواسطه استفاده از مفهوم اجازه ارفاقي ، (پس از انجام دوباره‌كاري ( ارائه مجدد) يا بدون انجام هيچ كاري ) پذيرفته شود .

گاهي استفاده از مفهوم اجازه ارفاقي به كسب مجوز از کارفرما نياز دارد و گاها اين مجوز توسط کارفرما (یا کسانیکه قبلا براي چنين منظوري تعيين شده و اختيارات لازم به آنان واگذار شده‌است) صادر مي‌شود .

ج) محصول (خدمت) نامنطبق جهت استفاده در امور ديگري كه از سطح كيفي پائين‌تري برخوردار هستند مجاز شمرده شود .

د) اگرمحصول (خدمت) نامنطبق با استفاده از هيچ يك از 3 راه حل فوق ، قابل استفاده نباشد ، بعنوان يك محصول (خدمت) ضايعاتي (غیر قابل استفاده) تلقي می گردد و در اين شرايط نمي‌توان آن را مورد استفاده قرارداد .

نكته مهم اينكه سوابق مربوط به كنترل محصول (خدمت) نامنطبق مي‌بايست بعنوان بخشي از سوابق كيفي مهم ، بطور دقيق حفظ و نگهداري شوند .

از طرفي لازم به ذكر است هنگامي كه محصول (خدمت) نامنطبق اصلاح مي‌گردد ، بايد مورد تصديق مجدد قرارگيرد تا اطمينان حاصل شود كه با الزامات تعييين شده تطابق دارد .

در صورتيکه محصول (خدمت) نامنطبق پس از ارسال يا شروع به استفاده از آن ، شناسايي شود، مسئولین مربوطه تدابير لازم را در جهت كنترل اثرات بالفعل يا اثرات بالقوه عدم انطباق اتخاذ مي‌كنند .

8-4) تجزيه و تحليل داده‌ها

سيستم مديريت یکپارچه مستقرشده در مرکز همانند هر سيستم مديريت ديگري بر مبناي اصول هشتگانه مديريت يكپارچه استوار است . بنابراين اصول هشتگانه مديريت يكپارچه ، از جمله اصل " تصميم‌گيري بر مبناي واقعيات " در سيستم شركت ، نقش بسيار ويژه و با اهميتي دارد . لذا در سيستم مديريت يكپارچه ، داده‌هاي متناسب تعيين و جمع آوري مي‌گردند و سپس مورد تجزيه و تحليل قرار مي‌گيرند تا تناسب و اثربخشي آن را نشان دهند . همچنين از طريق انجام اين تحليل‌ها مي‌توان مشخص نمود كه بهبود اثربخشي سيستم مديريت يكپارچه در كدام نواحي مي‌تواند اتفاق بيافتد . ( به روش اجرایی تجزیه و تحلیل داده ها رجوع گردد . )

از جمله داده‌هايي كه براي اين منظور متناسب بنظر مي‌رسند داده‌هايي هستند كه بعنوان نتايج پايش و اندازه‌گيري از فرآيندهاي مربوطه حادث مي‌شوند . از طريق پردازش و سپس تجزيه و تحليل داده‌ها در سيستم يكپارچه شركت ، اطلاعاتي در خصوص موارد زير فراهم مي‌آيد :

الف) ميزان رضايت کارفرما

همانگونه كه در بند 8-2-1 همين نظامنامه آمده‌است ، مي توان در خصوص ميزان رضايت مشتری اظهارنظر نمود .

ب) ميزان انطباق با الزامات پروژه

در واقع اين مورد در اثر آناليز و تجزيه و تحليل داده‌هاي مربوط به فرآيندهاي بازرسي و كنترل (QC) تعيين مي‌گردد . بديهي است كه نتايج فرآيندهاي كنترل و بازرسي و آزمون ، حكايت از تطابق بالاي عملكرد واحدهاي اجرایی و نتايج حاصل از فعاليت آنها با ترتيبات برنامه‌ريزي شده و الزامات از پيش تعيين شده را داشته باشد .

