روش اجرایی تجزيه و تحليل داده‌ها

سيستم مديريت کیفیت (برای دریافت گواهی نامه ایزو ISO همانندهرسيستم مديريت ديگري برمبناي اصول هشتگانه مديريت يكپارچه استواراست.بنابراين اصول هشتگانه مديريت يكپارچه ،ازجمله اصل "تصميم‌گيري برمبناي واقعيات" درسيستم شركت، نقش بسيار ويژه و بااهميتي دارد.بنابراین بایستی داده‌هااي متناسب تعيين و جمع آوري ميگردند وسپس مورد تجزيه و تحليل قرارميگيرندتاتناسب و اثربخشي فرایندهارانشان دهند.همچنين ازطريق انجام تجزیه و تحليلها ميتوان مشخص نمودكه بهبود اثربخشي سيستم مديريت کیفیت ازكدام بخشها ميتواندشروع شود.

ازجمله داده‌هاييكه بدين منظور ،مناسب بنظر ميرسند داده‌هايي هستندكه بعنوان نتايج پايش و اندازه‌گيري ازفرآيندهاي مربوطه حادث ميشوند.

ازطريق پردازش وسپس تجزيه و تحليل داده‌درسيستم مدیریت کیفیت ، اطلاعاتي درخصوص مواردزيرفراهم ميگردد:

الف) ميزان رضايت کارفرما (مشتری)

ميتوان درخصوص ميزان رضايت مشتری اظهارنظر نمود.

ب) ميزان انطباق باالزامات پروژه ( محصول و یاخدمت )

درواقع باين مورد دراثر آناليز و تجزيه و تحليل داده‌ مرتبط بافرآيندهاي بازرسي و كنترل (QC) تعيين ميگردد. بديهيست ززكه نتايج فرآيندهاي كنترل و بازرسي و آزمون، حكايت ازتطابق بالاي عملكرد واحدهاي اجرایی و نتايج حاصل ازفعاليت آنهاباترتيبات برنامه‌ريزي شده و الزامات ازپيش تعيين شده راداشته باشد.

ج) نتايج عملكرد تامين كنندگان

بديهيست براي اظهارنظردرخصوص نحوه عملكرد تامين‌كنندگان،لازمست داده‌هاي مرتبط باكنترل و بازرسي اقلام و خدمات تدارك شده توسط آنان و نيزساير عوامل و پارامترهاي مهم نظير عدم تاخير درتامين كالا ياخدمت موردارزيابي قرارگيرد.

د) ويژگيها و جهت‌گيريهاي فرآيندها و محصول ازجمله فرصتهايي زبراي اقدامات پيشگيرانه.

تمامی موارد فوق بعلاوه مواردیکه ازنظرسازمان دارای اهمیت ویژه هستندبایستی بصورت کارشناسانه ، مبتنی برآمار وداده هاومنطبق باواقعیت مورد تجزیه و تحلیل قرارگیرند.

درزیریک نمونه ازروش اجرایی تجزیه و تحلیل داده ها تشریح شده و همچنین درپایان لینک دانلود رایگان فایل نمونه روش اجرایی تجزیه و تحلیل داده ها قراردارد.

روش اجرایی تجزیه و تحلیل داده هاا

1- هدف:

هدف ازتدوین روش اجرایی حاضر، تشريح نحوه جمع آوري داده ها، پردازش آنهاوارائه و تحليل بنحوموثر بمنظور اخذ تصميمات مناسب درسطوح مختلف شرکت ميباشد.

2- دامنه كاربرد:

روش اجرايي تجزیه و تحلیل داده هادربرگيرنده كليه مستندات مؤثربركيفيت درتمام واحددهاي مؤثربركيفيت ميباشد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا:

• نظارت: نماینده مدیریت.
• اجرا: واحد مرتبط .

4-شرح:

4-1- مراحل دريافت و تحليل داده‌ها:

درشرکت ، مطابق باجدول شماره ا (جدول داده‌هااي موردنياز جهت تحليل) ، مسئول ثبت داده‌ها موظفست داده‌هااي مربوط بخودرادردوره‌هااي پردازش مشخص شده تهيه نموده و پس ازثبت درمحل ثبت داده هابه مسئول تحليل وارائه گزارش ، ارائه نماید.مبناي زمان جمع آوري و پردازش داده‌هادرپایان سه ماهه اول و دوم هرسال ميباشد.

4-1-1- تحليل و ارائه گزارش:

مسئول تحليل و ارائه گزارش پس ازجمع بندي داده هاتوسط مسئول ثبت داده‌هااقدام ابه تهيه گزارش حتي الامكان بااستفاده ازنمودارآماري مناسب (مطابق نوع گزارش مشخص شده درجدول شماره 1 – جدول داده‌هاآي موردنياز جهت تحليل)دردوره‌هاري گزارش مشخص شده نموده و توزيع نسخ رامطابق جدول انجام ميدهد.

4-1-2- بازخورد گزارش:

مسئوليت اصلي بررسي هرگزارش مطابق جدول شماره 1 (جدول داده هادي موردنياز جهت تحليل ) تعيين میگردد.ساير دريافت كنندگان نيزدرصورت داشتن نظرخاص برروي هرگزارش موظفند موضوع راازطريق مسئول اصلي بررسي گزارش پيگيري نمايند.مسئول اصلي بررسي گزارش موظفست پس ازبررسي دقيق گزارش و اطلاعات نسبت ذبه تصميم گيري براساس يكي ازحالتهاي زيراقدام نمايد:

الف:چنانچه مسئول اصلي بررسي گزارش مورد خاص و غيرعادي رامشاهده ننمايدویاظرف مدت 5 روز هيچ‌گونه موردي ازطرف دريافت كنندگان ديگردريافت نگرديد نسبت زبه بايگاني گزارشات و اطلاعات بعنوان سابقه كيفي اقدام مينمايد.