ج) ويژگيها و جهت‌گيري هاي فرآيندها و محصول از جمله فرصت‌هايي براي اقدامات پيشگيرانه .

د) نتايج عملكرد تامين كنندگان .

بديهي است كه براي اظهارنظر در خصوص نحوه عملكرد تامين‌كنندگان ، لازم است كه داده‌هاي مربوط به كنترل و بازرسي اقلام و خدمات تدارك شده توسط آنان و نيز ساير عوامل و پارامترهاي مهم نظير عدم تاخير در تامين كالا يا خدمت مورد ارزيابي قرارگيرد . اين موضوع در قالب سيستم مديريت يكپارچه ديده شده‌است .

8-5) بهبود

8-5-1) بهبود مستمر

يكي از اهداف مهم مديران مرکز آن است كه بطور مستمر اثربخشي سيستم مديريت يكپارچه مستقر شده در شركت ، از طريق بكارگيري خط مشي IMS، اهداف ، نتايج مميزي‌ها ، تجزيه و تحليل داده‌ها ، اقدامات اصلاحي و اقدامات پيشگيرانه و نيز انجام بازنگري هاي مديريت بهبود يابد . ( به روش اجرایی اندازه گیری بهبود مستمر رجوع شود )

8-5-2) اقدام اصلاحي و اقدام پيشگيرانه

در مرکز ، اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مطابق يك روال مشخص انجام مي‌شوند . عمق و گستردگي اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه كه براي حذف علل بالفعل يا بالقوه عدم انطباق انجام مي‌گيرند ، متناسب با اهميت مسائل خواهدبود . نظام مديريت یکپارچه به گونه‌اي طراحي شده ‌است كه بتواند هرگونه عدم انطباق مشاهده شده در فعاليت‌هاي داخل مرکز و نيز فعاليت هاي در ارتباط با طرف هاي برون سازماني را بعد از شناسايي، پيگيري و رفع نمايد .

بدين منظور ، سيستم مدیریت یکپارچه مستقر شده از مفاد گزارش هاي تهيه شده از نتايج مميزيهاي داخلي وخارجی ، شكايات کارفرمایان و نيز پيشنهادات ارائه شده توسط كاركنان ، پایش واندازه گیری محصول ( خدمت) وفرآیندها ، کنترل محصول ( خدمت ) نامنطبق ، کنترل عدم انطباق های زیست محیطی و ایمنی وبهداشت به نحو مطلوب استفاده نموده و اقدام اصلاحي يا پيشگيرانه مورد نظر را تعيين و سريعا به مورد اجرا مي‌گذارد .

بعلاوه طي جلسات بازنگري مديريت ، اشكالات عمده موجود در سيستم IMS كه بر روي كيفيت و سرعت پيشرفت پروژه‌ها اثر منفي مي‌گذارند مورد بررسي قرار گرفته و تصميمات لازم در جهت حذف پتانسيل عدم انطباق‌ها اتخاذ مي‌گردد .

جزئيات وچگونگي انجام اين اقدامات در روش اجرايي اقدام اصلاحي و پيشگيرانه باکد P-03آمده‌است .

در خصوص اقدامات اصلاحي بايد گفت كه اقداماتي در جهت رفع علل بالفعل عدم انطباق‌ها انجام مي‌شود تا از بروز مجدد اين موارد عدم انطباق ، جلوگيري بعمل‌آيد . همانگونه كه در روش اجرايي اقدام اصلاحي و پيشگيرانه آمده است ، مراحل زير در خصوص يك اقدام اصلاحي انجام مي‌گيرد :

الف) تعيين علل بروز عدم انطباق ها .

ب) ارزيابي نياز به اقداماتي كه اطمينان دهند عدم انطباق ها مجددا بروز نخواهند كرد .

ج) تعيين و انجام اقدام مناسب .

د) ثبت نتايج حاصل از انجام اقدامات بعمل‌آمده .

ه) بازنگري اقدامات اصلاحي انجام شده به منظور حصول اطمينان از اثربخشي آنها .

همچنين همانگونه كه در روش اجرايي اقدام اصلاحي و پيشگيرانه آمده‌است ، در خصوص يك اقدام پيشگيرانه مي‌بايست مراحل زير انجام شوند :

الف) تعيين عدم انطباق هاي بالقوه و علل آنها .

ب) ارزيابي نياز به اقداماتي كه از بروز عدم انطباق ها جلوگيري مي‌كنند .

ج) تعيين و انجام اقدام مناسب .

د) ثبت نتايج حاصل از انجام اقدامات بعمل‌آمده .

ه) بازنگري اقدامات پيشگيرانه انجام شده به منظور حصول اطمينان از اثر بخشي آنها .

                                             عناصر تخصصي ISO 14001:2004

4-3-1) جنبه هاي زيست محيطي

به منظور تامين الزامات زيست محيطي حاكم بر فعاليت های اجرایی پروژه های شركت از نظر جنبه هاي زيست محيطي موردشناسايي قرارگرفته و جنبه هايي كه پيامد بارزي برمحيط زيست داشته و يامي تواند داشته باشد ، تعيين و موردكنترل قرار مي گيرند . جنبه هاي مربوط به اين پيامدهاي بارز در تعيين اهداف كلان زيست محيطي منظور گشته و اطلاعات مربوطه به روز نگهداري مي گردد .

جزئيات مربوط به چگونگی و روش شناسايي و ارزیابی در روش اجرایی شناسایی و ارزیابی جنبه هاي زيست محيطي با کد P-23 تشريح شده است .

4-3-2) الزامات قانوني و ساير الزامات

نحوه شناسايي و دستيابي به الزامات قانوني و ساير الزاماتي كه شركت تقبل نموده ، شامل جنبه هاي زيست محيطي فعاليت های اجرایی آن مي باشد که درروش اجرايي شناسايي الزامات قانوني وكارفرمايان باكدP-25 تشريح گرديده است .

4-3-3) اهداف كلان و خرد و برنامه ها

براي دستيابي به اهداف كلان و خرد زيست محيطي، مرکز برنامه هاي مدوني را ايجاد و برقرار نموده است. (درلیست اهداف به شماره F-95 به پیوست نظامنامه آمده است) دراين برنامه ها ، مسئوليت هاي مطرح سازماني مربوطه و نيز برنامه زمانبندي به همراه امكانات و تجهيزات مورد نياز جهت حصول اهداف تعيين شده لحاظ گرديده است .

همچنين برنامه هاي فوق متناسب با تغييرات فعاليت های اجرایی مرکز در فواصل برنامه ريزي شده مورد بازنگري قرار مي گيرند .

4-4-3) ارتباطات، مشاركت و مشاوره

چگونگي ايجاد ارتباط موثر و مناسب ، گردش صحيح اطلاعات زيست محيطي بين سطوح و بخش هاي مختلف در خصوص فعاليت ها و عملكرد زيست محيطي ، اخذ نظرات و پاسخ گويي به كاركنان در ارتباط با مسائل زيست محيطي دريافت ، رسيدگي و مدون كردن و پاسخ گويي به مواردی که از سوي طرف هاي ذينفع داخل و خارج از سازمان در خصوص عملكرد زيست محيطي ، ايجاد ارتباط موثر پيمانكاران و تامين كنندگان و ارتباط بامسائل زيست محيطي از جمله ابلاغ روش هاي اجرايي و دستورالعمل هاي زيست محيطي می باشد که تماماً در روش اجرايي ارتباطات و مشاوره با کد P-26 تشريح شده است .