ب: چنانچه موارد خاص درگزارشات مشاهده گردد ،مسئول اصلي بررسي گزارش موظفست نسبت دبه پيگيري تعريف اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مطابق باروش اجرايي اقدامات اصلاحي / پيشگيرانه باکد P-03وباهماهنگي نماينده مديريت اقدام نمايد.

ج : درصورت وجودهرگونه توصيه رهايي ربراي بهبود محصول مطابق روش اجرايي اقدامات اصلاحي / پيشگيرانه باکد P-03نسبت ربه پيگيري راين اقدامات باهماهنگي نماينده مديريت مبادرت ورزد ، كليه داده‌هاوگزارشات پس ازاستفاده توسط مسئولين مربوطه نگهداري ميگردند.

4-2- نمودار پارتو جهت تجزیه و تحلیل داده هار:

قانون پارتو توسط اقتصاددان ايتاليايی بنام " ويلفردو پارتو " ارائه شد .او پس ازبررسی ربه ذاين نتيجه رسيده بودکه ، 80% ثروت جامعه دردست 20% افرادآن جامعه قراردارد.درحال حاضر اين قانون بنام قانون80به20نيز معروفست ودر تمام علوم و تحقيقات استفاده میشود ( پزشکی ، کشاورزی ، اقتصاد ، مهندسی و ... ) .

نمودار پارتو شكل خاصي ازنمودار ميله‌اي میباشدكه معمولاازميله ياستونيكه داراي بيشترين ارتفاع هست ،تاميله‌اي ركه كمترين ارتفاع راداردبصورت نزولي مرتب ميگردد.کاربرد نمودار پارتو درمواقعیست ددکه بخواهیم مشکلات رابراساس اولویت (درقسمت 4-2-2- نحوه اولویت بندی شرح داده خواهدشد) دسته بندي کنیم.نمودار پارتو برمبناي اصل پارتوکه80درصد ازمشکلات یک پدیده راناشی از 20درصد ازکل آنهامیداند،ایجادمیشود.نمودارپارتويكي ازمفيدترين و مؤثرترين ابزارهاو تكنيك‌ها درتحليل نقصها و هزينه ميباشد نمودار پارتو افراد مسئول رادرتشخيص مسائل و علتها ياري ميكند. جهت روشن شدن موضوع و چگونگی استفاده ازاین روش جهت تجزیه و تحلیل داده بمثال زیرتوجه کنید:

فرض کنيد تيم شمادريک مسابقه شکست خورده و يانتيجه مطلوبی نگرفته وشماازتيم خودراضی نيستيدو دنبال علل اصلی شکست و عدم موفقيت تيم خودهستيد.دراينجا نمودار پارتو خيلی کمک میکند.

ابتداشمابايدازنظرتوصيفی بازی تيم خودرابررسی نموده و شاخصها و آمار لازم راداشته باشيد. بنابراین  (شاخصهای منفی ربرای تيم خودی)

مرتب سازی جدول

نظربه شیب منحنی درنمودار پارتو بالا 75 درصد ناکامیهادربازی شامل سه موردازعلل ( موردهای1و3و4 درجدول اولیه) مربوط میشود و 25 درصد مربوط دبه ساير عوامل ياشاخصهابرمیگردد.

4-2-1- مراحل رسم نمودار پارتو:

جهت ترسیم نمودار پارتوبایدمراحل زیرطی شود:

1- ازطریق طوفان فکري و استفاده ازداده هاذي موجود، مشکلات قابل مقایسه بایکدیگر ، تعیین میشود.

2- واحد مقایسه تعیین میشود.(براي مثال قیمت سالانه،مقدار و…) .

3- یک دوره زمانی ربراي مطالعه وضعیت تعیین میشود.

4- داده هاري موردنیاز ، دردوره زمانی تعیین شده ، جمع آوري میشود.

5- واحد مقایسه درستون عمودي و نوع رخداد درستون افقی مشخص ونمودارستونی هرکدام بترتیب فراوانی درکنار یکدیگر رسم میشود.

* توجه میشودکه همیشه بیشترین مشکل ، پر هزینه ترین مشکل نیست، بنابراین درصورت لزوم ، هزینه بمنظور هرمشکل اولویت بندي وبرايش نمودار پارتو رسم میشود .

* ترسیم نمودار پارتوبراي قبل و بعداز اصلاح ، میتواند وضعیت هردوحالت رانشان دهدو درنتیجه امکان مقایسه این دو وضعیت بایکدیگر بسهولت انجام پذیرد.

4-2-2- اولویت بندی براساس نمودار پارتو :

اولویت مجموعه ای ازاهمیت و فوریت میباشدکه باجلوگیری ازاتلاف وقت وانرژی وبروز استرس ، باعث حذف کارهای غیرمفید میگرددکه درنهایت تصمیم گیری درامور کاری راآسانتر میسازد.

جدول اولویت بندی :

اولویت A اولویتی میباشد ررکه جمع کل امتیازآن بیشتر بوده و بایستی زودترانجام شود و سپس اولویت B پس ازآن اولویت C و ...

چنانچه جمع کل امتیازبرای تعدادی ازکارها یکی باشددوباره مطابق بانحوه الویت بندی توضیحی اولویتهای A₁-A₂-A_3-…. ویا B₁-B₂-B_3-…. و ..... مدنظر قرار میگیرد.

لینک دانلود رایگان فایل نمونه روش اجرایی تجزیه و تحلیل داده ها

برای دانلود سایر مستندات سیستم مدیریت ایزو به کانال مرکز مراجعه کنید.  systemkaran@