4-4-6) كنترل عمليات

عمليات و فعاليت هايي كه در ارتباط با جنبه هاي زيست محيطي بارز بوده و نيز در راستاي خط مشي اهداف كلان و خرد مي باشند ، مورد شناسايي قرار گرفته و جهت حصول اطمينان از به انجام رسيدن آنها در شرايط مشخص شده ، برنامه ريزي شده است . جزئيات مربـوط به روش اجرايي كنترل عمليات با کد P-28 تشريح شده است .

در اين روش اجرايي وضعيت هايي كه نبودآنها ممكن است منجربه انحراف ازخط مشي و اهداف كلان و خرد زيست محيطي گردد ، پوشش داده شده و معيارهاي عملياتي مشخص و ارتباط آن با جنبه هاي زيست محيطي بارز برقرار شده است . همچنين روش اجرايي مربوطه به عرضه كنندگان و پيمانكاران ابلاغ شده است .

4-4-7) آمادگي و واكنش در وضعيت اضطراري

به منظور شناسايي احتمال وقوع و مقابله با حوادث و وضعيت هاي اضطراري و نيز براي پيشگيري وكاهش پيامدهاي زيست محيطي مرتبط ، روش اجرايي آمادگي و واكنش درشرايط اضطراري باکد P-24تدوین شده است . اين روش به ويژه پس از وقوع حوادث يا وضعيت هاي اضطراري مورد بازنگري قرار مي گيرد و به صورت ادواري به آزمايش در آمده و مانورهاي مربوطه به اجرا در مي آيد .

4-5-1) پايش و اندازه گيري

براي پايش و اندازه گيري مشخصات كليدي عمليات ، فعاليت ها و عملكرد هايي كه پيامدهاي بارزي بر محيط زيست دارند ، روش اجرايي پايش و اندازه گيري عملكرد زيست محيطي تدوين شده است . اين امر شامل ثبت اطلاعات براي ردگيري عملكرد و كنترل هاي عملياتي مربوطه و مطابقت با اهداف كلان و خورد زيست محيطي شركت مي باشد . همچنين تجهيزات كاليبره نیازمند پایش ، نگهداري شده و سوابق مربوطه حفظ مي گردد .

4-5-3) عدم انطباق و اقدام اصلاحي و پيشگيرانه

به منظور تعيين مسئوليت ها واختيارات در خصوص عدم انطباق ها و اقدام به كاهش هر گونه پيامدهاي حاصله ونيز براي شروع وتكميل اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه ، روش اجرايي اقدامات اصلاحی/ پیشگیرانه با کد P-03 شده است .

در اين روش اجرايي نحوه كنترل عدم انطباق هاي حاصل از كنترل عملياتي ، مميزيهاي داخلي و خارجي ، پايش و اندازه گيري ، اهداف برنامه ها ، نظرات/ شكايات طرفهاي ذينفع و تغييرات قوانين و مقررات و الزامات تشريح شده است .

                                     عناصر تخصصي OHSAS 18001:2007

4-3-1) شناسايي خطرات ، ارزيابي ريسك و تعيين روشهاي كنترلي

برنامه ريزي جهت شناسايي مخاطرات ، ارزيابي وكنترل ريسك ها ، الزامات جنبه هاي ايمني و بهداشت شغلي ، از طريق شناسايي مداوم مخاطرات و ارزيابي ريسك ها در موارد ذيل دلالت دارد و در روش اجرایی شناسایی و ارزیابی مخاطرات ایمنی و بهداشتی با کد P-27 تشریح شده است :

- با توجه به دامنه كاربرد ، ماهيت و زمانبندي آن به گونه اي تعريف شده است كه ماهيتی پيش از وقوع دارند .

- اطلاعاتی براي طبقه بندي ريسك ها وشناسايي آنها ارائه مي نمايد .

- با تجربه كاري و قابليت اقدامات كنترلي ريسك به كار گرفته شده ، سازكار مي باشند .

- ورودي را براي تعيين نيازمندي هاي تسهيلات ، شناسايي نيازهاي آموزشي و يا استقرار كنترل هاي عملياتي ارائه مي نمايد .

- اطلاعاتي را براي پايش اقدامات مورد نياز براي حصول از موثر بودن و بهنگام بودن اجراي آنهاارائه مي نمايد .

4-3-2) الزامات قانوني و ساير الزامات

نحوه شناساي و دستيابي به الزامات قانوني وساير الزامات ايمني و بهداشت شغلي قابل اعمال بر مرکز در روش اجرايي شناسايي الزامات قانوني و مشتریان با كد P-25تشريح شده است .

اطلاعات فوق به روز نگهداري مي گردد و اطلاعات مرتبط با الزامات قانوني و ساير الزامات ، به كاركنان شركت وساير گروه هاي ذينفع ابلاغ شده است .

4-3-3) اهداف و برنامه هاي ايمني و بهداشت شغلي

براي رسيدن به اهداف خرد وكلان ايمني و بهداشت شغلي ، شركت برنامه هاي مدوني را ايجاد و بر قرار نموده است . در اين برنامه ها، مسئوليت ها و اختيارات مطرح مرکز مربوطه و نيز برنامه زمانبندي به همراه امكانات و تجهيزات مورد نياز جهت اهداف تعيين شده ، لحاظ گرديده است . همچنین برنامه هاي فوق ، متناسب با تغييرات فعاليت های اجرایی در فواصل برنامه ريزي شده مورد بازنگري قرار مي گيرند .

4-4-3) ارتباطات ، مشاركت و مشاوره

نحوه ابلاغ اطلاعات ايمني و بهداشت شغلي به كاركنان وساير گروه هاي ذينفع و نيز دريافت اطلاعات فوق از ايشان در روش اجرايي ارتباطات و مشاوره با کد P-26 نشر شده است .

مشاركت دادن كاركنان و مشورت با ايشان مدون شده و به اطلاع گروه هاي ذينفع مي رسد . كاركنان در تعيين و بازنگري خط مشي ، روش هاي اجرائي مربوطه به مديريت ريسك و هر گونه تغييري كه بر ايمني و بهداشت محيط كاري تاثير مي گذارد مشاركت داده شده و به عنوان نمايندگان مرکز در ارتباط با مسائل ايمني و بهداشت تلقي شده و نسبت به انتصاب نمايندگان ايمني و بهداشت كاركنان و مديريت آگاهي دارند .

4-4-6) كنترل عمليات

عمليات و فعاليت هائي كه به مخاطرات مشخص شده ، بستگي دارند و نياز به اقدامات كنترلي دارند مورد شناسايي قرار گرفته و جهت حصول اطمينان از به انجام رسيدن آنها در شرايط مشخص شده ، برنامه ريزي شده است . اين امر از طرق زير صورت مي گيرد :

الف) ايجاد و بر قراري روش هاي اجرايي مدون براي پوشش دادن و فعاليت هايي كه نبود آنها ممكن است انحراف از خط مشي و اهداف كلان ايمني و بهداشت شغلي گردد .

ب) ايجاد و برقراري روش هاي اجرايي مرتبط با ريسكهاي ايمني و بهداشت شغلي شناخته شده و كالا ها ، تجهيزات و خدمات خريداري شده و يا مورد استفاده طی روش هاي اجرايي و نيازمندي هاي مربوط به عرضه كنندگان و پيمانكاران ابلاغ شده است .

ج) ايجاد و بر قراري روشهاي اجرائي براي طراحي ، در روش اجرايي كنترل عمليات باکد P-28 تشريح شده است .

د) بازرسي ايمني در سايت :

بازرسي مواد وارده ( مواد/ اقلامي که داراي خطرات احتمالي مي‌باشند )

بازرسي قبل از استفاده

نظارت هاي روزانه ايمني ( شرايط محيط کار )

بازرسي فني تجهيزات و ماشين آلات

کنترل تجهيزات پيمانکاران

شناسايي و رديابي خطرات

بازرسي مواد وارده : مواد اوليه ويژه که جهت استفاده در فرایند اجرایی وارد کارگاه مي‌شوند از نظر ايمني بايد مورد بازرسي قرار گيرند و نتايج حاصله بايد مستند شود .

و) بازرسي قبل از استفاده از خودروها و ماشين آلات سنگين و تجهيزات در کارگاه ها :

بايد نسبت به انجام بازرسي قبل از استفاده اين تجهيزات اقدام نمود . اين بازرسي ها بايد به صورت مستند انجام گيرد .

ه) نظارت هاي روزانه ايمني :

بایستی از فرآيندهاي اجرايي و محل هاي کاري و عملياتي ، روزانه ، بصورت بازرسي‌ها و نظارت هاي ايمني و بهداشتي توسط مسئولين مربوطه (واحد HSE هر سايت) انجام پذيرد تا از ايمن بودن محيط کار اطمينان حاصل گردد .

س) بازرسي فني تجهيزات و ماشين آلات :

در دوره هاي زماني مدون، ماشين آلات و تجهيزاتي که ايمني آنها مورد توجه بسيار قراردارد ، بايد مورد بازرسي هاي فني قرارگرفته (توسط مراجع ذيصلاح) و گواهينامه هاي ايمني لازمه جهت آنها دريافت گردد .

ش) کنترل تجهيزات پيمانکاران :

هنگاميکه پيمانکاران فرعي براي انجام امور مربوط به ايمني از تجهيزات خودشان در محل مرکز استفاده مي نمايد , کنترل هاي مناسبي توسط واحدهاي HSE سايت هاي اجرايي بر روي تجهيزات پيمانکاران بعمل مي‌آيد .

ز) شناسايي و رديابي خطرات :

از بين امکانات و تجهيزاتي که براي انجام امور ايمني مرکز مورد استفاده قرارمي گيرند ، مواد خطرناک تماماً مي بايست بوسيله علائم مناسب کاملا مشخص باشند ، در محل هاي جداگانه اي انبارش شوند و هرگونه اطلاعات مرتبط با ايمني از جمله نوع مواد ، محل آنها و موارد مصرفشان بايد دقيقا تعريف و در کنار مواد نگهداري شوند .

شناسايي و رديابي ايمني تجهيزات : وضعيت ايمني تجهيزات مورد استفاده مرکز در موارد مقتضي بوسيله علائم هشداردهنده مشخص مي شوند .

ر) شناسايي خطرات :

کليه خطرات موجود در فعاليت هاي اجرایی مورد شناسايي قرار مي‌گيرند و همچنين براي محاسبه کاهش ريسک حوادث در فرآیند اجرا روش اجرايي تحت عنوان شناسایی و ارزیابی مخاطرات ایمنی و بهداشت با کد P-27 تدوین شده است .

ص) گزارش دهي خطرات و تصادفات :

مرکز جهت ثبت و گزارش دهي خطرات و حوادث يک دستورالعمل با عنوان گزارش حوادث در زیر مجموعه روش اجرایی شناسایی و ارزیابی مخاطرات ایمنی و بهداشتی با P-27تدوين نموده است . چگونگي ثبت و گزارش دهي حوادث و خطرات در فعاليت هاي اجرايي پروژه به منظور بررسي علل وقوع حوادث , از اهميت بسياري برخوردار مي‌باشد که نحوه گزارش دهي اين حوادث در روش اجرايي مذکور به صورت کامل تشريح شدهاست .

ض) کمکهاي اوليه و مشاوره پزشکي :

مرکز به منظور محافظت از پرسنل اجرايي خود در کلیه واحدها ، امکانات و تسهيلات پزشکي و کمکهاي اوليه را متناسب با شرايط فراهم مي نمايد . در اين خصوص نيز مرکز اقدام به تدوين يک روش اجرايي تحت عنوان تسهيلات پزشكي و کمکهاي اوليه  نموده است .

4-4-7) آمادگي و واكنش در وضعيت اضطراري

به منظور شناسايي احتمال وقوع و مقابله با حوادث و وضعيت هاي اضطراري و نيز براي پيشگيري و كاهش پيامدهاي ايمني و بهداشت مرتبط و بيماري و جراحت آمادگي و واكنش در شرايط اضطراري روش اجرایی آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری با کد P-24 تدوين شده است . اين روش اجرايي به ويژه پس از وقوع حوادث يا وضعيت هاي اضطراري مورد بازنگري قرار مي گيرد در صورت امكان به صورت ادواري به آزمايش در آمده و مانورهاي مربوطه به اجرا در مي آيد .

4-5-1) اندازه گيري عملكرد و پايش

براي پايش اندازه گيري مشخصه هاي كليدي عمليات ، فعاليت ها و عملكردهايي كه پيامد بارزي بر ايمني و بهداشت شغلي تدوين شده است .

روش هاي اجرايي فوق شامل موارد ذيل مي باشند :

اندازه گيري كمي و كيفي متناسي با نيازهاي سازمان .

پايش محدوده اي كه در آن اهداف كلان ايمني و بهداشت شغلي شركت برآورده شده است .

اندازه گيري پيش از وقوع ، عملكرد و در تطابق با برنامه ايمني و بهداشت شغلي ، معيارهاي عملياتي و الزامات قانوني قابل اعمال را پايش مي نمايد .

اندازه گيري پس از وقوع، عملكرد را در زمان حوادث ، سوانح ، بيماري و حمله مواردي كه احتمال وقوع دارند و ساير پيشامدهاي گذشته مربوط به عملكرد ناقص ايمني و بهداشت را پايش مي نمايد .

ثبت داده و نتايج حاصل از پايش و اندازه گيري به شكلي كه براي تجربه وتحليل اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه آن كافي باشد .

جزئيات مربوط به كاليبراسيون ونگهداري تجهيزات پايش براي اندازه گيري و بررسي عملكرد در روش اجرايي کالیبراسیون ابزار و تجهیزات اندازه‌گيري و آزمایش تشريح شده سوابق نگهداري مي گردد .

4-5-2) ارزيابي انطباق ها

به منظور تعيين مسئوليت ها و اختيارات در خصوص پرداختي به سوانح ، حوادث و عدم انطباق ها و كاوش پيرامون آنها و اقدام به كاهش گونه اي كه پيامدهاي حاصله از آنها در روش اجرايي اقدامات اصلاحی/ پیشگیرانه با کد P-03 تدوين شده است .

نيز نحوه شناسايي مخاطرات و ارزيابي ريسك جهت تعيين ريسك هاي غير تحمل و برنامه ريزي براي كنترل ريسك ها درحد قابل تحمل ، روش اجرايي شناسایی و ارزیابی مخاطرات ایمنی و بهداشتی با کد P-27تدوين شده است .  

4-5-3) بررسي رويداد عدم انطباق ، اقدام اصلاحي و پيشگيرانه

به منظور تعيين مسئوليت ها واختيارات در خصوص عدم انطباق ها و اقدام به كاهش هر گونه پيامدهاي حاصله ونيز براي شروع وتكميل اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه ، روش اجرايي اقدامات اصلاحی/ پیشگیرانه با کد P-03شده است .

در اين روش اجرايي نحوه كنترل عدم انطباق هاي حاصل از كنترل عملياتي ، مميزيهاي داخلي و خارجي ، پايش و اندازه گيري ، اهداف برنامه ها ، نظرات/ شكايات طرف هاي ذينفع و تغييرات قوانين و مقررات و الزامات تشريح شده است .

لینک دانلود فایل pdf نمونه نظامنامه IMS سیستم مدیریت یکپارچه

با ما در ارتباط باشید . . . 

مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران